La logique de mise à jour d’enregistrement (Update record) de Formaloo vous permet de mettre à jour un enregistrement existant dans un formulaire ou une base de données lorsqu’une soumission est créée ou mise à jour dans un autre formulaire. Cette fonctionnalité est conçue pour les workflows dans lesquels plusieurs formulaires sont reliés et doivent rester synchronisés automatiquement.
Par exemple, une soumission dans le formulaire A peut mettre à jour un enregistrement lié dans le formulaire B, sans aucune intervention manuelle. C’est essentiel pour créer des workflows évolutifs, comme les réservations, le suivi des stocks, les approbations et les opérations internes.
ℹ️ Inclus dans les forfaits : Pro, Business, Enterprise
Ce qu’est la logique de mise à jour d’enregistrement et pourquoi c’est important
La logique de mise à jour d’enregistrement permet à la soumission d’un formulaire de modifier un enregistrement existant dans un autre formulaire ou une autre base de données reliés. Au lieu de créer de nouvelles données à chaque fois, Formaloo met intelligemment à jour le bon enregistrement en fonction des relations entre les formulaires.
C’est important, car cela vous aide à :
Garder plusieurs formulaires et bases de données synchronisés.
Éviter les enregistrements en double ou obsolètes.
Créer de véritables workflows plutôt que des formulaires isolés.
Automatiser les changements de statut sans mise à jour manuelle.
La logique de mise à jour d’enregistrement fonctionne avec :
Le champ User profile
Le champ Lookup
Le champ Linked row
Ces champs définissent la relation entre les enregistrements, afin que Formaloo sache exactement quel enregistrement mettre à jour.
💡 Vous souhaitez comprendre le fonctionnement de la logique avancée avant de configurer cette fonctionnalité ? Découvrez comment ajouter une logique avancée à votre formulaire dans cet article
Exemple concret : gestion des chambres d’un hôtel
Imaginez que vous gérez un hôtel avec deux formulaires :
Formulaire de réservation des clients
Les clients indiquent leur heure d’arrivée et choisissent une chambre.Formulaire de base de données des chambres
Ce formulaire répertorie toutes les chambres et leur statut actuel, par exemple Libre ou Occupée.
Vous souhaitez automatiser deux actions :
Lorsqu’un client réserve une chambre, celle-ci passe au statut Occupée dans la base de données des chambres.
Lorsqu’un client part, la même chambre redevient Libre.
Ces deux scénarios peuvent être entièrement automatisés grâce à la logique de mise à jour d’enregistrement de Formaloo.
💡 Concevoir des formulaires de réservation compacts aide les administrateurs à examiner les données plus rapidement. Découvrez ici comment créer des mises en page épurées grâce à la largeur des champs
Comment mettre à jour un enregistrement lors de la soumission
Cette configuration s’exécute lorsqu’un formulaire est soumis pour la première fois.
Étape 1 : relier les formulaires
Ajoutez un champ Linked row à votre formulaire de réservation et reliez-le à votre formulaire de base de données des chambres. Cela crée la relation entre la soumission du client et l’enregistrement de la chambre.
Étape 2 : ouvrir la logique avancée
Ouvrez les paramètres de votre formulaire.
Dans la barre latérale droite, cliquez sur Advanced logic.
Faites défiler jusqu’à la section On submit.
Étape 3 : définir la règle logique
Définissez la logique suivante :
Si
What type of room would you like to book? a reçu une réponse
Alors
Update record
Enregistrement cible : What type of room would you like to book?
Champ à mettre à jour : Room status
Définir la valeur sur : Occupied
C’est tout. Lorsqu’un client soumet le formulaire et sélectionne une chambre, l’enregistrement correspondant est automatiquement marqué comme Occupée.
💡 Conseil de pro : vous souhaitez avertir automatiquement votre équipe lorsqu’une chambre est réservée ? Découvrez ici comment envoyer des notifications par e-mail conditionnelles
Comment mettre à jour un enregistrement lorsqu’une soumission est mise à jour
Passons maintenant au second scénario : un client part et la chambre doit redevenir libre.
Étape 1 : ajouter un champ réservé aux administrateurs
Dans votre formulaire de réservation, ajoutez un champ à choix visible uniquement par les administrateurs.
Exemples d’options :
Toujours présent
Parti
Ce champ sera mis à jour par le personnel, et non par les clients.
Étape 2 : accéder à la logique de mise à jour
Ouvrez Advanced logic.
Faites défiler jusqu’à la section On update.
Étape 3 : définir la règle de mise à jour
Définissez la logique suivante :
Si
Stay status est égal à Left
Alors
Update record
Enregistrement cible : What type of room would you like to book?
Champ à mettre à jour : Room status
Définir la valeur sur : Free
Désormais, chaque fois qu’un administrateur indique qu’un client est parti, la chambre est automatiquement mise à jour dans votre base de données des chambres et redevient disponible.
💡Vous souhaitez des actions d’administration plus rapides et plus intelligentes ? Le remplissage automatique des données des clients peut vous y aider. Découvrez ici le fonctionnement des formulaires à mémoire
Cas d’usage dans différents secteurs
📊 NPS et rapports sur les retours clients
Collectez efficacement des retours tout en gardant des enquêtes courtes et lisibles. Les mises en page compactes aident les utilisateurs à répondre plus vite aux questions de notation et de profil avant de laisser des commentaires détaillés.
👉 Utilisez ce modèle pour une solution prête à l’emploi : NPS Campaign Reporting Dashboard
🐾 Admission et enregistrement en pension pour animaux
Regroupez côte à côte les informations du propriétaire et celles de l’animal pour accélérer l’admission et fluidifier l’enregistrement sur place ou en ligne.
👉 Utilisez ce modèle pour une solution prête à l’emploi : Pet Boarding Intake Form
🛠 Demandes de service et workflows internes
Créez des formulaires de demande compacts qui collectent les informations essentielles sur moins de lignes, pour que les équipes puissent examiner et traiter plus facilement les soumissions.
👉 Utilisez ce modèle pour une solution prête à l’emploi : Service Request Form
🤝 Gestion des fournisseurs et des candidatures
Organisez les informations des candidats en lignes structurées pour que les évaluateurs puissent les parcourir rapidement et décider plus vite.
👉 Utilisez ce modèle pour une solution prête à l’emploi : Vendor Application Form
Questions fréquentes sur la logique de mise à jour d’enregistrement dans Formaloo
Qu’est-ce que la logique de mise à jour d’enregistrement dans Formaloo ?
La logique de mise à jour d’enregistrement vous permet de modifier un enregistrement existant dans un autre formulaire ou une autre base de données lorsqu’une soumission est créée ou mise à jour.
Quels forfaits prennent en charge la logique de mise à jour d’enregistrement ?
La logique de mise à jour d’enregistrement est disponible avec les forfaits Pro, Business et Enterprise.
Quels champs peuvent être utilisés pour mettre à jour des enregistrements ?
Vous pouvez utiliser les champs User profile, Lookup et Linked row.
Puis-je mettre à jour des enregistrements à la fois lors de la soumission et de la mise à jour ?
Oui. Vous pouvez définir une logique pour les événements On submit et On update.
La logique de mise à jour d’enregistrement crée-t-elle de nouveaux enregistrements ?
Non. Elle met à jour les enregistrements existants liés à la soumission.
Les clients peuvent-ils déclencher la logique de mise à jour ?
Oui : la logique On submit peut être déclenchée par les utilisateurs, tandis que la logique On update est souvent gérée par les administrateurs.
Est-ce utile pour les systèmes de réservation ?
Oui. C’est idéal pour gérer les disponibilités, les réservations et les workflows basés sur la capacité.
Puis-je envoyer des notifications lorsque des enregistrements sont mis à jour ?
Oui. La logique de mise à jour fonctionne très bien avec les notifications par e-mail conditionnelles.
Que se passe-t-il si l’enregistrement lié est supprimé ?
La mise à jour échouera, car il n’existe plus d’enregistrement cible à mettre à jour.
La logique de mise à jour d’enregistrement affecte-t-elle les données existantes ?
Seul le champ indiqué dans l’enregistrement lié est mis à jour. Les autres données restent inchangées.