À la fin de ce guide, vous disposerez d’un quiz de qualification public qui pose à un prospect quelques questions courtes sur son type de projet, son budget et son calendrier. En fonction de ses réponses, Formaloo attribue automatiquement le prospect au bon membre de l’équipe et le redirige directement vers le calendrier de réservation de cette personne. Les prospects qui indiquent qu’ils se renseignent simplement reçoivent un message d’accompagnement utile au lieu d’un lien de réservation, et votre équipe reçoit une notification interne dès qu’un nouveau prospect arrive dans son pipeline.

Tout commence ici. Vous allez créer un quiz d’une seule page qui recueille les coordonnées ainsi que les trois questions qui déterminent l’acheminement du prospect : type de projet, budget et calendrier. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent, qui génère l’intégralité du formulaire à partir d’une description en texte brut.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez votre quiz : collez une instruction décrivant les champs dont vous avez besoin, en précisant lesquels sont réservés aux administrateurs. Par exemple : « Crée un quiz de qualification avec : nom complet, e-mail professionnel, nom de l’entreprise, une liste déroulante pour le type de projet avec les options Website design & development, SEO & content marketing, Paid advertising, Branding & creative, Not sure yet, une liste déroulante pour le budget mensuel avec les options Under $2,500/month, $2,500 to $10,000/month, $10,000+/month, une liste déroulante pour le délai de démarrage avec les options Immediately, Within 1 to 3 months, Just researching, et un champ de texte long pour des remarques complémentaires. Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Status avec les options New, Qualified, Booked, Not a fit, un champ Assignee et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Générez le formulaire : cliquez sur Create et laissez le Form Creation Agent créer le formulaire.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie : vérifiez donc chaque champ et confirmez que les ID de champ correspondent à ce que vous attendez avant de continuer.

5. Publiez votre formulaire : dans la barre flottante en haut de l’éditeur, cliquez sur Publish.

C’est le moteur d’acheminement. Vous allez utiliser le Logic Agent pour rédiger un ensemble de règles qui attribue chaque prospect au bon membre de l’équipe et le redirige vers le calendrier de réservation de cette personne, le tout en fonction de ses réponses au quiz.

1. Ouvrez Advanced logic : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic et accédez à l’onglet Logic.

2. Lancez le Logic Agent : dans le coin supérieur droit du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Décrivez vos règles d’acheminement : collez une instruction en texte brut décrivant toutes les conditions en une seule fois, par exemple :

« À la soumission : si le type de projet est Website design & development, attribuer le champ Assignee à Jordan Reyes et rediriger vers l’URL du calendrier de réservation de Jordan. Si le type de projet est SEO & content marketing, attribuer à Morgan Blake et rediriger vers l’URL du calendrier de réservation de Morgan. Si le type de projet est Paid advertising, attribuer à Casey Nguyen et rediriger vers l’URL du calendrier de réservation de Casey. Si le type de projet est Branding & creative, attribuer à Riley Chen et rediriger vers l’URL du calendrier de réservation de Riley. Si le type de projet est Not sure yet, attribuer à Alex Rivera et rediriger vers l’URL du calendrier de réservation d’Alex. Si le budget mensuel est $10,000+/month, remplacer l’attribution et rediriger plutôt vers le calendrier de réservation de Dana Whitfield, quel que soit le type de projet. Si le délai de démarrage est Just researching, ignorer entièrement la redirection vers le calendrier et rediriger plutôt vers une page de ressources générales, tout en conservant le responsable défini pour le suivi interne. Ne masquer aucun de ces champs par défaut, puisque toutes les questions restent visibles sur une seule page. »

4. Générez et vérifiez chaque règle : cliquez sur Generate Rules. Approuvez, refaites ou annulez chaque règle proposée par l’IA.

5. Vérifiez l’ordre des règles : une fois les règles approuvées, assurez-vous que les règles de dérogation liée au budget et de simple prise de renseignements se trouvent sous les règles par défaut liées au type de projet dans la liste, car Formaloo évalue les règles dans l’ordre et les correspondances ultérieures remplacent les précédentes.

6. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

En complément de la redirection, il est utile d’envoyer une confirmation par e-mail afin que rien ne dépende de l’arrivée effective du répondant sur la bonne page de calendrier. Cette partie crée quatre modèles : une confirmation de réservation, un e-mail d’accompagnement pour ceux qui se renseignent, une alerte interne de nouveau prospect et un e-mail de réservation confirmée qui se déclenche plus tard, lorsqu’un appel est effectivement fixé.

1. Créez vos modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, repérez Custom email templates et cliquez sur Add new template. Créez quatre modèles nommés « Your booking link is ready », « Thanks for exploring », « New lead assigned to you » et « Booking confirmed ».

2. Rédigez chaque instruction IA : pour chaque modèle, effacez le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez l’instruction correspondante ci-dessous. Donnez à chacun un objet utilisant l’insertion des réponses pour la personnalisation.

Your booking link is ready Objet : @assigned_owner est prêt à vous rencontrer, @full_name Instruction : « Rédige un e-mail chaleureux et assuré, de la part d’un cabinet de conseil en croissance, à un prospect nouvellement qualifié. Confirme qu’il a été mis en relation avec @assigned_owner en fonction de son intérêt pour @project_type et que son lien de réservation figure ci-dessous. Limite-le à 3 ou 4 phrases courtes, sur un ton amical mais pas commercial. » Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, un bouton d’appel à l’action en gras renvoyant vers le calendrier du responsable désigné, pied de page discret en #999.

Thanks for exploring Objet : Quelques ressources sur @project_type pendant que vous vous renseignez Instruction : « Rédige un e-mail utile et sans pression destiné à une personne qui a indiqué se renseigner simplement. Remercie-la d’avoir répondu au quiz et propose deux ou trois ressources pertinentes liées à @project_type, sans appel insistant à réserver un appel. Limite-le à moins de 5 phrases. » Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, des liens de ressources en texte brut au lieu d’un bouton en gras, pied de page discret en #999.

New lead assigned to you Objet : Nouveau prospect : @full_name (@company_name), @project_type Instruction : « Rédige un e-mail interne factuel et rapide à parcourir informant un membre de l’équipe qu’un nouveau prospect lui a été attribué. Indique le nom du prospect, son entreprise, le type de projet, la fourchette de budget et le calendrier, et mentionne les éventuelles remarques laissées. Termine par un rappel l’invitant à consulter l’enregistrement et à assurer le suivi. » Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, un tableau de données simple listant les champs clés, pied de page discret en #999.

Booking confirmed Objet : Tout est prêt, @full_name Instruction : « Rédige une confirmation courte et chaleureuse informant le prospect que son appel est confirmé, en mentionnant @assigned_owner comme la personne qu’il rencontrera. Indique qu’un PDF récapitulatif est joint. Limite-la à 2 ou 3 phrases. » Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, un badge de statut indiquant « Confirmé », pied de page discret en #999.

3. Définissez les déclencheurs d’e-mail à la soumission : de retour dans Advanced logic, dans l’onglet On submit, ajoutez une règle qui envoie « Your booking link is ready » lorsque le délai de démarrage n’est pas égal à Just researching, une règle qui envoie « Thanks for exploring » lorsqu’il l’est, et une règle qui envoie toujours « New lead assigned to you » à l’adresse du membre de l’équipe désigné.

4. Définissez le déclencheur de réservation confirmée : dans l’onglet On update, ajoutez une règle qui envoie « Booking confirmed » lorsque Lead status passe à Booked.

Deux modèles PDF complètent le dispositif : un résumé interne du prospect pour le membre de l’équipe désigné, et un récapitulatif destiné au client que vous pouvez joindre à l’e-mail de réservation confirmée.

1. Créez le PDF de résumé du prospect : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, cliquez sur Custom PDF template, puis sur Add new template. Basculez l’éditeur en vue HTML, nommez le modèle « Lead qualification summary » et collez le code ci-dessous.

Lead qualification summary — HTML complet

2. Créez le PDF de confirmation d’appel : répétez les mêmes étapes pour un second modèle nommé « Discovery call confirmation », en collant cette fois le code ci-dessous.

Discovery call confirmation — HTML complet

3. Joignez les PDF à vos e-mails : dans le modèle « New lead assigned to you », joignez le PDF de résumé du prospect. Dans le modèle « Booking confirmed », joignez le PDF de confirmation d’appel.

Enfin, transformez le projet en portail afin que chaque membre de l’équipe ne voie que les prospects qui lui sont attribués, tandis que vos administrateurs voient tout.

1. Activez votre portail : ouvrez les Settings de votre projet (icône d’engrenage), sélectionnez Activate portal, cliquez sur Manage user et ouvrez le Setup wizard. Recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou ajoutez-en un nouveau, puis cliquez sur Next step pour configurer les options de connexion et d’inscription.

2. Ajoutez un rôle pour chaque membre de l’équipe : accédez à votre User directory, cliquez sur Edit profile fields et ajoutez le nom de chaque membre de l’équipe comme option sous User roles.

3. Limitez la visibilité du pipeline par responsable : passez votre data block en Edit mode, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ du membre de l’équipe désigné et activez Allow assignees to view only their data.

4. Définissez l’accès aux pages réservées aux administrateurs : à côté de chaque page d’administration dans la navigation du portail, cliquez sur le menu à trois points, sélectionnez Access et choisissez Specific user roles en le limitant à votre rôle d’administrateur.

5. Ajoutez vos vues Kanban et tableau : créez un tableau Kanban de tous les prospects regroupés par Lead status, ainsi que des vues de tableau filtrées pour le pipeline de chaque membre de l’équipe.

Remarque : vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec le Business plan ou via l’add-on Brand removal.

Un seul quiz accomplit désormais le travail qui mobilisait auparavant une personne : il qualifie le prospect, détermine quel membre de l’équipe doit prendre en charge l’échange et envoie directement le prospect vers le calendrier de cette personne, le tout en une seule soumission. Les prospects à gros budget sont automatiquement transmis à un niveau supérieur, et ceux qui en sont au stade de la découverte sont accompagnés au lieu d’encombrer un calendrier qu’ils n’étaient pas prêts à utiliser. Votre équipe est avertie dès qu’un prospect est attribué, avec un résumé PDF prêt avant même le début de l’appel, et chaque prospect attribué se trouve dans un portail où chacun ne voit que son propre pipeline.

Utilisé par un cabinet de conseil en marketing digital de 12 personnes pour réduire de moitié le délai entre la prise de contact et l’appel, en redirigeant les répondants du quiz directement vers le calendrier du bon spécialiste plutôt que vers une boîte de réception partagée.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.