À la fin de ce guide, vous disposerez d’un système de qualification des prospects entièrement automatisé, qui recueille les demandes de démo, attribue un score à chaque prospect grâce à l’IA et envoie automatiquement la bonne notification à la bonne personne. Votre équipe reçoit instantanément un e-mail d’administration contenant un score et un résumé générés par l’IA. Les prospects chauds reçoivent un e-mail de suivi personnalisé. Les prospects froids reçoivent un message d’attente chaleureux. Et chaque prospect est exporté sous forme de rapport PDF à votre image, exploitable par votre équipe commerciale.

Pas de code. Pas de tri manuel. Simplement des données structurées et une automatisation intelligente.

Tout commence ici. Vous allez créer le formulaire qui recueille les données des prospects : coordonnées, fonction, budget, calendrier et signaux d’intention. Vous ajouterez également quatre champs réservés aux administrateurs, que votre équipe remplit après avoir examiné chaque prospect : niveau de qualité, statut dans le pipeline, score et responsable. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : collez simplement une instruction et Formaloo génère le formulaire complet en quelques secondes.

1. Ouvrez votre page d’accueil et créez un nouveau formulaire. Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur + New et sélectionnez Form. À l’ouverture de l’éditeur, cliquez sur le bouton Form Creation Agent (l’icône de baguette magique), collez l’instruction ci-dessous et cliquez sur Release. Formaloo générera instantanément le formulaire complet.

Le Form Creation Agent définira automatiquement les ID de champ à partir de votre instruction. Voici la référence complète des champs pour vérification :

Vous allez maintenant créer les trois modèles d’e-mail qui alimentent votre système de notification. Le premier est une instruction IA envoyée à votre administrateur à chaque nouvelle réponse : elle demande à l’IA de Formaloo d’attribuer un score au prospect et de rédiger un résumé. Les deuxième et troisième sont des e-mails destinés aux clients, envoyés automatiquement lorsque votre équipe marque un prospect comme Hot ou Cold. Vous les créerez tous les trois depuis le même panneau, dans Apps & integrations.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés. Cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite → Apps & integrations → Custom email templates → Add new template.

2. Créez le modèle de scoring IA pour votre administrateur. C’est le modèle qui se déclenche à chaque réponse et génère le score du prospect. Dans le formulaire du nouveau modèle, passez l’éditeur du corps en mode IA (sélectionnez l’onglet AI en haut du champ du corps), puis remplissez les champs ci-dessous. Utilisez le bouton @ dans la ligne d’objet pour insérer des variables d’insertion des réponses. Enregistrez une fois terminé.

3. Créez le modèle de suivi pour les prospects chauds. Cliquez de nouveau sur Add new template. Cet e-mail est envoyé directement au prospect lorsque votre équipe le marque comme Hot. Gardez un ton chaleureux et concis : l’objectif est de confirmer la réception et d’annoncer qu’une personne va le recontacter.

4. Créez le modèle de suivi pour les prospects froids. Ajoutez un troisième modèle pour les prospects que votre équipe classe comme Cold. Le ton reste chaleureux : vous ne refusez personne, vous prenez simplement acte de l’écart et laissez la porte ouverte au reciblage.

Une fois vos modèles prêts, vous allez mettre en place l’automatisation. Deux types de logique sont à configurer : la logique on-submit (exécutée dès qu’un prospect soumet le formulaire) et la logique on-update (exécutée lorsque votre équipe met à jour un champ, en l’occurrence lorsqu’elle fait passer Lead Quality à Hot ou Cold). Ensemble, ces trois règles remplacent l’intégralité du tri manuel.

1. Ouvrez la logique avancée. Dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Settings dans le panneau de droite et faites défiler jusqu’à Advanced logic. Attendez que le générateur de logique soit entièrement chargé avant d’ajouter des règles.

2. Ajoutez la règle on-submit : e-mail à l’administrateur avec le scoring IA. Cliquez sur On submit dans la barre supérieure du générateur de logique. Cliquez sur Add rule → sélectionnez Send email → choisissez le modèle AI Lead Scoring — Admin Notification → saisissez l’adresse e-mail de votre administrateur (par ex. [email protected]). Cette règle se déclenche à chaque nouvelle réponse, quelle que soit la qualité du prospect.

3. Ajoutez la règle on-update : notifier Slack lorsqu’un prospect devient Hot. Cliquez sur On update dans la barre supérieure. Cliquez sur Add rule → définissez la condition Lead Quality is Hot → action : Send Slack message → choisissez le canal Slack où votre équipe commerciale doit être alertée. Connectez d’abord votre espace de travail Slack si ce n’est pas encore fait.

4. Ajoutez la règle on-update : e-mail au prospect chaud. Toujours sous On update, cliquez sur Add rule → condition : Lead Quality is Hot → action : Send email → modèle : Hot Lead — We'll Be in Touch → champ : email. L’e-mail de suivi est ainsi envoyé à l’adresse indiquée par le prospect dès que votre équipe le marque comme Hot.

5. Ajoutez la règle on-update : e-mail au prospect froid. Cliquez sur Add rule → condition : Lead Quality is Cold → action : Send email → modèle : Cold Lead — We'll Be in Touch → champ : email. Cliquez sur Save logic.

Votre automatisation complète se présente désormais ainsi :

La dernière pièce est un modèle PDF à votre image que votre équipe peut exporter pour n’importe quel prospect. Il reprend toutes les données soumises (nom, entreprise, score, statut dans le pipeline, budget, description du problème) et les présente sous forme de rapport clair d’une page. Utile pour préparer un appel commercial, importer dans le CRM ou partager le contexte avec un collègue avant une démo.

1. Ouvrez le panneau des modèles PDF. Cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom PDF templates → New template.

2. Passez l’éditeur en mode HTML. En haut de l’éditeur de modèle, basculez de Rich text à HTML.

3. Collez le modèle HTML, prévisualisez-le et enregistrez-le. Copiez l’intégralité du bloc de code ci-dessous, collez-le dans l’éditeur et cliquez sur Preview pour vérifier la mise en page. Nommez le modèle Contact HTML et cliquez sur Save.

Vous disposez d’un système complet de qualification des prospects alimenté par l’IA. Chaque nouvelle demande de démo déclenche un score généré par l’IA, envoyé directement dans la boîte de réception de votre administrateur. Votre équipe examine le score et marque le prospect comme Hot ou Cold : une seule mise à jour de champ qui déclenche automatiquement tout le processus en aval. Les prospects chauds reçoivent en quelques secondes un suivi enthousiaste et personnalisé. Les prospects froids reçoivent un message d’attente professionnel. Chaque enregistrement peut être exporté sous forme de rapport PDF à votre image, prêt pour votre CRM ou la préparation de vos appels commerciaux. Vous avez entièrement supprimé l’étape de tri manuel.

Une fois votre système de qualification des prospects en place, voici les prochaines étapes naturelles pour bâtir dessus un processus complet d’opérations commerciales.

Utilisez le modèle préconfiguré AI Lead Qualification & Scoring Form : les champs du formulaire, les ID de champ et la structure sont déjà en place. Il vous suffit d’ajouter vos modèles d’e-mail et votre logique, et vous serez opérationnel en quelques minutes.

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