À la fin de ce guide, vous disposerez d’un organiseur fiscal numérique qui remplace votre PDF statique. Il s’agit d’un formulaire sur plusieurs pages qui guide les clients à travers leur situation fiscale, leurs personnes à charge, leurs revenus et leurs déductions, en ne posant les questions complémentaires que lorsqu’elles sont pertinentes. Chaque soumission génère un récapitulatif PDF clair pour votre préparateur, déclenche des e-mails de mise à jour du statut et arrive dans un portail où votre équipe suit les clients à qui il manque encore des documents. Avec Memory Form activé, les clients récurrents retrouvent les réponses de l’année précédente pré-remplies à chaque nouvelle saison fiscale.

C’est le formulaire que les clients remplissent à chaque saison fiscale. Plutôt que de construire cinq sections champ par champ, décrivez l’organiseur complet au Form Creation Agent et laissez-le générer la structure, y compris les champs réservés aux administrateurs dont votre équipe a besoin en coulisses.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis la page d’accueil de Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez votre organiseur : collez un prompt décrivant l’organiseur complet en cinq sections : informations de déclaration (année fiscale, nom, date de naissance, SSN ou ITIN, adresse postale, e-mail, téléphone, situation fiscale, informations sur le conjoint), personnes à charge, revenus (W-2, 1099, activité indépendante, autres revenus), déductions et crédits (dépenses détaillées, cotisations retraite, frais de garde), et documents et consentement (déclaration de l’année précédente, pièces justificatives, case de confirmation de l’exactitude). Ajoutez trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Status, un champ Assignee et un champ de notes internes.

3. Générez le formulaire : cliquez sur Create. Le Form Creation Agent crée pour vous le formulaire, les champs et leurs ID.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire doit correspondre aux sections ci-dessus, réparties sur cinq pages. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel : vérifiez que chaque champ et chaque ID correspondent à votre description, en particulier les champs réservés aux administrateurs.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Au lieu d’afficher toutes les questions à tous les clients, utilisez la logique pour ne révéler les champs complémentaires que lorsqu’ils s’appliquent. Une personne mariée voit les champs relatifs au conjoint, un client ayant des revenus 1099 voit un champ d’import, et ainsi de suite.

1. Ouvrez la logique avancée : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic, puis accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez vos règles : collez un prompt en texte simple couvrant toutes les conditions : afficher les champs du conjoint lorsque la situation est « marié », afficher les détails des personnes à charge lorsqu’il y en a, afficher le champ d’import ou de montant correspondant à chaque question Oui/Non sur les revenus et les déductions, afficher l’import de la déclaration de l’année précédente uniquement si elle n’est pas déjà enregistrée, et rendre la case d’exactitude obligatoire avant l’envoi. Précisez que tous ces champs doivent être masqués par défaut.

4. Générez et vérifiez les règles : cliquez sur Generate Rules. Approuvez, régénérez ou annulez chaque règle proposée par l’IA.

5. Enregistrez votre logique : une fois toutes les règles correctes, cliquez sur Save en haut à droite.

Les clients doivent être informés à chaque étape : à la réception de leur organiseur, lorsqu’il manque quelque chose et lorsque leur déclaration est déposée. Votre préparateur doit aussi être prévenu en interne dès qu’un nouvel organiseur arrive.

1. Ouvrez le panneau des modèles d’e-mail : cliquez sur votre icône de profil, accédez à Apps & integrations, puis à Email templates.

2. Créez la confirmation de réception : cliquez sur Add new template et nommez-le « Organiseur reçu ». Ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une confirmation chaleureuse qui remercie le client par son nom, confirme l’année fiscale reçue et lui indique que son préparateur le recontactera s’il manque quelque chose. Utilisez @full_legal_name, @tax_year et @email_address pour le personnaliser.

3. Créez la notification administrateur : ajoutez un deuxième modèle nommé « Nouvel organiseur soumis ». Demandez-lui de résumer le nom du client, l’année fiscale et la situation fiscale pour le préparateur attribué, en signalant tout W-2, 1099 ou déclaration de l’année précédente manquant.

4. Créez l’e-mail de documents manquants : ajoutez un troisième modèle nommé « Documents manquants ». Demandez-lui d’informer le client que son organiseur est en attente et de l’inviter à se reconnecter pour importer les éléments manquants.

5. Créez la confirmation de dépôt : ajoutez un quatrième modèle nommé « Organiseur déposé ». Demandez-lui de confirmer que la déclaration du client pour cette année fiscale a été déposée et de le remercier pour sa patience.

6. Configurez les déclencheurs : de retour dans Advanced logic, ajoutez une règle On submit avec une action Send email pour la confirmation de réception (vers le champ e-mail du client) et la notification administrateur (vers le préparateur attribué). Ajoutez deux règles On update avec des actions Send email : l’une se déclenche lorsque Status passe à « Missing documents », l’autre lorsque Status passe à « Filed ».

Chaque organiseur doit générer un récapitulatif clair d’une page que votre préparateur peut consulter sans ouvrir la soumission complète.

1. Ouvrez le panneau des modèles PDF : cliquez sur votre icône de profil, accédez à Apps & integrations, puis à PDF templates.

2. Créez le modèle : cliquez sur Add new template et nommez-le « Récapitulatif de l’organiseur fiscal ». Ajoutez un bloc AI Content et collez un prompt décrivant les sections souhaitées : informations de déclaration, personnes à charge, revenus, déductions, documents et une ligne de certification du client, chacune alimentée par l’ID de champ correspondant et entièrement omise lorsque la réponse Oui/Non associée est vide ou « Non ».

3. Enregistrez le modèle.

4. Connectez-le à votre workflow : dans Advanced logic, ajoutez une action Generate PDF à votre règle On submit pour que le récapitulatif soit créé dès qu’un client soumet le formulaire, puis joignez-le à l’e-mail de notification administrateur pour que votre préparateur reçoive les deux en même temps.

Transformez le projet en portail pour que les clients puissent se connecter, consulter leur statut et reprendre là où ils s’étaient arrêtés la saison suivante, pendant que votre équipe travaille sur un tableau Kanban plutôt que dans une boîte de réception partagée.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite, puis sur Activate client portal.

2. Configurez l’annuaire d’utilisateurs : cliquez sur Manage users, puis sur Setup wizard. Créez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour que les clients récurrents soient reconnus par leur e-mail à chaque saison.

3. Activez Memory Form : dans les paramètres des champs de votre formulaire d’organiseur, activez Memory Form pour que les champs liés à l’annuaire, comme le nom, la date de naissance et l’adresse postale, soient pré-remplis pour les clients récurrents.

4. Limitez les clients à leurs propres données : passez en mode édition sur votre tableau « Mes organiseurs », cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access et activez Allow users to view only their data.

5. Limitez les préparateurs aux dossiers qui leur sont attribués : répétez les mêmes étapes sur la vue « Mes organiseurs attribués », en activant cette fois la restriction d’accès basée sur l’attribution plutôt que sur le profil.

6. Créez le tableau Kanban administrateur : ajoutez un bloc de données Kanban à votre groupe administrateur, connectez-le au formulaire d’organiseur et regroupez-le par Status pour que votre équipe puisse faire glisser les organiseurs d’une étape à l’autre.

Remarque : vous publiez un portail destiné aux clients ? Vous pouvez définir un domaine personnalisé avec le forfait Business ou l’option Brand removal, pour que vos clients ne voient jamais d’URL formaloo.com.

Un organiseur fiscal numérique qui remplace le PDF statique que vous envoyiez chaque janvier. Les clients renseignent une seule fois leurs revenus, déductions et personnes à charge, reçoivent des mises à jour de statut automatiques et retrouvent les réponses de l’année précédente pré-remplies à leur prochaine connexion. Votre équipe travaille sur un tableau Kanban plutôt que dans une boîte de réception partagée, et chaque soumission arrive avec un récapitulatif PDF prêt à l’emploi.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.