Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vos formulaires se tiendront mutuellement à jour automatiquement. Une soumission peut créer un nouvel enregistrement dans un autre formulaire, et une modification dans un formulaire peut mettre à jour les enregistrements correspondants dans un autre. Vous verrez comment configurer ces deux mécanismes et comment ne mettre à jour que les enregistrements nécessaires, sans rien recopier à la main.
Quand l’utiliser
À chaque soumission d’un formulaire, quelqu’un de votre équipe recopie les mêmes informations dans un second formulaire.
Un changement de statut dans un formulaire doit créer un nouvel élément ailleurs, comme une tâche, un compte ou une entrée de journal.
Une modification dans un formulaire doit mettre à jour les enregistrements correspondants dans un autre, par exemple pour marquer un lead comme converti.
Une seule soumission doit déclencher une série d’actions, et pas une seule.
Vous souhaitez qu’un contact sélectionné dans un formulaire soit transmis, toujours lié, à un autre formulaire.
Un changement de statut laisse derrière lui d’anciennes dates ou d’anciens choix, que quelqu’un doit effacer à la main.
Avant de commencer : choisissez la bonne action
Advanced logic propose trois actions sur les enregistrements aux noms similaires. Elles ne font pas la même chose.
Create record ajoute une nouvelle soumission à n’importe quel formulaire de votre choix.
Update record trouve des soumissions dans n’importe quel formulaire à l’aide des filtres que vous définissez, puis modifie leurs valeurs.
Update linked record modifie uniquement l’enregistrement relié à cette soumission via un champ d’enregistrement lié, de profil ou de recherche (lookup).
Ce guide traite de Create record et Update record. Si vous avez seulement besoin de modifier l’enregistrement déjà lié à une soumission, consultez comment mettre à jour des enregistrements entre formulaires grâce à la logique dans Formaloo.
Étape 1 : créez les formulaires
Create record et Update record transfèrent des données d’un formulaire à un autre. Avant d’ajouter la moindre logique, chaque formulaire de votre workflow doit donc exister, avec les champs que vous souhaitez remplir. Une règle ne peut alimenter que des champs qui existent déjà.
Cet exemple utilise trois formulaires pour un workflow commercial simple. Créez chacun d’eux comme un nouveau projet à partir de Form.
1. Créez Sales Leads
2. Créez Onboarding Tasks
3. Créez Customer Accounts
💡 Créez tous vos formulaires avec Magic Create ou MCP avant d’ajouter la logique. Une règle ne peut alimenter que des champs qui existent déjà dans l’autre formulaire.
Étape 2 : créez un enregistrement lors d’une soumission
Une règle On Submit s’exécute une seule fois, au moment où quelqu’un soumet votre formulaire. Ajoutez-y une action Create record : chaque nouvelle soumission ajoute alors aussi une nouvelle soumission à un autre formulaire. Vous choisissez les champs à remplir et l’origine de chaque valeur : un champ du formulaire soumis, une valeur que vous saisissez ou l’une des options du champ de destination.
Exemple : chaque nouveau lead doit donner lieu à une tâche de suivi dans Onboarding Tasks.
1. Ouvrez Advanced logic : ouvrez Sales Leads dans l’éditeur. Dans le panneau des paramètres du formulaire à droite, cliquez sur Advanced logic.
2. Ajoutez une règle On Submit : cliquez sur l’onglet On Submit, puis sur Add rule. Vous pouvez aussi utiliser la logique magique.
3. Définissez la condition : choisissez Always.
4. Choisissez l’action : sous Then, sélectionnez Create record, puis choisissez Onboarding Tasks comme formulaire de destination.
5. Ajoutez vos champs : sous Set these fields, cliquez sur Add field et associez :
Related Account → le champ Company de ce formulaire
Task Name → saisissez
Follow up callTask Status → Not Started
6. Enregistrez : cliquez sur Save.
ℹ️ Create record nécessite au moins un champ défini. Vous n’avez pas besoin de remplir tous les champs du formulaire de destination.
Étape 3 : créez un enregistrement lorsqu’une soumission est modifiée
Une règle On Update s’exécute lorsque quelqu’un modifie une soumission existante. C’est utile lorsque le déclencheur n’est pas la soumission elle-même, mais une modification ultérieure, comme l’évolution d’un statut. Définissez une condition sur le champ qui change, et Create record ajoute une nouvelle soumission à un autre formulaire à ce moment-là.
Exemple : lorsqu’un lead est marqué Won, créez son compte client.
1. Accédez à On Update : dans Advanced logic de Sales Leads, cliquez sur l’onglet On Update, puis sur Add rule.
2. Définissez la condition : choisissez Status, puis is changed to, puis Won.
3. Choisissez l’action : sélectionnez Create record, avec Customer Accounts comme destination.
4. Associez les champs :
Account Name → Company
Primary Contact Email → Email
Originating Lead → Lead Name
Plan → Standard
Account Status → Pending
5. Enregistrez : cliquez sur Save.
⚠️ Utilisez is changed to, et non is. « Is changed to » s’exécute une seule fois, au moment où Status devient Won. « Is » s’exécute à chaque modification tant que Status vaut Won : vous obtiendriez un nouveau compte chaque fois que quelqu’un corrige une faute de frappe.
Étape 4 : mettez à jour les enregistrements correspondants dans un autre formulaire
Update record n’ajoute rien de nouveau. Cette action trouve des soumissions existantes dans un autre formulaire et modifie leurs valeurs. Vous indiquez lesquelles modifier à l’aide d’un filtre, sous Where. La valeur du filtre peut être un champ de la soumission qui a déclenché la règle : chaque exécution trouve ainsi les enregistrements liés à cette soumission précise.
Exemple : lorsqu’un compte devient Active, marquez le lead d’origine comme converti.
1. Ouvrez Advanced logic de Customer Accounts : cliquez sur l’onglet On Update, puis sur Add rule.
2. Définissez la condition : Account Status is changed to Active.
3. Choisissez l’action : sélectionnez Update record, avec Sales Leads comme destination.
4. Ajoutez un filtre : sous Where, cliquez sur +. Choisissez Lead Name, puis is equal to, puis sélectionnez le champ Originating Lead de ce formulaire. Cliquez sur Done.
5. Définissez le champ : sous Set these fields, définissez Converted sur Yes.
6. Enregistrez : cliquez sur Save.
ℹ️ Ce point n’est pas forcément évident. La valeur du filtre peut être un champ de la soumission qui a déclenché la règle. « Lead Name is equal to Originating Lead » signifie : trouver le lead dont le nom correspond au lead d’origine de ce compte.
Update record nécessite toujours au moins un filtre. Sans filtre, l’action modifierait toutes les soumissions du formulaire de destination : Formaloo ne vous laisse donc pas l’enregistrer.
Étape 5 : ne mettez à jour qu’une partie des enregistrements correspondants
Par défaut, Update record modifie toutes les soumissions qui correspondent à votre filtre. Parfois, vous n’en voulez que quelques-unes. Passez à A limited number, indiquez combien, et choisissez comment les trier. Formaloo filtre d’abord, trie ensuite les correspondances, puis ne met à jour que les premières dans cet ordre.
Exemple : vous ne voulez parfois que les premières correspondances, par exemple pour faire sortir la première personne d’une liste d’attente.
1. Choisissez les enregistrements : dans votre action Update record, sous Which records, sélectionnez A limited number au lieu de All records matching filters.
2. Définissez le nombre : sous Number of records, indiquez combien d’enregistrements mettre à jour.
3. Choisissez l’ordre : sous Ordered by, sélectionnez le champ de tri, comme la date d’inscription d’une personne.
Étape 6 : effacez la valeur d’un champ au lieu d’en définir une
Lorsque vous associez des champs dans Create record ou Update record, vous n’êtes pas obligé de donner une nouvelle valeur à chaque champ. Pour certains champs, vous pouvez choisir Clear value. Formaloo vide alors ce champ lorsque la règle s’exécute. Utilisez cette option lorsqu’un champ contient une information qui n’est plus valable, comme une date de relance pour un lead que vous venez de marquer comme perdu.
Clear value est disponible pour ces types de champs :
Champs de date, d’heure, et de date et heure
Champs à choix : choix unique, choix multiple et liste déroulante
Exemple : lorsqu’un lead est marqué Lost, effacez sa date de relance, son heure de relance et sa prochaine étape.
1. Accédez à On Update : dans Advanced logic de Sales Leads, cliquez sur l’onglet On Update, puis sur Add rule.
2. Définissez la condition : choisissez Status, puis is changed to, puis Lost.
3. Choisissez l’action : sous Then, sélectionnez Update record, avec Sales Leads comme destination.
4. Ajoutez un filtre : sous Where, cliquez sur +. Choisissez Lead Name, puis is equal to, puis sélectionnez le champ Lead Name de ce formulaire. Cliquez sur Done. La modification est ainsi limitée à ce lead.
5. Ajoutez le premier champ : sous Set these fields, cliquez sur Add field et choisissez Follow-up date.
6. Choisissez Clear value : ouvrez la liste déroulante de valeurs à côté du champ et sélectionnez Clear value.
7. Répétez l’opération pour les autres champs : ajoutez Follow-up time et Next step, et sélectionnez Clear value pour chacun.
8. Enregistrez : cliquez sur Save.
ℹ️ Clear value fonctionne de la même façon dans Create record. Sélectionnez cette option pour qu’un champ reste vide dans la nouvelle soumission. Si un champ est déjà vide, Clear value s’exécute sans erreur.
⚠️ Dans Create record, effacer un champ obligatoire du formulaire de destination fait échouer la validation : la nouvelle soumission n’est pas créée. Attribuez toujours une valeur aux champs obligatoires.
Bon à savoir
⚠️ Les champs liés à un autre enregistrement ne fonctionnent que dans une seule configuration. Les deux formulaires doivent avoir un champ d’enregistrement lié pointant vers le même troisième formulaire. Par exemple, Demo Requests et CRM Activities ont chacun un champ lié à Contacts. Associez le champ de contact de Demo Requests au champ de contact de CRM Activities, et la nouvelle activité sera liée au même contact. Si les champs liés pointent vers des formulaires différents, l’enregistrement n’est pas créé.
ℹ️ La personne qui modifie la règle doit avoir accès aux deux formulaires. Une personne sans accès au formulaire de destination verra ses associations de champs avec une erreur d’autorisation. Demandez-lui de ne pas modifier ces champs, ou donnez-lui d’abord l’accès.
Résultat final
Vos formulaires restent désormais synchronisés d’eux-mêmes. Les nouvelles soumissions créent les enregistrements nécessaires dans d’autres formulaires, les changements de statut mettent à jour les bons enregistrements où qu’ils se trouvent, et les enregistrements restent liés à mesure que les données circulent entre les formulaires. Les champs devenus obsolètes, comme une ancienne date de relance, sont effacés automatiquement au lieu d’être laissés en l’état. Plus personne n’a besoin de recopier des informations d’un formulaire à l’autre ni de mettre à jour plusieurs formulaires un par un.