Connectez n’importe quel formulaire Formaloo à votre compte NetSuite afin que chaque soumission crée automatiquement un enregistrement, Customer ou Vendor, dans votre ERP. Plus de ressaisie manuelle, plus d’exportations.
Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire Formaloo connecté à NetSuite qui transforme chaque soumission en enregistrement NetSuite en temps réel. Vous mapperez les champs de votre formulaire aux champs NetSuite correspondants, définirez la filiale requise, publierez le formulaire, puis verrez les nouveaux enregistrements Customer ou Vendor apparaître automatiquement dans NetSuite.
Quand utiliser cette méthode
Vous collectez des informations sur vos fournisseurs ou clients via un formulaire et les ressaisissez manuellement dans NetSuite
Vous intégrez régulièrement de nouveaux fournisseurs ou clients et souhaitez que l’enregistrement soit créé dès leur soumission
Votre équipe financière ou achats a besoin que les données du formulaire arrivent dans NetSuite sans importation manuelle
Vous souhaitez qu’un formulaire de collecte public alimente directement votre ERP sans donner accès à NetSuite
Avant de commencer
Vous aurez besoin des identifiants de votre propre compte NetSuite. Chaque entreprise connecte son propre compte NetSuite : il s’agit donc d’une configuration unique à effectuer avant de mapper un formulaire. Préparez l’ID de votre compte NetSuite et votre accès API.
Étape par étape
1. Ouvrez l’intégration NetSuite. Dans Formaloo, ouvrez le formulaire que vous souhaitez connecter. Accédez à Apps & integrations, recherchez NetSuite et ouvrez-le.
2. Connectez votre compte NetSuite. Dans l’onglet Add new integration, saisissez les informations de votre compte NetSuite et enregistrez.
Un message vous indique que vos identifiants sont enregistrés et que vous devez autoriser l’accès : cliquez sur Connect with OAuth.
Vous êtes redirigé vers NetSuite pour vous connecter et autoriser Formaloo à accéder à votre compte.
Après l’autorisation, vous revenez dans votre espace de travail Formaloo. Rouvrez Apps & integrations → NetSuite → Add new integration pour continuer : l’étape Select a form s’affiche désormais.
ℹ️ Chaque formulaire peut avoir une intégration NetSuite. Connectez d’abord votre compte, puis configurez une intégration par formulaire.
3. Sélectionnez le formulaire à synchroniser. Sous Select a form, choisissez le formulaire dont vous souhaitez envoyer les soumissions vers NetSuite.
4. Choisissez le type d’enregistrement à créer. Déterminez si ce formulaire doit créer un enregistrement Customer ou Vendor dans NetSuite, et mappez uniquement vers les champs de ce type d’enregistrement. Mappez tous les champs d’un même formulaire vers le même type d’enregistrement et ne mélangez pas les champs Customer et Vendor dans un seul formulaire, car une soumission crée un seul enregistrement.
5. Mappez les champs de votre formulaire aux champs NetSuite. Pour chaque champ, choisissez votre champ Formaloo à gauche et le champ NetSuite correspondant à droite. Saisissez du texte dans la zone du champ NetSuite pour filtrer la longue liste. Mappez les champs nécessaires, par exemple :
Nom de l’entreprise → Vendor · Company Name (ou Customer · Company Name)
E-mail professionnel → Vendor · Email
Numéro de téléphone → Vendor · Phone
Site web → Vendor · URL
💡 NetSuite comporte de nombreux champs aux noms similaires. Mappez le champ, soumettez une entrée de test, puis ouvrez l’enregistrement créé dans NetSuite pour vérifier que la valeur se trouve bien à l’endroit attendu. Ajustez le mappage si elle a été placée dans un autre champ.
6. Ajoutez le champ de filiale (obligatoire pour de nombreux comptes). Selon votre environnement NetSuite, la filiale (subsidiary) est un champ obligatoire : NetSuite ne créera pas de Customer ou de Vendor sans elle. Si votre compte l’exige, ajoutez un champ Dropdown (ou à choix unique) à votre formulaire.
Mappez votre champ Filiale à Vendor · subsidiary (ou Customer · subsidiary) ; pour chaque option de la liste déroulante, saisissez le nom de la filiale exactement tel qu’il apparaît dans NetSuite.
⚠️ La filiale est obligatoire sur la plupart des comptes NetSuite. Sans elle, la création de l’enregistrement échoue sans message d’erreur. Vous devez inclure un champ de filiale mappé. NetSuite accepte la filiale par son nom (par exemple, Singapore) comme valeur mappée. Vous trouverez les noms exacts des filiales de votre compte dans NetSuite, sous Setup → Company → Subsidiaries. Utilisez les noms exactement tels qu’ils y apparaissent.
💡 Si vous ne souhaitez pas que les répondants voient ce champ, marquez-le comme admin-only afin qu’il reste masqué sur le formulaire public tout en transmettant la filiale à NetSuite.
7. Mappez les champs à choix avec le mappage de valeurs. Si vous mappez un champ déroulant ou à choix unique (comme une catégorie) vers un champ de liste NetSuite, une section Value mapping s’affiche. Pour chaque option de votre formulaire, saisissez la valeur NetSuite correspondante afin que la bonne valeur soit enregistrée.
8. Enregistrez l’intégration. Cliquez sur Save changes. Votre mappage apparaît désormais dans l’onglet Active integrations, où vous pourrez le modifier ou le supprimer ultérieurement.
9. Publiez et testez. Publiez votre formulaire, ouvrez le lien en ligne et soumettez une entrée de test avec des valeurs claires et uniques. Dans NetSuite, accédez à Lists → Relationships → Customers (ou Vendors), recherchez votre enregistrement et vérifiez que chaque champ mappé est correct.
Résultat final
Votre formulaire Formaloo est désormais directement relié à NetSuite. Chaque nouvelle soumission crée automatiquement un enregistrement Customer ou Vendor, avec vos champs mappés et la filiale requise définie. Votre équipe n’a plus à ressaisir les données, les enregistrements sont créés en temps réel et votre formulaire devient un point d’entrée en direct vers votre ERP.
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