Un formulaire de signalement grâce auquel les employés peuvent signaler un manquement de manière anonyme ou sous leur propre nom, téléverser des preuves et signer électroniquement leur consentement à être recontactés pour des questions complémentaires. Le statut du dossier, sa priorité et les notes d’enquête sont stockés dans des champs réservés aux administrateurs, visibles uniquement par votre équipe conformité, et les informations permettant d’identifier l’auteur du signalement sont anonymisées automatiquement une fois le délai de conservation écoulé, afin que personne n’ait à penser à supprimer manuellement les données sensibles.

Commencez depuis votre page d’accueil Formaloo avec le Form Creation Agent, afin que le formulaire, ses champs et leurs ID soient générés en une seule fois plutôt que champ par champ.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant un formulaire de signalement éthique : une liste déroulante pour la catégorie de préoccupation, une liste déroulante permettant de choisir un signalement anonyme ou nominatif, des champs de texte court pour le nom, l’e-mail et le téléphone (affichés uniquement en cas de signalement nominatif), un champ de texte court pour le service ou le site, un champ de texte long pour les personnes impliquées, un champ de date pour le moment des faits, un champ de texte long pour la description de l’incident, un oui/non indiquant s’il existe des preuves, un téléversement de fichier pour les preuves, un oui/non pour le consentement à être recontacté et un champ de signature pour ce consentement. Décrivez aussi les champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut du dossier, une liste déroulante de priorité du dossier, un champ assignee pour l’enquêteur et un champ de texte long réservé aux administrateurs pour les notes internes.

3. Générez le formulaire : Cliquez sur Create et laissez Formaloo créer le formulaire.

Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel : vérifiez donc que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Publiez le formulaire : Une fois les champs corrects, cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Publish est différent de Save : Save s’applique aux règles logiques, aux modèles d’e-mail et aux modèles PDF, tandis que le formulaire lui-même est toujours publié depuis la barre flottante.

C’est ici que le choix anonyme/nominatif prend tout son sens. Les personnes qui choisissent de rester anonymes ne doivent jamais se voir demander leur nom, leur e-mail ou leur téléphone, et le consentement à être recontacté n’a de sens que s’il existe un moyen de joindre la personne.

1. Ouvrez Advanced logic : Ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite de l’éditeur de formulaire, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Lancez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez les règles : Collez un prompt en texte libre décrivant les cinq règles à la fois : afficher les champs nom complet, e-mail et téléphone uniquement lorsque le type de signalement est Nominatif, et les masquer par défaut ; rendre le champ e-mail obligatoire uniquement lorsque le type de signalement est Nominatif ; afficher la question de consentement à être recontacté uniquement lorsque le type de signalement est Nominatif, et la masquer par défaut ; afficher le champ de signature du consentement uniquement lorsque le consentement vaut Oui, et le masquer par défaut ; afficher le champ de téléversement des preuves uniquement lorsque « disposez-vous de preuves » vaut Oui, et le masquer par défaut.

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate Rules et examinez chaque règle proposée par l’IA. Approuvez, refaites ou annulez-les individuellement.

5. Enregistrez : Une fois toutes les règles correctes, cliquez sur Save en haut à droite.

L’ensemble de règles final devrait se lire ainsi :

Règle 1 : SI « Souhaitez-vous effectuer un signalement anonyme ou révéler votre identité ? » est égal à « Nominatif » → afficher « Quel est votre nom complet ? », « Quelle est votre adresse e-mail ? » et « Quel est votre numéro de téléphone ? ». Par défaut : masqués.

Règle 2 : SI « Souhaitez-vous effectuer un signalement anonyme ou révéler votre identité ? » est égal à « Nominatif » → rendre « Quelle est votre adresse e-mail ? » obligatoire. Par défaut : facultatif.

Règle 3 : SI « Souhaitez-vous effectuer un signalement anonyme ou révéler votre identité ? » est égal à « Nominatif » → afficher « Acceptez-vous d’être recontacté pour des questions complémentaires ? ». Par défaut : masqué.

Règle 4 : SI « Acceptez-vous d’être recontacté pour des questions complémentaires ? » est égal à « Oui » → afficher « Signez électroniquement pour confirmer votre consentement ». Par défaut : masqué.

Règle 5 : SI « Disposez-vous de preuves à téléverser ? » est égal à « Oui » → afficher « Téléversez vos preuves ». Par défaut : masqué.

Quatre e-mails font fonctionner ce workflow : une confirmation aux auteurs de signalements nominatifs, une notification interne à la conformité pour chaque nouveau dossier, une alerte urgente lorsqu’un dossier est marqué Critical et un avis de clôture lorsqu’un dossier est fermé.

1. Ouvrez le créateur de modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Créez la confirmation pour l’auteur du signalement : Nommez le modèle « Report received confirmation ». Définissez l’objet sur « Votre signalement a bien été reçu, dossier n° @rowid ». Effacez le corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez un prompt lui demandant de confirmer la réception du signalement, de mentionner le numéro de dossier et la catégorie de préoccupation (@report_category), de rassurer l’auteur sur le fait que le dossier sera examiné en toute confidentialité et d’éviter de promettre un résultat ou un délai précis, en 3 à 4 phrases courtes, chaleureuses mais neutres. Enregistrez le modèle.

3. Créez la notification à la conformité : Ajoutez un deuxième modèle nommé « New report submitted ». Définissez l’objet sur « Nouveau signalement éthique, catégorie : @report_category ». Saisissez un prompt IA demandant un résumé interne factuel et neutre couvrant la catégorie, le service (@department_involved), la date de l’incident (@incident_date) et le choix de l’auteur de rester anonyme ou non (@reporting_type), en moins de 80 mots, sans reproduire la description complète de l’incident. Enregistrez le modèle.

4. Créez l’escalade critique : Ajoutez un troisième modèle nommé « Critical case escalation ». Définissez l’objet sur « Urgent : dossier éthique critique à examiner immédiatement, dossier n° @rowid ». Saisissez un prompt IA demandant une alerte interne courte, directe et urgente mentionnant le numéro de dossier, la catégorie et le service, qui transmet l’urgence sans alarmisme, en 2 à 3 phrases. Enregistrez le modèle.

5. Créez l’avis de clôture : Ajoutez un quatrième modèle nommé « Case resolution notice ». Définissez l’objet sur « Le point sur votre signalement, dossier n° @rowid ». Saisissez un prompt IA demandant un e-mail de clôture chaleureux mais réservé, remerciant l’auteur de s’être manifesté et précisant que les enquêtes sont menées de manière confidentielle et que les conclusions précises ne peuvent pas être communiquées, en 3 à 4 phrases. Enregistrez le modèle.

Pour chaque modèle, utilisez l’insertion de réponses pour insérer les variables @field_id ci-dessus et appliquez la même direction graphique : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, et pied de page discret dans un gris clair indiquant que le message est confidentiel.

Créer les modèles ne suffit pas à les envoyer. Chacun a besoin de son propre déclencheur, et trois des quatre ne partent que dans des conditions précises.

1. Déclenchez la confirmation à l’auteur : Ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet On Submit. Cliquez sur Add rule et définissez la condition « Lorsque Souhaitez-vous effectuer un signalement anonyme ou révéler votre identité ? est égal à Nominatif, envoyer un e-mail avec Report received confirmation à @reporter_email. » Enregistrez la règle.

2. Déclenchez la notification à la conformité : Dans le même onglet On Submit, ajoutez une seconde règle sans condition, qui envoie « New report submitted » à l’adresse partagée de votre équipe conformité à chaque soumission. Celle-ci se déclenche pour les signalements anonymes comme nominatifs.

3. Déclenchez l’escalade critique : Passez à l’onglet On Update. Ajoutez une règle : « Lorsque Priorité du dossier passe à Critical, envoyer un e-mail avec Critical case escalation à @assignee. » Enregistrez la règle.

4. Déclenchez l’avis de clôture : Dans l’onglet On Update, ajoutez une règle : « Lorsque Statut du dossier passe à Resolved - substantiated, Resolved - unsubstantiated ou Closed, et que Souhaitez-vous effectuer un signalement anonyme ou révéler votre identité ? est égal à Nominatif, envoyer un e-mail avec Case resolution notice à @reporter_email. »

Ce PDF est un document d’enquête interne, qui n’est remis ni à l’auteur du signalement ni à qui que ce soit en dehors du dossier : c’est donc le seul endroit où les champs réservés aux administrateurs ont leur place sur la page. Il n’inclut pas le fichier de preuve brut lui-même, mais indique que des preuves figurent dans l’enregistrement.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom PDF template. Cliquez sur Add new template.

2. Passez en vue HTML : Passez l’éditeur en vue HTML afin de pouvoir coller du code personnalisé plutôt que de construire la mise en page bloc par bloc.

3. Collez le HTML : Utilisez le fichier ci-dessous comme HTML de départ. Il insère @rowid pour la référence du dossier ; @reporting_type, @reporter_name, @reporter_email et @reporter_phone dans une section d’informations sur l’auteur (vide par conception pour les dossiers anonymes) ; @report_category, @department_involved, @incident_date, @people_involved, @incident_description et @has_evidence dans une section de détails de l’incident ; @case_status, @case_priority, @assignee et @internal_notes dans une section de statut de l’enquête ; et @followup_consent avec @followup_consent_signature dans une section de consentement.

Le fichier complet est enregistré dans l’espace de travail sous le nom whistleblower-ethics-hotline-intake-pdf.html.

4. Nommez et enregistrez le modèle : Nommez-le « Ethics case file » et cliquez sur Save.

5. Joignez-le à la notification à la conformité : Ouvrez le modèle d’e-mail « New report submitted » et joignez-y le PDF « Ethics case file », afin que chaque nouveau dossier arrive dans la boîte de réception conformité à la fois sous forme d’e-mail et de document prêt à être archivé.

Les auteurs de signalement et les enquêteurs ont besoin de vues totalement différentes des mêmes données, et les enquêteurs internes nécessitent un mécanisme d’accès différent de celui des auteurs externes.

1. Démarrez un projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, démarrez un nouveau projet à partir de Form afin que votre formulaire de signalement y soit déjà associé.

2. Activez le portail : Accédez à votre projet et cliquez sur l’icône Settings (engrenage). Sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage user pour ouvrir le Setup Wizard.

3. Configurez le rôle d’auteur de signalement : Dans le Setup Wizard, ajoutez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour vos auteurs de signalement, puis cliquez sur Next step pour configurer les options d’inscription et de connexion. Une fois le portail actif, ouvrez l’annuaire d’utilisateurs, cliquez sur Edit profile fields et faites défiler jusqu’au champ User roles pour ajouter un rôle Reporter destiné aux auteurs de signalements nominatifs qui s’inscrivent sans compte Formaloo. Les auteurs anonymes ne s’inscrivent jamais : ce rôle ne concerne donc que les personnes ayant choisi de révéler leur identité.

4. Donnez accès aux enquêteurs sans rôle de portail : Vos enquêteurs conformité sont des membres internes de l’espace de travail, et non des utilisateurs inscrits au portail : ils ne reçoivent donc pas de rôle via le Setup Wizard. Assurez-vous plutôt que chaque enquêteur est membre de l’espace de travail, idéalement regroupé dans une équipe Ethics investigations. Ensuite, sur chaque page interne créée à l’étape 6, cliquez sur le menu à trois points de la page, sélectionnez Access et, dans la partie utilisateurs internes de ce panneau, choisissez Specific teams, puis sélectionnez l’équipe Ethics investigations.

5. Créez les pages de l’auteur du signalement : Attribuez au rôle Reporter une page « Submit a report » pour le formulaire lui-même et une page « My reports ». Sur la page « My reports », passez en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil de l’auteur et activez « Allow users to view only their data ».

6. Créez les pages des enquêteurs : Créez les pages Kanban, tableau et graphique listées dans le tableau de spécification des pages ci-dessous, en appliquant à chacune l’accès par équipe interne de l’étape 4. Pour « My assigned cases », passez en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ Enquêteur assigné et activez « Allow assignees to view only their data ».

7. Publiez le portail : Une fois toutes les pages et règles d’accès en place, publiez et partagez le lien du portail.

💡 Vous souhaitez que votre portail soit accessible à votre propre URL plutôt qu’à une adresse formaloo.com ? Un domaine personnalisé est disponible avec le forfait Business ou l’option Brand removal ; il vaut la peine de le configurer dès que vous partagez ce lien avec les auteurs de signalement.

Ce cas d’usage exige que les informations identifiant l’auteur disparaissent à la fin d’un dossier, mais le mécanisme d’anonymisation de Formaloo repose sur un délai de conservation en jours à compter de la date de soumission de chaque enregistrement, et non sur un déclencheur personnalisé « dossier clos ». Pour l’appliquer ici, définissez un nombre de jours nettement supérieur à la durée habituelle d’une enquête et offrez aux enquêteurs une page présentant les dossiers clos dans l’ordre où ils atteindront ce délai, afin qu’aucune anonymisation ne survienne par surprise.

1. Ouvrez les paramètres du formulaire : Depuis la barre flottante en haut de l’éditeur de formulaire, ouvrez les paramètres du formulaire et faites défiler jusqu’à la section Privacy and compliance.

2. Activez l’anonymisation automatique : Activez l’option d’anonymisation. Si votre espace de travail ne dispose pas de l’option, un message s’affichera ici et vous pourrez contacter le service commercial.

3. Définissez le délai de conservation : Définissez « Anonymize after (days) » sur un nombre de jours nettement supérieur à la durée d’une enquête type, compté à partir de la date de soumission du signalement et non de la clôture du dossier.

4. Choisissez les champs à anonymiser : Sous « Select fields », choisissez le nom, l’e-mail et le numéro de téléphone de l’auteur afin qu’ils soient effacés automatiquement une fois le délai écoulé, que quelqu’un ait pensé ou non à clore le dossier au préalable.

Un formulaire de signalement unique qui s’adapte au souhait de l’auteur de rester anonyme ou non, avec un statut, une priorité et des notes d’enquête totalement invisibles pour toute personne extérieure à l’équipe conformité. Quatre e-mails tiennent les auteurs et les enquêteurs informés sans jamais franchir cette limite, et un PDF du dossier offre aux enquêteurs un document interne clair qu’ils peuvent consulter ou archiver. Les informations de l’auteur sont effacées automatiquement une fois le délai de conservation écoulé, de sorte que le principe de minimisation des données du RGPD s’applique sans que personne n’ait à penser à supprimer quoi que ce soit.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Patient intake & consent workflow for healthcare — Un formulaire d’admission conditionnel avec une étape de consentement et un pipeline Kanban d’administration. Le même suivi du statut réservé aux administrateurs et les mêmes champs conditionnés par le consentement s’appliquent directement au traitement des dossiers ici.

Employee request workflow — Routage des demandes internes avec suivi du statut et notifications d’équipe. Remplacez les catégories par celles des signalements ci-dessus et vous obtenez l’ossature du volet conformité de ce workflow.

Job applicant tracking workflow — Un pipeline basé sur l’assignee avec mises à jour du statut à chaque étape, le même mécanisme que celui du Kanban des enquêteurs et de la vue des dossiers attribués ici.