Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous pourrez ajouter une condition Record count à la logique avancée de votre formulaire, afin qu’une règle vérifie combien de soumissions existantes correspondent déjà à un filtre avant de décider du sort d’une soumission nouvelle ou mise à jour. Au lieu de simplement accepter ou refuser une soumission, votre logique peut la classer (Approved ou Pending, Confirmed ou Waitlisted) en fonction d’un nombre en temps réel, mis à jour à chaque soumission.
Cette fonctionnalité diffère des outils de gestion de capacité existants de Formaloo. Une limite de réservation ou de disponibilité masque ou refuse purement et simplement une option complète, et une limite de réponses maximum ferme l’ensemble du formulaire dès qu’un certain nombre est atteint. Aucune ne peut placer une soumission dans un second état, car aucune ne compte réellement quoi que ce soit : elles se contentent de filtrer l’accès. Record count fournit à votre logique l’élément manquant : un nombre filtré, en temps réel, auquel se comparer.
Quand utiliser cette fonctionnalité
Vous limitez le nombre de soumissions pouvant atteindre un certain statut, comme Approved ou Confirmed, avant que les suivantes ne soient automatiquement mises en attente
Vous vendez un petit nombre de billets ou de places et souhaitez qu’une nouvelle demande ne soit approuvée que tant que le nombre de demandes déjà approuvées reste inférieur à votre limite
Vous souhaitez qu’une règle de logique réagisse au nombre de lignes déjà présentes dans un autre formulaire connecté, et pas seulement dans le formulaire actuel
Vous suivez la capacité par catégorie fixe, comme une catégorie de billet ou un statut précis, plutôt qu’avec une limite unique pour tout le formulaire
Vous souhaitez que cela fonctionne sans créer et maintenir un second formulaire uniquement pour gérer le surplus
Ajouter une condition Record count à votre logique
Record count est un type de condition de la logique avancée de votre formulaire. Il est uniquement disponible dans les règles On Submit et On Update, et non dans la logique des champs, car il doit être évalué sur une soumission complète et non sur une réponse en cours de saisie.
Ouvrez votre formulaire, puis cliquez sur l’icône des paramètres dans le panneau de droite
Cliquez sur Advanced logic
Ouvrez l’onglet On Submit ou On Update
À côté de If, ouvrez la liste déroulante des types de condition et sélectionnez Record count
Choisissez un opérateur de comparaison (par exemple, is less than) et saisissez le nombre auquel comparer
⚠️ On Submit compte uniquement les enregistrements existants, pas celui en cours de soumission.
Lorsqu’une condition Record count s’exécute à la soumission, elle compte les enregistrements déjà sauvegardés dans le formulaire cible. La soumission qui a déclenché la règle n’est pas encore incluse. Par exemple, si 2 soumissions ont déjà le statut Approved et qu’une troisième arrive, la règle voit un total de 2, et non de 3. Définissez votre seuil en conséquence. Pour autoriser au maximum 2 billets approuvés, utilisez is less than 2, et non « is less than or equal to 2 ».
Choisir ce qu’il faut compter
Sous la condition, un panneau Counting records in s’ouvre pour vous permettre d’indiquer précisément à Formaloo les lignes à compter.
Count records in : une liste déroulante dans laquelle vous choisissez le formulaire cible. Par défaut, il s’agit du formulaire actuel, le cas d’usage principal, puisque la plupart des vérifications de capacité portent sur les soumissions du formulaire lui-même. Vous pouvez toutefois rechercher et sélectionner tout autre formulaire que vous êtes autorisé à utiliser dans la logique de ce formulaire, à condition qu’il se trouve dans le même espace de travail.
Which records : un bouton qui permet de choisir entre All records (un total brut) et Records matching filters (un total filtré).
Where : lorsque vous choisissez Records matching filters, cette section contient vos lignes de filtre, chacune comparant un champ à une condition fixe, comme Status is equal to Approved. Ajoutez d’autres filtres avec le bouton + ; ils se combinent avec AND, de sorte qu’une ligne doit correspondre à tous les filtres pour être comptée.
Le champ sur lequel vous filtrez ne doit pas forcément être utilisé dans votre formulaire actuel : le formulaire cible est compté à partir de ses propres champs et valeurs, qu’il s’agisse du formulaire actuel ou d’un formulaire totalement différent.
Ce que cela donne en langage courant
Une fois assemblée, une condition Record count se lit comme l’un de ces exemples :
« Si ce formulaire compte moins de 100 soumissions... »
« Si ce formulaire compte moins de 100 soumissions dont le statut est égal à Confirmed... »
« Si le formulaire Contacts ne compte aucune ligne dont le statut est égal à Active... »
La comparaison est toujours une simple vérification numérique. Formaloo compte les lignes correspondantes et compare ce nombre à votre seuil ; aucune IA n’est sollicitée pour interpréter quoi que ce soit, de sorte qu’une même entrée produit toujours le même résultat.
Exemple concret : n’approuver un billet que tant qu’il reste de la place
Imaginons qu’un formulaire Cinema Ticket vende 2 billets pour une séance, et qu’un billet ne doive être marqué Approved que tant que moins de 2 billets sont déjà Approved.
Une règle Record count vérifie si le total est inférieur à 2, en comptant les enregistrements du formulaire Cinema Ticket lui-même, filtrés sur Status is equal to Approved. Comme le nouveau billet n’est pas encore compté, seuls les billets déjà approuvés sont pris en compte. Si la condition est vraie, la règle attribue le statut Approved au nouveau billet. Sinon, elle lui attribue le statut Pending. C’est tout le principe de la classification : les 2 premiers billets sont Approved, et tous les suivants passent automatiquement en Pending, sans que personne n’ait à examiner les soumissions une par une.
À la mise à jour : associez la même condition à l’action Update record : lorsque le statut d’un billet approuvé n’est plus Approved (en cas d’annulation), Formaloo trouve le plus ancien billet Pending et le fait passer en Approved, libérant ainsi la place dès qu’elle se libère, sans attendre que quelqu’un s’en aperçoive.
Ce dont vous disposez désormais
Votre logique peut désormais vérifier un total filtré, en temps réel, avant de décider du sort d’une soumission, au lieu de simplement l’accepter ou la refuser. Vous contrôlez ainsi un véritable second statut, piloté par un nombre toujours exact, et non par un seuil unique qui ferme l’ensemble du formulaire. La même condition fonctionne, que vous comptiez les lignes du formulaire actuel ou d’un tout autre formulaire de votre espace de travail.
Et ensuite ?
Envoyez un e-mail différent pour chaque résultat Une fois que Record count attribue un statut comme Approved ou Pending, associez-le à des notifications par e-mail conditionnelles pour que chaque résultat reçoive son propre message. → Comment envoyer et recevoir des notifications par e-mail conditionnelles
Mettez à jour une autre ligne lorsque votre condition se déclenche Record count indique à votre logique combien de lignes correspondent. Cet article présente l’action à associer pour modifier ensuite une autre ligne, par exemple pour faire passer une soumission en attente. → Comment mettre à jour des enregistrements dans plusieurs formulaires grâce à la logique dans Formaloo
Gardez une vue d’ensemble de vos règles à mesure que votre logique se développe Entre une condition Record count, une action de mise à jour et vos e-mails basés sur le statut, un formulaire peut finir par contenir plusieurs règles qui interagissent. Cet article vous offre une vue d’ensemble de leurs liens. → Qu’est-ce que la logic map ?
Modèles prêts à l’emploi
Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.
Système d’inscription et de billetterie pour événements : gère d’emblée les limites de capacité, les billets PDF et un portail d’administration. Ajoutez-y une condition Record count pour transformer sa limite de capacité unique en véritable liste d’attente par statut.
Workflow de suivi des candidatures : suit les candidats à chaque étape du recrutement. Ajoutez une condition Record count pour limiter le nombre de candidats pouvant atteindre une étape comme Interviewing, les suivants restant à l’étape Screening.
Workflow de demandes des employés : oriente les demandes internes par type avec un suivi des statuts. Utile si vous limitez une ressource interne, comme des places de formation ou des prêts de matériel, avec le même principe de comptage et de classification.
Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.
Autres tutoriels
Découvrez la version à limite unique de la gestion de capacité, si vous n’avez pas besoin d’un second statut Cet article présente les outils de réservation et de limite de soumissions existants de Formaloo, l’option la plus simple lorsqu’un seuil d’acceptation ou de refus suffit. → Comment collecter des inscriptions à un événement, gérer la capacité et envoyer des confirmations automatiques
Limitez l’ensemble du formulaire plutôt qu’un total filtré Cet article présente Max responses, l’outil existant le plus simple pour bloquer le nombre total de soumissions plutôt qu’un total filtré par statut. → Comment limiter le nombre total de soumissions acceptées par votre formulaire (Max responses)
Approfondissez le panneau de logique avancée Cet article présente tout ce que le panneau de logique avancée permet de faire au-delà de Record count : conditions entre champs, calculs et tous les autres types d’actions. → Comment ajouter une logique avancée à votre formulaire