Lorsque vous collectez des informations via un formulaire (coordonnées des répondants, saisies et options sélectionnées, devis ou scores calculés), vous pouvez souhaiter réutiliser ces données dynamiquement dans vos e-mails de suivi ou dans les copies PDF que vous générez et envoyez avec eux.

Vous pouvez également avoir besoin de « transmettre » ces informations à votre prompt IA sur une page de fin ou dans votre modèle d’e-mail, pour que l’IA analyse les réponses et génère des messages ultra-personnalisés pour chaque répondant.

Formaloo vous permet de faire référence aux données du formulaire et aux valeurs des champs ou des variables directement dans vos modèles d’e-mail personnalisés, vos modèles PDF et vos prompts IA : vos messages statiques deviennent dynamiques, et votre communication reste personnalisée tout en étant automatisée.

💡 Si ce n’est pas déjà fait, consultez ces guides pour bien démarrer :

Découvrez comment créer des modèles d’e-mail et des modèles PDF personnalisés dans lesquels réutiliser dynamiquement les données du formulaire :

Découvrez comment créer des messages ultra-personnalisés grâce à l’IA, sur vos pages de fin ou dans vos e-mails de suivi :

Comment ça marche

Dans votre formulaire, vous pouvez attribuer des ID aux champs ou variables dont vous souhaitez reprendre les données plus tard. Faites ensuite référence à ces champs ou variables dans votre modèle avec @ suivi de l’ID.

Dans l’e-mail réellement envoyé ou le PDF généré, ces références seront remplacées par les valeurs réelles des champs ou des variables :

☝ Lorsque vous ajoutez des variables à vos modèles, gardez à l’esprit que :

les variables sont sensibles à la casse : assurez-vous que leurs ID correspondent exactement entre votre formulaire et vos modèles,
il faut éviter d’ajouter des espaces ou caractères superflus autour des variables : par exemple, @Name ou @ name ne fonctionneront pas si l’ID de votre champ est name,
vous pouvez mettre en forme les variables (gras, italique, centré ou aligné à droite, par ex.) dans vos modèles, mais évitez la mise en forme code (<>) ou les styles susceptibles de perturber l’affichage dynamique,
il faut toujours revérifier vos références dans les modèles si vous modifiez l’ID d’un champ ou réorganisez des champs référencés par leur numéro d’ordre.

Comment faire référence aux champs du formulaire pour afficher leur titre ou la saisie de l’utilisateur

Vous pouvez reprendre dynamiquement les données d’un champ à l’aide du symbole @ suivi de l’ID du champ que vous attribuez manuellement, ou du numéro d’ordre du champ dans le formulaire.

🆔 Faire référence aux champs par leur ID

Dans l’éditeur de formulaire, vous pouvez cliquer sur n’importe quel champ et lui attribuer un ID descriptif :

Vous pouvez ensuite utiliser ces ID pour reprendre les titres ou les valeurs des champs dans vos modèles d’e-mail et PDF, ou dans vos prompts IA.

Exemple :

Imaginons que vous ayez un champ à choix unique intitulé « Service type » avec trois options : Branding, Website redesign et SMM,
Si vous attribuez l’ID selected_services à ce champ, vous pouvez y faire référence avec @selected_services dans votre modèle d’e-mail ou PDF pour afficher dynamiquement l’option choisie par l’utilisateur :

@selected_services → Branding

Si vous souhaitez afficher le titre du champ, ajoutez le suffixe _title à votre référence :

@selected_services_title → Service type

Ou combinez les deux :

@selected_services_title: @selected_services → Service type: Branding

💡 Choisissez un formulaire pour voir les vrais noms de champs dans le menu @

Au lieu de mémoriser les ID de champs, utilisez le raccourci @ pour les récupérer directement depuis le formulaire.

Utilisez Show fields from dans les paramètres du modèle pour choisir le formulaire dont les champs doivent être disponibles dans ce PDF.
Une fois un formulaire lié, taper @ n’importe où dans le modèle ouvre un menu qui liste chaque champ par son nom. En sélectionner un insère automatiquement le bon ID de champ.
Créer ou modifier un modèle depuis l’onglet Notify ou Logic d’un formulaire le lie automatiquement à ce formulaire.
Le sélecteur Show fields from reste disponible à tout moment : vous pouvez rechercher un autre formulaire et y relier le modèle chaque fois que nécessaire.

#️⃣ Faire référence aux champs par leur numéro d’ordre

Si votre champ n’a pas d’ID personnalisé, vous pouvez aussi y faire référence par son numéro d’ordre dans le formulaire.

ℹ️ Pour trouver ce numéro, ouvrez votre formulaire dans l’Editor, cliquez sur le champ et consultez le panneau des propriétés du champ à droite. Le numéro d’ordre apparaît à côté du titre du champ :

Gardez à l’esprit que réorganiser les champs ou en ajouter de nouveaux dans votre formulaire peut modifier leurs numéros d’ordre. Si vous faites référence à des champs existants par leur numéro d’ordre dans des modèles, vérifiez après chaque modification que vos références pointent toujours vers les bons champs.

Vous pouvez y faire référence avec @field_# suivi de _title ou _value pour afficher le titre du champ ou la saisie du répondant.

Exemple :

Si « Service type » est le champ n° 8 de votre formulaire :

@field_8_title → Service type
@field_8_value → Branding

☝ Notez qu’une référence comme @field_# seule (sans suffixe _title ou _value) n’est pas prise en charge.

⬇️ Faire référence aux champs File Upload

Lorsque vous faites référence à un champ File Upload, utiliser son ID (par exemple @upload_brandbook) ou son numéro d’ordre (par exemple @field_17_value) insère un lien de téléchargement direct vers le ou les fichiers importés :

Comment reprendre et afficher les valeurs des variables

Les variables n’ont pas de numéro d’ordre : pour reprendre et afficher leurs valeurs, vous devrez donc toujours faire référence à leur ID, avec le symbole @ suivi de l’ID de la variable :

Lorsque vous faites référence à une variable, sa valeur actuelle s’affiche dynamiquement dans l’e-mail ou le PDF, qu’il s’agisse d’un extrait de texte, d’un entier, d’un nombre décimal ou d’un résultat calculé par une variable de formule.

Exemples :

Imaginons que branding_estimated_price soit une variable de type entier ou décimal à laquelle vous ajoutez différents montants via la logique, en fonction des services sélectionnés :

@branding_estimated_price → 2500

Imaginons que vous ayez une variable de formule dont l’ID est introversion_score et qui calcule score d’introversion/score total*100 ; dans cet exemple, le résultat calculé par la formule est 50 :

@introversion_score → 50

💡 Lorsque vous reprenez des valeurs de variables, vous pouvez inclure des symboles de devise ou de pourcentage directement dans vos modèles pour afficher correctement les valeurs. Par exemple :

$@branding_estimated_price → $2500

@introversion_score% → 50%

Le symbole apparaît ainsi avec la valeur reprise dynamiquement, ce qui permet d’afficher facilement des montants ou des pourcentages corrects.

Comment reprendre et afficher les informations du formulaire

En plus des champs individuels, vous pouvez aussi faire référence à des variables de données du formulaire générales pour afficher dynamiquement des informations au niveau du formulaire :

@form_logo → affiche le logo du formulaire, s’il a été ajouté,
@form_title → affiche le titre du formulaire,
@form_description → affiche la description du formulaire,
@form_full_address → insère le lien public vers votre formulaire :

💡 Quand ces variables sont utiles :

Ajoutez @form_full_address lorsque vous souhaitez que les répondants puissent facilement revenir sur votre formulaire ou le partager, par exemple dans le cadre d’un programme de parrainage ou de feedback,
Utilisez @form_logo pour afficher automatiquement le logo de votre marque dans les e-mails ou PDF, pour un rendu cohérent et professionnel,
Ajoutez @form_title à l’objet de votre e-mail pour distinguer les nouvelles soumissions par formulaire.

Comment reprendre et afficher les données de commande dans les formulaires de paiement

Si votre formulaire inclut des paiements, vous pouvez aussi faire référence à des variables liées aux commandes pour afficher les détails du paiement dans vos e-mails de suivi ou vos PDF.

Ces variables vous aident à confirmer les transactions ou à fournir automatiquement des récapitulatifs de commande :

@order_status → affiche le statut du paiement ou de la commande, récupéré directement auprès du processeur de paiement intégré (par ex. Stripe),
@order_code → affiche le code de commande unique associé à la transaction,
@payment_amount → affiche le montant total du paiement effectué via le formulaire.

💡 Ces variables sont utiles pour envoyer automatiquement des confirmations de paiement, des reçus ou des récapitulatifs. Par exemple, vous pouvez inclure une ligne comme :

Votre paiement de @payment_amount a bien été reçu. Votre code de commande est @order_code.

Comment inclure l’intégralité des données de soumission (tous les champs ou les champs renseignés)

Si vous souhaitez inclure une copie complète de la soumission dans votre modèle d’e-mail ou PDF (par exemple pour l’envoyer à votre équipe ou la partager avec le répondant), vous pouvez utiliser deux variables système :

@results_table
Affiche tous les champs de saisie du formulaire avec la saisie ou les options sélectionnées de chaque répondant, sous forme de tableau :

@answered
Affiche uniquement les champs effectivement renseignés, avec les réponses fournies :

Ces variables sont idéales pour envoyer des récapitulatifs détaillés, des accusés de soumission ou des aperçus de données sans faire référence manuellement à chaque champ. Utilisez @results_table pour envoyer à votre équipe un enregistrement complet de la soumission à examiner, et @answered pour envoyer aux répondants une copie simplifiée ne contenant que leurs réponses.

☝ Gardez à l’esprit que ces variables n’incluent que les champs du formulaire et les réponses soumises : elles n’incluent pas les valeurs des variables calculées dans le formulaire.

💡 Si vous utilisez l’IA, la variable @answered est un excellent moyen de transmettre tout le contexte du formulaire à l’IA. Elle inclut à la fois les questions et les réponses du répondant, ce qui permet à l’IA de générer des réponses ou des synthèses à partir de l’intégralité des données de soumission.

Autres variables liées aux soumissions

En plus des références aux champs et aux variables, vous pouvez utiliser plusieurs variables au niveau de la soumission pour inclure des informations supplémentaires dans vos e-mails ou PDF :

@user_email
Reprend l’adresse e-mail du répondant. Cela fonctionne si votre formulaire contient au moins un champ Email. Vous pouvez aussi attribuer un ID personnalisé à votre champ Email et y faire référence directement. S’il existe plusieurs champs e-mail, cette variable détecte et utilise automatiquement le premier.
@created_at
Reprend la date et l’heure exactes de création ou de soumission.
@tracking
Affiche le numéro de suivi de la ligne, si vous avez activé la fonctionnalité de code de suivi dans votre formulaire. Chaque soumission reçoit un code de suivi unique qui aide votre équipe ou les répondants à identifier et suivre facilement des entrées précises.
@rowid
Affiche l’ID de ligne incrémental de la soumission concernée. C’est utile dans les notifications d’équipe pour retrouver la ligne exacte dans le tableau des réponses du projet.

À propos des PDF en pièce jointe

Auparavant, vous pouviez joindre des PDF à vos e-mails à l’aide de la variable @pdf_link. Cette méthode sera bientôt obsolète.

Désormais, au lieu d’utiliser @pdf_link, vous pouvez joindre des PDF directement dans les paramètres de votre modèle d’e-mail personnalisé en activant l’option Attach PDF et en sélectionnant le modèle PDF à inclure. Cette approche garantit de meilleures performances et une gestion plus simple de vos modèles :

💡 Pour des instructions étape par étape, consultez notre guide détaillé sur la génération et l’envoi de PDF personnalisés avec vos e-mails

{{}} → @

Auparavant, les variables des modèles devaient être placées entre doubles accolades, par exemple {{name}}.

Bien que ce format soit toujours pris en charge, nous vous recommandons d’utiliser @ suivi de l’ID du champ, de la variable ou de la variable système (par exemple @name) pour garantir une compatibilité totale et un fonctionnement fluide.

En résumé

Les références aux champs, aux variables et au système vous permettent de créer des modèles entièrement dynamiques et personnalisés. Vous n’incluez que les informations importantes, et chaque message reste clair et pertinent.

Vous pouvez aussi intégrer ces références dans vos prompts IA pour donner à l’IA un contexte clair, afin que chaque message généré soit précis et adapté.

Comment intégrer dynamiquement les données de formulaire dans les e-mails, PDF et prompts IA personnalisés (variables prises en charge pour la reprise des réponses)