À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire unique qui accompagne un prospect de la première demande jusqu’à la clôture du dossier, en passant par la phase active. Les clients potentiels soumettent une demande, le cabinet effectue une vérification des conflits d’intérêts et fait signer une lettre de mission, puis le même enregistrement devient le dossier permanent du client, avec les mises à jour de statut, l’attribution de l’avocat et l’échange de documents réunis au même endroit. Deux garde-fous de statut garantissent la rigueur du pipeline : un dossier ne peut pas être marqué comme « qualifié » tant que la vérification des conflits n’est pas validée, et il ne peut pas passer à « actif » tant que la lettre de mission n’est pas signée. Un portail basé sur les rôles offre aux clients, aux avocats et au personnel administratif une vue propre des mêmes données.

C’est le seul formulaire de tout le processus. Les clients potentiels remplissent la section publique lorsqu’ils soumettent une demande. Deux champs, une note sur le statut du dossier et un téléversement de documents partagés, sont également visibles par le client par la suite, mais seul le cabinet les remplit. Tout le reste constitue une section de gestion des dossiers réservée aux administrateurs, que le cabinet utilise pour traiter le dossier. Le Form Creation Agent peut générer toute la structure, section réservée aux administrateurs comprise, à partir d’une seule instruction.

1. Créez un nouveau projet : depuis votre page d’accueil Formaloo, créez un nouveau projet avec Form. Il est fourni avec un formulaire déjà associé, ce qui constitue le point de départ le plus rapide pour ce processus.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Décrivez votre formulaire sous forme de texte (ou collez l’instruction ci-dessous), puis cliquez sur Create.

Crée un formulaire d’accueil et de dossier pour un cabinet d’avocats. Section publique : nom complet, adresse e-mail, numéro de téléphone (texte court), le type d’affaire juridique pour lequel la personne a besoin d’aide (choix unique : Personal injury, Family law, Criminal defense, Business & commercial, Real estate, Immigration, Estate planning, Employment, Other), l’État dans lequel se situe l’affaire (liste déroulante des États américains plus Other), le degré d’urgence de la situation (choix unique : Emergency – need help today, Urgent – this week, Standard – no rush), une description en texte long de la situation, si la personne a déjà consulté un autre avocat à ce sujet (oui/non), le nom de cet avocat ou cabinet (texte court, pertinent uniquement si oui), si elle accepte d’être contactée à ce sujet (oui/non) et un téléversement de fichier pour les pièces justificatives. Ajoute deux champs que le client verra par la suite mais que seul le cabinet remplit : une note de mise à jour du statut du dossier (texte long) et un téléversement de documents partagés pour tout ce que le cabinet renvoie. Ajoute une section de gestion des dossiers réservée aux administrateurs : statut du dossier (liste déroulante : New lead, Under review, Qualified – case opened, Active case, On hold, Closed – won, Closed – settled, Closed – declined), avocat assigné (champ Assignee), numéro de dossier (texte court), statut de la vérification des conflits (liste déroulante : Pending, Cleared, Conflict identified), partie adverse ou autres parties impliquées (texte court), statut de la lettre de mission (liste déroulante : Not sent, Sent, Signed), modalité de facturation (liste déroulante : Contingency, Hourly, Flat fee, Retainer), échéance clé ou délai de prescription (date), source de recommandation (liste déroulante : Website, Google search, Referral, Social media, Other) et notes internes (texte long).

3. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait maintenant correspondre au tableau ci-dessous. Le Form Creation Agent aura généré automatiquement la majeure partie de cette structure. Ouvrez les paramètres de chaque champ et vérifiez que l’ID du champ correspond exactement, car la logique, les e-mails et le modèle PDF font tous référence à ces ID.

4. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Neuf modèles couvrent l’ensemble du cycle de vie : confirmer une nouvelle demande, alerter l’équipe d’accueil, signaler les urgences, relancer les avocats aux deux points de contrôle, informer les clients des changements de statut et de documents, et rappeler aux avocats les échéances à venir. Créez les neuf dès maintenant afin qu’ils soient prêts à être associés à la logique dans la partie 4.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom email templates → Add new template.

2. Créez chacun des neuf modèles : attribuez à chacun un nom, un objet et une mise en page, en utilisant l’insertion des réponses (@field_id) pour personnaliser le contenu. Enregistrez chacun d’eux.

Un modèle PDF unique transforme n’importe quel enregistrement en un résumé de dossier exportable à tout moment, pour un dossier client, pour le tribunal ou pour une piste d’audit. Comme il n’est lié à aucun changement de statut particulier, créez-le section par section et intégrez les champs à l’aide de l’insertion des réponses au fur et à mesure.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom PDF templates → Add new template.

2. Créez la section des informations client : ajoutez @full_name, @email, @phone_number et @referral_source.

3. Créez la section des détails du dossier : ajoutez @case_type, @jurisdiction, @urgency_level, @opposing_party et l’intégralité de @case_description.

4. Créez la section sur les conseils antérieurs et le consentement : ajoutez @consulted_other_attorney et @other_attorney_name, puis un bloc en retrait pour @contact_consent.

5. Créez la section de gestion du dossier : ajoutez @case_status sous forme de badge de statut, ainsi que @assigned_attorney, @conflict_check_status, @engagement_letter_status, @billing_arrangement, @key_deadline et @case_update_notes.

6. Créez la section d’échange de documents : listez @supporting_documents sous un titre « Transmis par le client » et @shared_documents sous un titre « Partagés par le cabinet ».

7. Créez les notes internes et le pied de page : ajoutez @internal_notes, insérez @case_number et la variable intégrée @submission_date dans l’en-tête, et ajoutez une mention de confidentialité dans le pied de page.

8. Nommez et enregistrez votre modèle.

C’est ici que les deux garde-fous et toutes les notifications se rejoignent. Chaque règle est détaillée séparément ci-dessous, puis toutes sont combinées en une seule instruction pour que le Logic Agent les génère en une fois.

1. Ouvrez le Logic Agent : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic depuis le panneau des paramètres du formulaire, à droite, puis accédez à l’onglet Logic. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit.

2. Affichez le champ de l’avocat précédent : si « Avez-vous déjà consulté un autre avocat à ce sujet ? » est Yes, affichez « Nom de l’avocat ou du cabinet consulté précédemment ». Laissez-le masqué par défaut.

3. Affichez l’avertissement de consentement : si « Acceptez-vous d’être contacté(e) à ce sujet ? » est No, affichez un avertissement indiquant que vous ne pouvez pas poursuivre sans consentement. Laissez-le masqué par défaut.

4. Définissez l’étape initiale du pipeline : à la soumission, définissez le statut du dossier sur « New lead ».

5. Envoyez l’alerte d’urgence : si le degré d’urgence est « Emergency – need help today », envoyez immédiatement l’e-mail « Emergency case alert » à l’équipe administrative.

6. Ajoutez le garde-fou de vérification des conflits : avant que le statut du dossier puisse passer à « Qualified – case opened », exigez que le statut de la vérification des conflits soit déjà « Cleared ». Si quelqu’un tente de le faire avancer alors que ce statut est « Pending » ou « Conflict identified », envoyez l’e-mail « Conflict check warning » à l’avocat assigné au lieu d’autoriser le changement.

7. Ajoutez le garde-fou de lettre de mission : avant que le statut du dossier puisse passer à « Active case », exigez que le statut de la lettre de mission soit déjà « Signed ». Si ce n’est pas le cas, envoyez l’e-mail « Engagement letter reminder » à l’avocat assigné au lieu d’autoriser le changement.

8. Attribuez automatiquement les dossiers qualifiés : si le statut du dossier passe à « Qualified – case opened » et que le champ de l’avocat assigné est vide, attribuez l’enregistrement à l’avocat d’accueil selon la rotation.

9. Envoyez les notifications de statut au client : chaque fois que le statut du dossier prend une nouvelle valeur, envoyez l’e-mail « Case status update » à l’adresse indiquée dans le champ e-mail du client.

10. Envoyez les notifications d’échange de documents : chaque fois que « Documents partagés avec vous » est mis à jour par le personnel, envoyez l’e-mail « New documents shared » au client. Chaque fois que « Téléversez tout document lié à votre affaire » est mis à jour après la soumission initiale, envoyez l’e-mail « New client documents uploaded » à l’avocat assigné.

11. Envoyez les rappels d’échéance : 14 jours puis 3 jours avant la date d’échéance clé / de prescription, envoyez l’e-mail « Deadline reminder » à l’avocat assigné.

12. Combinez les étapes 2 à 11 en une seule instruction : collez l’instruction ci-dessous dans le Logic Agent et cliquez sur Generate rules.

Masque « Nom de l’avocat ou du cabinet consulté précédemment » par défaut ; affiche-le uniquement lorsque « Avez-vous déjà consulté un autre avocat à ce sujet ? » est Yes. Si « Acceptez-vous d’être contacté(e) à ce sujet ? » est No, affiche un avertissement indiquant que nous ne pouvons pas poursuivre sans consentement. Lorsque le formulaire est soumis, définis le statut du dossier sur « New lead », envoie l’e-mail « New lead confirmation » à l’adresse du champ e-mail du client, envoie l’e-mail « New lead notification » à l’équipe d’accueil et, si le degré d’urgence est « Emergency – need help today », envoie également l’e-mail « Emergency case alert » à l’équipe administrative. Si quelqu’un tente de passer le statut du dossier à « Qualified – case opened » alors que le statut de la vérification des conflits n’est pas « Cleared », envoie l’e-mail « Conflict check warning » à l’avocat assigné au lieu d’autoriser le changement. Si quelqu’un tente de passer le statut du dossier à « Active case » alors que le statut de la lettre de mission n’est pas « Signed », envoie l’e-mail « Engagement letter reminder » à l’avocat assigné au lieu d’autoriser le changement. Lorsque le statut du dossier passe à « Qualified – case opened » et que le champ de l’avocat assigné est vide, attribue l’enregistrement à l’avocat d’accueil selon la rotation. Chaque fois que le statut du dossier prend une nouvelle valeur, envoie l’e-mail « Case status update » à l’adresse du champ e-mail du client. Chaque fois que « Documents partagés avec vous » est mis à jour par le personnel, envoie l’e-mail « New documents shared » au client. Chaque fois que « Téléversez tout document lié à votre affaire » est mis à jour après la soumission initiale, envoie l’e-mail « New client documents uploaded » à l’avocat assigné. Envoie l’e-mail « Deadline reminder » à l’avocat assigné 14 jours puis 3 jours avant la date d’échéance clé / de prescription.

13. Vérifiez et approuvez chaque règle : l’IA présente un aperçu de chaque règle créée. Approuvez, refaites ou annulez chacune individuellement, puis vérifiez que les règles de garde-fou des étapes 6 et 7 bloquent bien le changement de statut au lieu de simplement envoyer un avertissement en parallèle.

14. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Transformez le projet en portail et configurez les trois rôles sur lesquels il repose avant de créer des pages.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Activate client portal. Cliquez sur Manage users, puis sur Setup wizard, et connectez un annuaire d’utilisateurs.

2. Ajoutez des rôles utilisateur : dans votre annuaire d’utilisateurs, ajoutez trois rôles : Client, Attorney et Admin. Vous pourrez ainsi contrôler l’accès aux pages et les filtres de données par rôle.

Ce sont les seules pages qu’un client voit : soumettre la demande, puis suivre le statut et les documents de son propre dossier.

1. Ajoutez « Submit a case inquiry » : une page publique contenant le bloc de formulaire. Aucune connexion n’est requise, puisque c’est la soumission qui crée le compte du client.

2. Ajoutez « My case status » : un tableau limité à l’enregistrement du client connecté, affichant le statut du dossier et les éventuelles notes laissées par l’avocat.

3. Ajoutez « My documents » : avec la même restriction, n’affichant que les colonnes des pièces justificatives et des documents partagés, afin que les clients puissent déposer un fichier ou consulter ce que le cabinet a partagé sans parcourir les notes du dossier.

Les avocats travaillent à partir de leur propre portefeuille de dossiers et de leur liste d’échéances, et non de l’ensemble du pipeline du cabinet.

1. Ajoutez « My assigned cases » : un tableau Kanban filtré sur avocat assigné = utilisateur connecté, avec des colonnes regroupées par statut du dossier et des cartes triées par échéance clé.

2. Ajoutez « My upcoming deadlines » : un tableau filtré sur avocat assigné = utilisateur connecté et statut du dossier différent de toute variante « Closed », trié par échéance clé croissante.

Le personnel administratif gère l’ensemble du pipeline du cabinet, y compris le tri des urgences et le reporting, depuis ces pages.

1. Ajoutez « All cases » : un tableau Kanban sans filtre, regroupé par statut du dossier, avec des cartes triées par date de soumission. Faire glisser une carte d’une colonne à l’autre met à jour le statut du dossier et déclenche automatiquement la logique de garde-fous et de notifications.

2. Ajoutez « Conflict checks pending » : filtré sur statut de la vérification des conflits différent de Cleared.

3. Ajoutez « Engagement letters pending » : filtré sur statut de la lettre de mission différent de Signed et statut du dossier = « Qualified – case opened ».

4. Ajoutez « Emergency intakes » : filtré sur degré d’urgence = Emergency, du plus récent au plus ancien.

5. Ajoutez « Upcoming deadlines » : un tableau à l’échelle du cabinet filtré sur statut du dossier différent de toute variante Closed, trié par échéance clé croissante.

6. Ajoutez « Closed cases » : filtré sur les trois statuts Closed, du plus récent au plus ancien, comme archive continue.

7. Ajoutez « Practice area overview » : un graphique regroupé par type d’affaire.

8. Ajoutez « Referral sources » : un graphique regroupé par source de recommandation.

Remarque : la configuration d’un domaine personnalisé pour le portail est disponible avec le Business plan ou via le Brand removal add-on, si vous souhaitez que le portail soit hébergé sur votre propre URL plutôt que sur l’URL Formaloo par défaut.

9. Définissez l’accès aux pages : sur la page publique « Submit a case inquiry », définissez l’accès sur Public. Sur toutes les autres pages, limitez l’accès aux Logged-in users et au rôle correspondant (Client, Attorney ou Admin), afin que chaque groupe ne voie que ses propres pages.

Un client potentiel peut soumettre une demande et voir ce même enregistrement devenir son dossier, sans aucune ressaisie manuelle. Aucun dossier n’est qualifié sans vérification des conflits validée, et aucun ne devient actif sans lettre de mission signée. Le processus applique ces deux règles au lieu de compter sur la mémoire de chacun. Les avocats travaillent à partir de leur propre portefeuille et de leur liste d’échéances, les clients peuvent consulter le statut et échanger des documents sans passer d’appel, et le personnel administratif gère l’ensemble du pipeline du cabinet, y compris le tri des urgences et le reporting par domaine de pratique, depuis un seul portail.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.