Si vous disposez d’un formulaire de contrat, d’un formulaire NDA ou de tout autre formulaire avec signature, vous pouvez non seulement télécharger ou imprimer chaque copie signée, mais aussi l’envoyer automatiquement par e-mail en pièce jointe PDF aux répondants ou à votre équipe.
Formaloo vous permet de joindre une copie PDF générée de chaque soumission aux notifications automatiques par e-mail, qu’elles vous soient envoyées, à votre équipe ou au répondant.
Option 1 : configurer des notifications par e-mail pour l’équipe et les répondants à chaque soumission
Ouvrez votre formulaire dans l’éditeur de formulaire et accédez à l’onglet Notify. Vous pouvez y configurer deux grands types d’e-mails :
Receive email notifications → envoie des alertes à vous ou à votre équipe après chaque soumission,
Send email to respondents → envoie des e-mails de confirmation aux utilisateurs après la soumission du formulaire :
Lorsque vous activez l’une de ces options, vous devez choisir le modèle d’e-mail à utiliser :
➔ Joindre des PDF aux modèles d’e-mail par défaut
Si vous utilisez le modèle d’e-mail Default, activez simplement l’option Attach generated PDF, puis sélectionnez un modèle PDF (par défaut ou personnalisé) ou créez-en un à la volée :
Ainsi, chaque soumission inclut automatiquement le fichier PDF sélectionné lors de l’envoi de l’e-mail.
➔ Joindre des PDF aux modèles d’e-mail personnalisés
Si vous utilisez un modèle d’e-mail Custom, vous devez ajuster les paramètres de pièce jointe PDF directement dans ce modèle d’e-mail.
Ouvrez votre modèle d’e-mail personnalisé via Profile → Apps & Integrations → Email Templates,
Dans le panneau Template settings à droite, faites défiler jusqu’en bas et activez Attach PDF. Sélectionnez ensuite le modèle PDF à inclure (par défaut ou personnalisé) ou créez-en un à la volée :
Vous pouvez ainsi personnaliser vos e-mails avec des PDF adaptés et à votre image.
🎨 Vous pouvez entièrement personnaliser vos PDF, y compris votre identité de marque, la mise en page et les informations du formulaire ou de la soumission à inclure :
Option 2 : utiliser la logique conditionnelle pour des workflows d’e-mail avancés
Vous pouvez également configurer des notifications par e-mail conditionnelles afin d’envoyer des e-mails et des PDF différents selon les réponses de l’utilisateur.
Cela se configure dans l’onglet Advanced Logic, en définissant des règles personnalisées qui précisent les modèles d’e-mail et de PDF à utiliser selon les conditions.
Voici à quoi ressemble un PDF joint du point de vue du répondant :
