Un annuaire des employés est une base de données qui contient les informations essentielles sur les employés, notamment leur nom, leur poste, leur service et leurs coordonnées. Il peut également inclure des photos et des domaines d’expertise.
Cet outil est essentiel pour améliorer la communication et la collaboration au travail : il permet aux employés de trouver facilement leurs collègues de différents services et sites et d’entrer en contact avec eux, pour un environnement de travail plus connecté et plus efficace.
🧩 Consultez le modèle d’annuaire des employés. Il vous aidera à créer votre annuaire très rapidement et à vous faire une idée de ce à quoi il peut ressembler avec Formaloo.
Étape 1 : créez un tableau de bord
Une fois connecté à votre compte et dans votre espace de travail, cliquez sur « + New Formaloo » et commencez par nommer votre projet.
Un modèle de tableau de bord entièrement personnalisable s’ouvre alors. Veillez à activer le mode édition en haut à droite de la fenêtre en cliquant sur l’icône en forme de crayon.
Vous pourrez ainsi effectuer des modifications, comme changer le logo, le nom, les menus, les pages et le contenu des pages du tableau de bord.
Pour l’annuaire des employés, nous aurons besoin de deux formulaires : l’un pour recueillir les informations sur tous les employés et l’autre pour les informations sur les managers, que nous relierons au premier formulaire à l’aide d’un champ de recherche (lookup).
Étape 2 : créez le premier formulaire
Vous pouvez ajouter le formulaire en tapant « / » et en choisissant « form », ou en cliquant sur le bouton « Insert » et en choisissant « Form » dans « Blocks ».
✨ Conseil supplémentaire : Consultez notre tutoriel pour créer un formulaire très rapidement. Il couvre tout, des paramètres du formulaire aux options de design.
Pour recueillir les données utiles à un annuaire des employés, incluez les champs suivants dans votre formulaire :
Champ de texte
Pour demander le nom complet
Pour demander l’adresse du domicile
Pour demander l’intitulé du poste
Champ de ville
Pour demander la localisation de l’employé
Champ e-mail
Champ de téléphone
Champ à choix unique
Pour demander le type d’employé (manager, membre du conseil d’administration, etc.)
Pour demander le service dans lequel il travaille (ventes, RH, marketing, etc.)
Champ de fichier
Pour demander aux employés d’importer leur photo
Champ de date
Pour demander la date d’anniversaire
Pour demander le premier jour de travail
Champ de liste déroulante
Pour demander le type de contrat (temps plein, temps partiel, etc.)
Champ de recherche (lookup) (traité dans cet article)
Pour relier le manager depuis une autre base de données
Champ de texte long
Pour renseigner des informations sur son parcours professionnel
Maintenant que vous avez ajouté tous les champs utiles, vous pouvez concevoir le formulaire selon vos préférences.
✨ Conseil supplémentaire : Pour une image de marque entièrement en marque blanche sur Formaloo, vous pouvez supprimer notre marque et ajouter la vôtre.
Étape 3 : ajoutez une vue de données
Revenez au tableau de bord et insérez la vue de données qui vous semble la plus adaptée. Vous pouvez choisir entre tableau, kanban, galerie et graphiques.
La meilleure façon d’afficher toutes les informations est d’utiliser la vue tableau. Ajoutez le tableau en tapant « / » ou en insérant un bloc, puis reliez-le au formulaire approprié, ici celui que vous venez de créer.
Une fois que vous aurez reçu des réponses, le résultat ressemblera à ceci :
Vous pouvez supprimer le formulaire de la page, car vous y aurez toujours accès via le tableau. En cliquant sur « Edit base », vous revenez à l’éditeur de formulaires, d’où vous pouvez le modifier ou le partager.
Une autre vue de données idéale pour un annuaire des employés est la galerie. Elle affiche les photos. Vous pouvez choisir les informations à afficher sur les cartes en cliquant sur « customize cards ».
Étape 4 : créez un autre formulaire
Il est maintenant temps de créer un autre formulaire pour recueillir les données des managers, qui seront ensuite affichées dans le champ de recherche du premier formulaire.
Vous pouvez ajouter une page et/ou un menu supplémentaire depuis la barre latérale gauche, puis y ajouter un nouveau formulaire.
Suivez les mêmes instructions. Pour les managers, vous pouvez utiliser les champs suivants :
Champ de texte
Pour demander le nom du manager
Champ à choix unique
Pour demander son service
Champ e-mail
Champ numérique
Pour demander le nombre d’employés qu’il encadre
Étape 5 : utilisez le champ de recherche pour relier les données
Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour transférer des données vers un autre formulaire, puis choisir parmi des options prédéfinies ou en créer de nouvelles directement dans le formulaire.
Revenez au premier formulaire, cliquez sur le champ de recherche et choisissez les informations à afficher. Sélectionnez la base appropriée (d’après le titre du formulaire), puis le champ dont vous souhaitez afficher les informations.
Une fois que vous aurez reçu des réponses au second formulaire, les options du champ dans le premier formulaire ressembleront à ceci :
Vous pouvez ajouter directement de nouvelles informations sur un manager en cliquant sur l’icône plus et sur le nom de votre second formulaire, ici « Manager's info ».
Étape 6 : partagez l’espace de travail
La meilleure façon de collaborer avec vos collègues est de partager les informations avec eux. Vous pouvez ajouter les membres de votre équipe à votre espace de travail et décider des informations auxquelles ils ont accès.
✨ Conseil supplémentaire : Découvrez nos conseils pour créer un annuaire des employés parfait.
Et voilà ! Tout est prêt ! 🚀