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Comment générer une analyse IA avec l’Agent Field et lui permettre de mettre à jour les enregistrements de votre formulaire dans Formaloo

Découvrez comment utiliser l’Agent Field de Formaloo pour générer une analyse IA privée à chaque soumission, stockée dans la ligne de réponse et masquée aux répondants.

Ce que vous allez créer

À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire contenant un ou plusieurs Agent Fields qui génèrent automatiquement une analyse par IA (score de qualité d’un lead, synthèse du sentiment ou explication d’un risque, par exemple) dès qu’une personne soumet votre formulaire. Le résultat est stocké dans la ligne de réponse et apparaît comme une colonne à part entière dans votre tableau Responses, mais la personne qui a soumis le formulaire ne le voit jamais. Vous rédigerez le prompt de l’IA à l’aide du même menu de reprise des réponses que vous connaissez déjà dans les pages de fin et les modèles d’e-mail, afin que l’analyse s’appuie exactement sur ce que cette personne a soumis.

ℹ️ L’Agent Field est disponible avec les forfaits Business et Enterprise.

Quand l’utiliser

  • Vous souhaitez attribuer un score à une soumission ou la résumer pour votre équipe, mais la page de fin est visible par la personne qui remplit le formulaire : vous ne pouvez donc pas y afficher votre évaluation interne en toute sécurité

  • Vous utilisez AI Content dans des modèles d’e-mail pour exécuter un prompt IA sur les nouvelles soumissions, mais le résultat n’est jamais stocké comme donnée de ligne que vous pouvez filtrer, trier ou exporter

  • Vous souhaitez qu’un score de qualité ou de risque figure à côté de chaque lead, candidature ou demande d’assistance, sans exposer cette évaluation à la personne qui l’a soumise

  • Vous voulez plusieurs analyses IA d’une même soumission, par exemple un score de lead, une lecture du sentiment et une action suivante suggérée, sans dupliquer votre formulaire

  • Votre équipe copie actuellement les soumissions dans un outil d’IA distinct pour les analyser, et vous préféreriez que cette analyse apparaisse automatiquement dans le tableau Responses

Ajouter le champ dans l’éditeur de formulaire

L’Agent Field se trouve dans le panneau Add field du formulaire, comme tout autre type de champ, mais il se comporte différemment une fois placé : la personne qui soumet le formulaire ne le remplit jamais. Il reste discrètement en arrière-plan et ne génère sa valeur qu’après la soumission du formulaire.

1. Ouvrez le panneau Add field : dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et cherchez Agent Field. Si vous partez de zéro, le Form Creation Agent peut d’abord créer les autres champs de votre formulaire, pour que vous ajoutiez l’Agent Field ensuite.

2. Ajoutez le champ à votre formulaire : cliquez sur Agent Field pour le placer dans le formulaire. Il est par défaut réservé aux administrateurs, sans position visible dans le formulaire que rempliront les répondants.

3. Rédigez un premier prompt : ouvrez la zone de prompt du champ et indiquez ce que l’IA doit analyser, par exemple « Résume l’intention et l’urgence de ce lead. » Vous pouvez insérer directement les réponses soumises dans le prompt grâce au menu @, comme vous le feriez sur une page de fin ou dans un modèle d’e-mail. La section suivante détaille la rédaction du prompt complet et la reprise des réponses.

4. Donnez-lui un titre clair : nommez le champ en fonction de ce qu’il analyse réellement, par exemple « Analyse de la qualité du lead », « Synthèse du sentiment » ou « Action suivante suggérée ». Ce titre servira d’en-tête de colonne dans le tableau Responses : soyez précis.

5. Répétez l’opération pour chaque analyse nécessaire : un formulaire peut contenir plusieurs Agent Fields. Ajoutez-en un pour chaque analyse distincte souhaitée sur une même soumission, par exemple un champ qui évalue la qualité du lead et un autre qui résume le sentiment, plutôt que de tout regrouper dans un seul prompt.

6. Publiez votre formulaire : une fois vos prompts rédigés, cliquez sur Publish dans la barre en haut de l’éditeur pour activer le champ.

Paramètres du champ et rédaction du prompt IA

Chaque Agent Field s’ouvre sur la même zone IA que celle que vous utilisez déjà dans les pages de fin et les modèles d’e-mail : l’expérience de rédaction est donc identique, même si le résultat se comporte différemment ici.

  • Type de champ, ID et visibilité : le haut de la barre latérale des paramètres affiche le type de champ et un ID modifiable. Contrairement aux autres champs, l’option Admin-only est verrouillée pour l’Agent Field et ne peut pas être désactivée. Aucun bouton ne permet d’afficher le résultat dans le formulaire lui-même.

  • La zone de prompt IA : rédigez les instructions qui indiquent à l’IA ce qu’elle doit analyser, par exemple « Analyse cette soumission et résume l’intention, l’urgence et la qualité de l’utilisateur en tant que lead potentiel. » Il s’agit du même éditeur de prompt que dans la page de fin et les modèles d’e-mail personnalisés : si vous y avez déjà rédigé un prompt IA, vous serez en terrain connu.

  • Reprise des réponses dans le prompt : cliquez sur le menu @ dans la zone de prompt pour insérer n’importe quel champ soumis par référence, au lieu de taper les noms de champs de mémoire. Un prompt comme « En fonction de @company_size, @industry, @budget et @use_case, détermine si ce lead est de qualité élevée, moyenne ou faible. Explique ton raisonnement en un court paragraphe » reprend les réponses réelles du répondant au moment de la soumission.

  • Analyser les fichiers importés : activez cette option si vous souhaitez que l’Agent Field lise les fichiers importés dans l’enregistrement, comme un CV, une facture ou un contrat, en plus du reste de la soumission. Elle est désactivée par défaut et fonctionne pour la première exécution, les exécutions déclenchées par la logique et les relances manuelles. Elle est disponible avec le forfait Enterprise. Avec les autres forfaits, le paramètre apparaît verrouillé, avec une option Contact sales. Chaque exécution peut analyser jusqu’à 10 fichiers, 5 Mo par fichier et 20 Mo au total. Les fichiers qui dépassent la limite sont ignorés, et le reste de l’exécution se poursuit.

  • Où le résultat apparaît : une fois généré, le résultat de l’Agent Field se comporte comme les données de n’importe quel autre champ. Il apparaît dans le bloc de données de votre projet avec le reste de la réponse, est téléchargé avec tout le reste lors d’un export vers Excel, est synchronisé si vous avez connecté le formulaire à Google Sheets, et figure dans toute charge utile de webhook déclenchée par cette soumission.

Visibilité : ce que voient réellement les répondants

C’est ce qui distingue l’Agent Field de tous les autres types de champs : les répondants ne le voient jamais, et vous ne pouvez pas changer cela.

  • Le champ n’apparaît nulle part dans le formulaire en ligne. Il n’est ni sur la dernière page ni sur une page masquée : il ne fait tout simplement pas partie de ce que le répondant remplit ou fait défiler.

  • Comme l’option Admin-only est verrouillée, aucun paramètre ne permet d’exposer le résultat de l’Agent Field à la personne qui a soumis le formulaire.

  • Votre équipe accède au résultat selon les autorisations d’accès aux réponses déjà définies dans l’espace de travail, les mêmes que celles qui déterminent qui peut voir les autres champs réservés aux administrateurs.

  • L’ajout d’un Agent Field ne modifie pas le comportement de votre page de fin. Si vous y exécutez déjà un prompt IA, les deux peuvent coexister indépendamment dans le même formulaire.

💡 Vous souhaitez que des champs internes, comme un statut, une personne assignée ou des scores, restent invisibles pour la personne qui remplit le formulaire ? Que sont les champs réservés aux administrateurs et à quoi servent-ils est le guide de référence sur ce mécanisme, sur lequel repose précisément l’Agent Field, à ceci près qu’il est ici activé en permanence au lieu d’être facultatif.

Comment l’Agent Field s’exécute après une soumission

Chaque Agent Field d’un formulaire s’exécute automatiquement, juste après une soumission. Vous pouvez aussi en relancer un plus tard, manuellement ou grâce à la logique.

  • Dès qu’un répondant soumet le formulaire, Formaloo crée d’abord la ligne de réponse, puis déclenche chaque Agent Field de ce formulaire.

  • Si un formulaire contient plusieurs Agent Fields, Formaloo envoie toutes les requêtes IA en même temps au lieu de les traiter une par une : vous n’attendez donc pas le deuxième champ parce que le premier est encore en cours de génération.

  • Le résultat de chaque champ est enregistré indépendamment dans sa propre colonne. Si un Agent Field prend plus de temps ou échoue, il ne bloque ni ne perturbe les autres, qui se terminent et s’enregistrent normalement.

  • Comme les résultats peuvent arriver à des moments légèrement différents, le tableau Responses met à jour chaque colonne au fur et à mesure, sans attendre que tous les Agent Fields aient terminé.

  • Relancer manuellement un Agent Field : ouvrez l’enregistrement dans la barre latérale Edit Row et cliquez sur Run again à côté de l’Agent Field. Modifiez ce dont vous avez besoin, enregistrez l’enregistrement, puis relancez. L’exécution utilise les dernières données enregistrées et ne concerne que ce champ ; le bouton affiche Running… jusqu’à la fin. Si l’enregistrement contient des modifications non enregistrées, le bouton est désactivé jusqu’à ce que vous enregistriez. Un champ déjà en cours d’exécution ne peut pas être relancé une seconde fois.

Tableau Responses et états d’erreur

Chaque Agent Field apparaît comme une colonne à part entière dans le tableau Responses, à côté de vos champs habituels.

  • Pendant la génération : si un répondant vient de soumettre le formulaire et que le résultat n’est pas encore prêt, la cellule affiche l’état Generating… au lieu de rester vide sans explication.

  • En cas d’échec de la génération : la cellule affiche l’état Failed to generate accompagné d’un indicateur d’erreur interne, pour que vous sachiez qu’il faut investiguer plutôt que de supposer que l’IA n’avait rien à dire.

  • Une fois terminé : la cellule affiche le résultat en texte brut, exactement tel que l’IA l’a généré, prêt à être lu, filtré ou exporté comme les données de n’importe quel autre champ.

💡 Vous souhaitez voir uniquement les soumissions importantes du moment ? Comment trier et filtrer les données de vos soumissions explique comment filtrer et trier selon n’importe quel champ dans ce même tableau Responses, y compris les colonnes d’Agent Field.

Utiliser le résultat de l’Agent Field dans les modèles d’e-mail et les PDF

Comme le résultat de l’Agent Field est stocké comme une véritable donnée de ligne avec son propre ID de champ, il est entièrement pris en charge par la reprise des réponses partout où celle-ci fonctionne déjà, et pas seulement dans le tableau Responses. Attribuez un ID à l’Agent Field, puis reprenez cette valeur n’importe où avec @field_id.

  • Modèles d’e-mail personnalisés : faites référence à l’ID de l’Agent Field dans le corps d’un modèle d’e-mail personnalisé avec @field_id. Comme l’Agent Field est toujours réservé aux administrateurs, utilisez-le dans une notification interne envoyée à votre équipe, et non dans l’e-mail de confirmation envoyé au répondant.

  • Modèles PDF : faites référence au même ID de champ dans le modèle PDF avec @field_id, pour qu’un PDF de revue interne affiche le résultat de votre Agent Field juste à côté des réponses brutes dont il est issu : pratique pour un dossier destiné à un évaluateur ou un dossier interne.

💡 Consultez comment créer et envoyer des modèles d’e-mail personnalisés et comment créer des modèles PDF pour transformer les réponses en documents pour la configuration complète de l’un ou l’autre.

Allow AI to update records : laissez l’Agent Field modifier les champs de votre formulaire, et pas seulement les analyser

En plus de générer sa propre analyse privée, un Agent Field peut aussi mettre à jour directement d’autres champs de la même ligne. Activez cette option lorsque vous voulez que l’analyse de l’IA alimente l’enregistrement lui-même, et ne se contente pas de figurer à côté.

1. Ajoutez un Agent Field : configurez-le comme indiqué ci-dessus, avec son propre prompt décrivant ce qu’il doit lire et analyser.

2. Activez « Allow AI to update records » : dans les paramètres du champ, activez cette option, puis choisissez les champs dans lesquels il est autorisé à écrire : tous les champs du formulaire ou seulement ceux que vous sélectionnez. C’est tout.

3. Laissez-le s’exécuter après la soumission : dès qu’une personne soumet le formulaire, l’IA lit l’intégralité de la soumission et, l’option étant activée, écrit directement son résultat dans les champs sélectionnés de cette même ligne, sans étape supplémentaire.

4. Déclenchez une logique à partir de la mise à jour (facultatif) : si vous souhaitez qu’une action se produise lorsque ces champs changent, comme une notification, une réattribution ou un changement de statut, ajoutez une règle de logique On Update à votre formulaire. Comme la mise à jour de l’IA passe par le circuit de mise à jour habituel, la logique On Update se déclenche exactement comme si une personne avait effectué la modification.

ℹ️ Vous décidez précisément quels champs l’IA peut mettre à jour. Laissez l’option sur tous les champs si vous voulez que l’IA puisse modifier n’importe quel élément de la ligne, ou sélectionnez uniquement certains champs si vous préférez la limiter à quelques-uns, comme un statut, un score ou quelques champs de contact.

Cas d’usage

  • Candidatures : le candidat importe uniquement son CV. L’Agent Field lit le fichier et remplit le reste (nom, numéro de téléphone, e-mail, années d’expérience) : ces champs peuvent ainsi rester réservés aux administrateurs, au lieu de demander au candidat de ressaisir ce qui figure déjà sur son CV.

  • Admission en santé : un patient décrit ses symptômes avec ses propres mots. L’IA lit cette description et met à jour un champ Assignee ou Department pour que le dossier soit automatiquement orienté vers le bon médecin ou la bonne équipe.

  • Calculateurs de prix dynamiques : un client renseigne les détails de son projet, comme le périmètre, les quantités ou les options. L’Agent Field met à jour une variable de prix ou de devis en fonction de ces réponses, qui est ensuite reprise dans l’e-mail ou le PDF reçu par le client.

Relancer automatiquement un Agent Field avec la logique

Un Agent Field s’exécute normalement une fois, lors de la soumission du formulaire. Si l’enregistrement change par la suite, par exemple si un lead devient urgent, vous pouvez faire en sorte que l’Agent Field s’exécute à nouveau de lui-même. Pour cela, utilisez une règle de logique On Update : l’analyse reflète ainsi toujours les dernières données enregistrées.

1. Ouvrez la logique avancée : dans le panneau des paramètres du formulaire à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic.

2. Accédez à la section On Update : ajoutez une nouvelle règle sous On Update. L’action Run Agent n’est disponible qu’ici, et non lors de la soumission.

3. Définissez votre condition : choisissez la modification qui doit déclencher la relance, par exemple « Priority is changed to Urgent ».

4. Choisissez Run Agent : ajoutez l’action Run Agent et sélectionnez l’Agent Field à exécuter. Ajoutez d’autres règles si différentes modifications doivent relancer différents Agent Fields.

5. Enregistrez votre formulaire : désormais, lorsqu’un enregistrement remplit la condition, seul l’Agent Field sélectionné s’exécute à nouveau, à partir des dernières données enregistrées. Vos autres Agent Fields restent inchangés.

Remarque : pour éviter les boucles infinies, par exemple lorsqu’un Agent Field met à jour un champ qui déclenche à nouveau la même règle, Formaloo s’arrête après 3 exécutions consécutives déclenchées par un Agent sur le même enregistrement.

💡 Vous souhaitez qu’une règle se déclenche chaque fois qu’un enregistrement existant change, par exemple lorsqu’un statut passe à Approved ? On Update est le déclencheur adapté. Qu’est-ce que la logique On Update et comment fonctionne-t-elle le présente en détail.

Ce dont vous disposez maintenant

Vous disposez désormais d’un moyen d’exécuter une analyse générée par IA sur chaque soumission, qui reste entièrement interne, sans détourner votre page de fin ni dépendre d’AI Content dans des e-mails dont le résultat n’était jamais stocké comme donnée réelle. Chaque réponse bénéficie de sa propre analyse IA, voire de plusieurs, directement dans le tableau Responses, où vous pouvez la trier, la filtrer et l’exporter. Votre équipe obtient cette analyse automatiquement à chaque soumission, et la personne qui a rempli le formulaire ne voit jamais l’évaluation interne que vous avez faite de ses réponses.

Et ensuite ?

  • Orientez les soumissions en fonction du résultat de votre Agent Field Une fois qu’un score de lead ou une évaluation du risque est stocké sur chaque réponse, vous pouvez utiliser la logique avancée pour avertir la bonne personne ou mettre à jour un champ de statut lorsque ce résultat dépasse un seuil que vous vérifiez manuellement. → Comment ajouter une logique avancée à votre formulaire

  • Séparez le résultat IA de votre page de fin de votre analyse interne Si vous exécutez aussi un prompt IA sur votre page de fin à l’intention du répondant, il est utile de comprendre comment cette zone fonctionne indépendamment de l’Agent Field, pour ne pas confondre les deux. → Comment utiliser la reprise des réponses dans Formaloo

  • Découvrez un workflow complet avec scoring par IA Pour un exemple complet d’analyse IA pilotant un véritable workflow, du scoring à l’orientation, ce guide détaille la méthode. → Comment créer un système de qualification de leads basé sur l’IA

Modèles prêts à l’emploi

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous. Aucun de nos modèles actuels n’est conçu spécifiquement autour de l’Agent Field, mais ce sont les points de départ les plus proches si vous créez un workflow d’admission ou de revue avec scoring par IA.

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