À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire de notation qui évalue une entreprise selon 7 catégories pondérées et calcule un score de santé total sur 100. Le score et un plan d’action entièrement personnalisé restent verrouillés jusqu’à ce que la personne se connecte : remplir le tableau de bord devient ainsi une étape de capture de prospects, et pas seulement un quiz. Une fois connectée, la personne peut consulter, télécharger ou s’envoyer par e-mail un PDF imprimable de ses résultats, et votre équipe obtient dans un portail un prospect noté et attribué.

Tout commence ici. Vous allez créer le formulaire qui recueille les coordonnées du prospect et son auto-évaluation dans 7 catégories de l’entreprise. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : décrivez simplement le formulaire en langage naturel et Formaloo le génère pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : collez cette instruction : « Crée un formulaire de tableau de bord de santé d’entreprise. Inclus un champ de nom complet, un champ d’e-mail professionnel et un champ de nom d’entreprise, tous en texte court. Ajoute ensuite 7 champs curseur notés de 1 à 10 : dans quelle mesure êtes-vous confiant dans votre trésorerie et votre planification financière, dans quelle mesure vos actions commerciales et marketing sont efficaces pour générer de nouvelles affaires, dans quelle mesure vos opérations quotidiennes sont documentées et efficaces, quelle est la solidité de votre équipe et de votre structure de direction, dans quelle mesure vos clients sont satisfaits et fidèles, dans quelle mesure vos outils et systèmes accompagnent la croissance de l’entreprise, et dans quelle mesure votre plan de croissance stratégique est clair et applicable. Ajoute également trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut avec les options New, Contacted, Qualified et Disqualified, un champ Assignee et un champ de notes internes en texte long. »

3. Générez le formulaire : cliquez sur Create. Formaloo crée l’intégralité du formulaire pour vous en quelques secondes.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler au tableau ci-dessous, le Form Creation Agent en ayant généré la majeure partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement avant de continuer.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour mettre le formulaire en ligne.

C’est la couche de calcul. Toutes les catégories ne comptent pas de la même manière dans le score final (la santé financière compte plus que la technologie, par exemple) : vous allez donc d’abord créer des variables pondérées, puis les additionner pour obtenir un total. Vous allez également créer la logique qui détermine quel texte de conseil s’affiche pour chaque niveau de score.

1. Ouvrez le panneau des variables : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, ouvrez Advanced logic et accédez à l’onglet Calc.

2. Créez les variables pondérées par catégorie : ajoutez une variable par catégorie qui multiplie la note par son coefficient. Note de santé financière × 2, note commerciale et marketing × 1,5, note des opérations × 1,5, note de l’équipe et de la direction × 1,5, note de l’expérience client × 1,5, note de la technologie et des systèmes × 1, note de la croissance stratégique × 1.

Remarque : les champs de formule de Formaloo ne prennent pas en charge les parenthèses : créez donc chaque catégorie pondérée sous forme de variable distincte plutôt qu’une longue formule imbriquée.

3. Créez la variable de score total : ajoutez une dernière variable qui additionne les 7 variables pondérées. Vous obtenez ainsi un score de santé total compris entre 0 et 100.

4. Configurez la logique des niveaux de score avec le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic. Décrivez les niveaux en langage naturel : « Si le score de santé total est supérieur ou égal à 80, définis le niveau de score sur Excellent. S’il est compris entre 60 et 79, définis-le sur Strong. S’il est compris entre 40 et 59, définis-le sur Developing. S’il est inférieur à 40, définis-le sur At risk. » Cliquez sur Generate Rules, vérifiez l’aperçu et approuvez.

5. Configurez les conseils personnalisés avec le Logic Agent : dans la même fenêtre du Logic Agent, décrivez les conseils par catégorie : pour chacune des 7 catégories, une note de 8 à 10 doit remplir le champ de conseil de cette catégorie avec un texte encourageant qui renforce les points forts, une note de 5 à 7 avec un texte axé sur l’amélioration, et une note inférieure ou égale à 4 avec un texte plus urgent signalant un besoin d’attention. Décrivez également un champ de conseil global déterminé par le niveau de score. Générez, vérifiez et approuvez les règles, puis cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

6. Orientez le prospect à la soumission : ajoutez une dernière règle afin que, lors de la soumission du formulaire, le statut du prospect soit défini sur New. Laissez le champ Assignee non attribué afin que votre équipe puisse prendre en charge les prospects manuellement.

Vous aurez besoin de trois e-mails : une confirmation à la personne qui a soumis le tableau de bord, une alerte interne pour votre équipe et un e-mail de suivi qui transmet le rapport personnalisé complet lorsque la personne le demande.

1. Créez l’e-mail de résultats disponibles : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, trouvez Custom email templates et cliquez sur Add new template. Nommez-le « Results ready », collez l’objet et l’instruction du corps ci-dessous, et utilisez AI Content pour générer le texte final du corps à partir de cette instruction.

Results ready (confirmation à la personne ayant soumis le formulaire)

Objet : Votre score de santé d’entreprise est disponible, @full_name

Instruction pour le corps : Rédige un e-mail chaleureux et encourageant confirmant la réception du tableau de bord de santé d’entreprise de @full_name. Mentionne @company_name. Indique son score (@total_health_score/100) et son niveau de score (@score_band) sans dévoiler la ventilation personnalisée complète. Invite la personne à se connecter à son compte sur le portail pour débloquer son plan d’action personnalisé complet et le télécharger en PDF. 3 à 4 phrases maximum.

Design HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px de largeur maximale, police Inter/system-ui, un grand badge de statut affichant le niveau de score dans une pilule douce, un bouton d’appel à l’action « Voir mes résultats complets », pied de page discret en #999.

Déclencheur : lors de la soumission du formulaire de tableau de bord, envoyer immédiatement cet e-mail à @work_email.

2. Activez les notifications de soumission : dans la barre latérale droite du créateur de formulaires, cliquez sur Notify. Activez Send email to respondent et sélectionnez le modèle « Results ready ». Activez ensuite Receive email notification pour vous-même afin que votre équipe soit également alertée.

3. Créez l’e-mail de notification à l’administration : ajoutez un deuxième modèle d’e-mail personnalisé nommé « New scorecard lead », avec l’objet et l’instruction du corps ci-dessous.

New scorecard lead (notification à l’administration)

Objet : Nouvelle soumission de tableau de bord : @company_name (@score_band)

Instruction pour le corps : Rédige une alerte interne brève et factuelle pour l’équipe commerciale/réussite client. Indique @full_name, @company_name, @work_email, @total_health_score et @score_band. Précise qu’il s’agit d’un nouveau prospect entrant qui mérite d’être examiné. Moins de 3 phrases, sans superflu.

Design HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px de largeur maximale, police Inter/system-ui, un tableau de données compact affichant le nom, l’entreprise, l’e-mail, le score et le niveau, pied de page discret en #999.

Déclencheur : lors de la soumission du formulaire de tableau de bord, envoyer immédiatement cet e-mail à l’adresse de diffusion interne de l’administration/de l’équipe commerciale.

4. Créez l’e-mail du plan d’action : ajoutez un troisième modèle nommé « Your full report », avec l’objet et l’instruction du corps ci-dessous.

Your full report (e-mail du plan d’action)

Objet : @full_name, voici votre plan d’action personnalisé

Instruction pour le corps : Rédige un e-mail chaleureux et utile informant @full_name que son plan d’action personnalisé est joint. Mentionne brièvement son niveau de score (@score_band) et encourage-la à consulter les recommandations catégorie par catégorie. Termine par une invitation à prendre contact si elle souhaite de l’aide pour les mettre en œuvre. 4 à 5 phrases.

Design HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px de largeur maximale, police Inter/system-ui, un bouton d’appel à l’action « Télécharger le rapport complet » accompagnant le PDF joint, pied de page discret en #999.

Déclencheur : lorsque la personne clique sur « M’envoyer mon rapport complet par e-mail » depuis la page de résultats à accès restreint (ou lorsqu’un administrateur l’envoie manuellement), envoyer cet e-mail à @work_email avec le PDF du plan d’action en pièce jointe.

5. Déclenchez l’e-mail du plan d’action de manière conditionnelle : accédez à Advanced logic et ajoutez une règle sous On update : « Lorsque 'M’envoyer mon rapport par e-mail' est renseigné, envoyer un e-mail avec le modèle 'Your full report' à l’adresse E-mail professionnel. » Cette règle ne se déclenche que lorsque l’utilisateur connecté demande son rapport depuis la page de résultats.

Vous allez créer deux PDF : un résumé qui présente en un coup d’œil le score et la ventilation par catégorie, et un plan d’action complet avec des recommandations personnalisées. Tous deux s’appuient directement sur les champs du formulaire et les variables calculées.

1. Créez le modèle PDF de résumé : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et cliquez sur Custom PDF template. Cliquez sur Add new template, passez en vue HTML et collez le code ci-dessous. Nommez-le « Scorecard summary » et cliquez sur Save.

2. Créez le modèle PDF du plan d’action : répétez les mêmes étapes pour un second modèle. Nommez-le « Personalized action plan » et collez le code ci-dessous.

3. Joignez les deux PDF à leurs e-mails : ouvrez le modèle d’e-mail « Results ready » et joignez-y le PDF de résumé. Ouvrez le modèle d’e-mail « Your full report » et joignez-y le PDF du plan d’action.

C’est cette partie qui transforme un quiz en outil de capture de prospects. Au lieu d’afficher le score immédiatement, vous allez exiger une connexion avant que la page de résultats ne révèle quoi que ce soit, en l’associant à l’adresse e-mail utilisée par la personne dans le formulaire.

1. Activez le portail : depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage) et sélectionnez Activate portal. Cliquez sur Manage user, ouvrez le setup wizard et connectez un annuaire d’utilisateurs. Activez l’inscription et la connexion afin que les nouveaux prospects puissent créer un compte.

2. Limitez la page de résultats à l’enregistrement de la personne : sur la page « My full results », passez le bloc de données en Edit mode et cliquez sur Options. Sous Manage access, sélectionnez E-mail professionnel comme champ de profil, puis activez Allow users to view only their data.

3. Limitez l’accès à la page aux utilisateurs connectés : toujours en Edit mode, cliquez sur le menu à trois points à côté de la page « My full results » et sélectionnez Access. Définissez l’accès des utilisateurs externes sur Logged-in users afin que personne ne puisse consulter les scores sans compte.

4. Configurez les rôles de votre équipe : accédez au User directory, cliquez sur Edit profile fields et ajoutez les rôles dont votre équipe a besoin, par exemple Reviewer et Admin.

Remarque : vous pouvez héberger votre portail sur un domaine personnalisé, disponible avec le Business plan ou via le brand removal add-on, afin que le tableau de bord soit entièrement en marque blanche.

Vous disposez désormais d’un outil de notation qui qualifie les prospects avant même que votre équipe ne leur parle. Chaque soumission produit un score pondéré, un niveau de score et des conseils par catégorie, et rien de tout cela n’est visible tant que la personne ne s’est pas connectée avec l’adresse e-mail qu’elle a indiquée. Votre équipe voit un pipeline trié et attribué au lieu d’une simple liste de résultats de quiz, et chaque prospect repart avec un PDF imprimable ou envoyable par e-mail qui donne à l’échange une vraie valeur en contrepartie de ses informations.

Utilisé par un cabinet de conseil pour petites entreprises afin de transformer un tableau de bord gratuit en liste de prospects qualifiés, en recueillant les inscriptions avant de révéler tout conseil personnalisé.

Inutile de partir de zéro : nous avons déjà préparé pour vous des processus aux mécanismes similaires.