Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire dont les données personnelles s’anonymisent automatiquement selon un calendrier que vous maîtrisez. Choisissez le nombre de jours qui doivent s’écouler après la soumission de chaque enregistrement, ainsi que les champs contenant des données personnelles : Formaloo remplace ces valeurs par des valeurs anonymisées d’ici la fin du jour calendaire où la période de conservation expire, tandis que le reste de l’enregistrement reste entièrement intact pour vos rapports.
ℹ️ L’anonymisation automatique des données est un module complémentaire Enterprise. Si votre espace de travail n’en dispose pas encore, vous pouvez tout de même voir le paramètre, mais l’interrupteur reste verrouillé.
Si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité, n’hésitez pas à réserver une courte démo avec notre équipe !
Quand utiliser cette fonctionnalité
Vous collectez des données de contrats ou d’accords qui, légalement, ne peuvent pas être conservées au-delà d’un certain nombre de jours
Vous gérez des formulaires de collecte conformes au RGPD et devez prouver que les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment
Vous souhaitez conserver le nombre de réponses, les scores et les catégories pour vos analyses sans garder indéfiniment les noms, e-mails ou numéros de téléphone
Vous avez une échéance de conformité et la suppression ou l’exportation manuelle des anciennes soumissions est devenue une corvée récurrente
Vous devez démontrer aux auditeurs que les données personnelles sont supprimées automatiquement, et non « quand quelqu’un pense à le faire »
Comment activer l’anonymisation automatique des données
L’anonymisation automatique des données est un paramètre défini au niveau du formulaire : vous la configurez une seule fois par formulaire et elle s’applique à toutes les soumissions suivantes.
💡 Vous ne savez pas quels autres paramètres se trouvent dans les paramètres du formulaire ? Consultez le guide de base sur les paramètres du formulaire et ce que vous pouvez y personnaliser.
1. Ouvrez les paramètres du formulaire : ouvrez votre formulaire dans l’éditeur, puis cliquez sur l’icône des paramètres du formulaire dans la barre d’outils flottante en haut de l’éditeur. Le panneau des paramètres s’ouvre à droite.
2. Faites défiler jusqu’à Privacy and compliance : faites défiler le panneau latéral des paramètres jusqu’à la section Privacy and compliance.
3. Activez Automatic data anonymization : basculez l’interrupteur pour activer la fonctionnalité.
💡 Vous vous demandez pourquoi certaines fonctionnalités apparaissent verrouillées et réservées à une offre supérieure ? Consultez Les modules complémentaires Formaloo et l’utilisation de l’espace de travail expliqués.
4. Définissez Anonymize after (days) : dans le champ Anonymize after (days), saisissez le nombre de jours qui doivent s’écouler après la soumission d’un enregistrement avant que ses champs sélectionnés ne soient anonymisés.
ℹ️ Mode de calcul de la période de conservation :
Le nombre de jours que vous définissez correspond à des jours calendaires, et non à des intervalles exacts de 24 heures.
Exemple :
Une soumission reçue à 14 h le mardi avec une période de conservation d’un jour sera anonymisée d’ici la fin de la journée du mercredi, et non à 14 h le mercredi.
5. Sélectionnez les champs à anonymiser : sous Select fields to anonymize, cliquez sur Select fields. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez tous les champs contenant des données personnelles.
6. Enregistrez vos paramètres : cliquez sur Save en haut à droite pour appliquer vos modifications.
Que se passe-t-il une fois l’anonymisation déclenchée
L’enregistrement reste visible. La soumission apparaît toujours dans le tableau des résultats et dans les blocs de données, mais elle porte désormais une étiquette Anonymized afin que votre équipe puisse voir d’un coup d’œil quelles lignes ont été traitées.
Les données exactes sont verrouillées. Une fois un champ anonymisé, sa valeur d’origine ne peut plus être consultée ni modifiée par qui que ce soit.
Les exportations et les webhooks ne voient que les données anonymisées. Google Sheets, les exportations Excel, les PDF et les webhooks n’incluent jamais les valeurs d’origine des champs une fois ceux-ci anonymisés.
Les graphiques continuent de fonctionner. L’anonymisation n’affecte pas vos graphiques. Les chiffres agrégés, comme les décomptes, les moyennes et les totaux, restent exacts, mais les valeurs précises sous-jacentes ne sont plus affichées.
📖 Vous souhaitez trouver rapidement les soumissions déjà anonymisées ? Découvrez comment trier et filtrer les données de vos soumissions.
Disponibilité : module complémentaire Enterprise
L’anonymisation automatique des données est uniquement disponible en tant que module complémentaire Enterprise. Les espaces de travail qui n’en disposent pas peuvent tout de même voir le paramètre dans la section Privacy and compliance, mais l’interrupteur reste verrouillé et affiche une invite permettant de contacter l’équipe commerciale.
Si votre formulaire traite des données personnelles soumises au RGPD ou à une réglementation similaire, il est conseillé d’en discuter avec votre équipe avant de concevoir un workflow qui en dépend.
💡 Vous devez présenter la position de Formaloo en matière de protection des données à un client ou à une équipe conformité ? Consultez Le RGPD chez Formaloo.
Ce dont vous disposez désormais
Vous disposez désormais d’un formulaire qui anonymise automatiquement les données personnelles, selon un calendrier défini une seule fois. Chaque soumission continue d’alimenter vos décomptes de réponses, vos graphiques et vos rapports, mais les noms, e-mails, numéros de téléphone et tout autre champ signalé disparaissent de l’enregistrement, des exportations et des webhooks, d’ici la fin de la journée où la période de conservation expire. Personne n’a besoin de penser à lancer un nettoyage, à exporter des données sensibles avant de les supprimer ni à masquer manuellement d’anciennes lignes.
Modèles prêts à l’emploi
Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.
Workflow d’admission et de consentement des patients pour la santé : un formulaire d’admission et de consentement en deux pages conçu autour de données personnelles sensibles. Activez ici l’anonymisation automatique des données pour supprimer automatiquement les informations des patients après un nombre de jours défini, sans perdre le volume d’admissions pour vos rapports.
Workflow de demandes des employés : gestion des demandes internes pour les équipes RH et opérations. Associez-le à l’anonymisation automatique des données pour éviter que les informations personnelles des employés ne subsistent dans d’anciennes demandes résolues.
Formulaire de paiement par abonnement : collecte les informations de paiement récurrent et de contact. L’anonymisation automatique des données vous permet de conserver les tendances d’abonnement et de revenus tout en supprimant les informations de facturation personnelles une fois le délai défini écoulé.
Découvrez d’autres guides pratiques
Découvrez comment un autre workflow réglementé gère de bout en bout des données personnelles sensibles. Ce workflow d’admission et de consentement des patients présente une solution complète de collecte de données personnelles, qui se combine naturellement avec un calendrier d’anonymisation automatique. → Comment créer un workflow d’admission et de consentement des patients pour les cliniques
Appliquez la même logique de conservation aux contrats signés. Si vous transformez des réponses de formulaire en contrats, l’anonymisation automatique des données est un moyen naturel de limiter la durée d’exposition des informations personnelles du signataire. → Comment transformer des réponses de formulaire en propositions et contrats
Gérez les données de facturation récurrente avec la même rigueur. Les formulaires d’abonnement collectent en continu des informations personnelles et de paiement, ce qui en fait de bons candidats pour une politique d’anonymisation dès qu’un abonné résilie ou que son abonnement expire. → Comment créer un formulaire de paiement par abonnement