En configurant des modèles d’e-mail personnalisés, vous pouvez personnaliser les e-mails envoyés à vous-même, à votre équipe et aux personnes qui soumettent vos formulaires.
Pourquoi utiliser des modèles d’e-mail personnalisés ?
Lorsque vous activez les notifications par e-mail dans votre formulaire, Formaloo propose des modèles d’e-mail par défaut qui reprennent l’intégralité des données de la soumission dans un format simple.
Vous pouvez toutefois aller plus loin en créant des modèles d’e-mail personnalisés pour que vos messages soient entièrement à votre image, dynamiques et adaptés à votre workflow. Par exemple :
Recevez des notifications de nouvelles soumissions claires et concises, présentant uniquement les informations importantes pour votre équipe,
Envoyez aux répondants des e-mails de suivi personnalisés et à votre image,
Incluez automatiquement des résultats calculés, des devis ou des synthèses dynamiques,
Utilisez du contenu généré par IA pour rendre chaque message ultra-personnalisé, unique et naturel.
💡 Imaginons que vous gériez un formulaire de demande de projet ou de service avec génération de propositions personnalisées. Vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation dynamique et à votre image qui :
salue la personne par son nom,
présente un récapitulatif des services et options sélectionnés,
affiche le prix estimé, calculé dans votre formulaire à partir de ses choix,
inclut une proposition personnalisée au format PDF,
le tout sans aucune modification manuelle !
Étape 1 : comment créer un modèle d’e-mail personnalisé
Vous pouvez créer des modèles d’e-mail personnalisés depuis votre tableau de bord en cliquant sur l’icône de votre Profile et en accédant à Apps & Integrations → Email Templates.
Vous pouvez alors créer, modifier, dupliquer ou supprimer vos modèles à tout moment. Cliquez sur +Add new template pour en créer un nouveau :
ℹ️ Vous pouvez aussi créer un nouveau modèle à la volée, directement depuis l’éditeur de formulaire :
dans l’onglet Notify, lors de la configuration des notifications,
ou dans Advanced Logic, lors de la configuration des règles Send email :
Étape 2 : comment personnaliser vos modèles d’e-mail
Une fois votre nouveau modèle créé, vous pouvez personnaliser entièrement son contenu et sa mise en page.
🎨 Personnalisez le contenu de l’e-mail à votre image
Ajoutez votre logo, des sections, des tableaux et une mise en forme personnalisée :
💡 Grâce au nouveau panneau d’aperçu des e-mails, vous voyez en temps réel un aperçu de votre e-mail pendant que vous le modifiez : vous repérez instantanément les problèmes de mise en page et concevez en toute confiance. Passez l’aperçu en plein écran pour l’examiner de plus près, ou masquez-le complètement pour avoir plus de place pour vous concentrer sur la modification.
🪄 Personnalisez le contenu de l’e-mail avec les données du formulaire
Utilisez la reprise des réponses pour intégrer directement les données du formulaire dans l’e-mail.
Attribuez un ID à tous les champs ou variables nécessaires de votre formulaire. Faites ensuite référence aux valeurs de ces champs ou variables dans votre modèle avec @ suivi de l’ID du champ. Par exemple :
« Bonjour @name, » → remplacera
@namepar le nom saisi par la personne dans le champ dont l’ID estname,« Éléments de marque : @assets » → peut afficher toutes les options sélectionnées dans le champ dont l’ID est
assets,« Personnalité de marque : @personality » → peut reprendre la saisie de l’utilisateur dans un champ texte dont l’ID est
personality,« Coût total estimé du projet : @branding_estimate » → peut afficher la valeur calculée de la variable dont l’ID est
branding_estimate:
💡 Choisissez un formulaire pour voir les vrais noms de champs dans le menu @
Au lieu de mémoriser les ID de champs, utilisez le raccourci @ pour les récupérer directement depuis le formulaire.
Dans la barre latérale, utilisez Show fields from pour sélectionner le formulaire dont ce modèle reprend les données.
Une fois un formulaire lié, taper @ n’importe où dans le modèle ouvre un menu qui liste chaque champ de ce formulaire par son nom. Sélectionnez un champ et Formaloo insère pour vous le bon ID de champ.
Créer ou modifier un modèle depuis l’onglet Notify ou Logic d’un formulaire le lie automatiquement à ce formulaire : vous n’avez pas à le choisir vous-même.
Le sélecteur Show fields from reste disponible à tout moment : vous pouvez rechercher un autre formulaire et y relier le modèle chaque fois que nécessaire.
🤖 Utilisez l’IA pour générer des messages dynamiques ultra-personnalisés
Dans votre modèle d’e-mail personnalisé, vous pouvez ajouter une zone IA en cliquant sur AI Content dans le menu de mise en forme.
Vous pouvez ainsi rédiger un prompt pour que l’IA génère un message personnalisé pour chaque répondant, selon vos instructions et adapté à ses réponses :
ℹ️ Pour personnaliser le résultat de l’IA, vous pouvez utiliser la reprise des réponses de la même façon, afin d’intégrer les données du formulaire dans votre prompt.
Vous pouvez aussi utiliser la variable système @answered pour transmettre en une seule fois à l’IA tous les champs renseignés (questions et réponses). Par exemple :
Ajoutez à votre prompt une ligne comme : « La personne nommée @name a répondu à un quiz pour découvrir son type de peau. Les questions et ses réponses : @answered » : l’IA pourra ainsi analyser ensemble toutes les questions et réponses du quiz.
La zone IA sera remplacée par un message personnalisé généré par IA à chaque envoi d’e-mail utilisant ce modèle, pour des messages plus pertinents et plus naturels.
💡 En savoir plus : Comment générer des suivis personnalisés avec AI Content
Étape 3 : comment ajuster les paramètres de vos modèles d’e-mail
Chaque modèle d’e-mail dispose d’un ensemble de paramètres de base que vous pouvez configurer :
Nom du modèle : pour identifier facilement vos modèles lorsque vous les attribuez dans les formulaires ou la logique,
Bouton Active/Inactive : pour activer ou désactiver n’importe quel modèle,
Objet de l’e-mail : peut contenir du texte statique ou des valeurs simples issues du formulaire grâce à la reprise des réponses (par ex.
🎨 Votre proposition de branding est prête, @name !),Nom de l’expéditeur, adresse de réponse et Cci : personnalisez l’expéditeur apparent de l’e-mail et la destination des copies ou des réponses :
ℹ️ Vous pouvez reprendre des valeurs de champs simples dans ces paramètres (par ex. ajouter @name ou @form_title à l’objet de l’e-mail). Les champs complexes, comme les lignes liées ou les sections répétées, ne sont pas pris en charge pour le moment.
📮 Choisissez le serveur d’e-mail
Par défaut, les e-mails sont envoyés via le serveur d’e-mail de Formaloo. Vous pouvez aussi connecter votre propre serveur SMTP pour envoyer depuis votre domaine personnalisé, puis le définir pour n’importe quel modèle d’e-mail personnalisé :
Utiliser votre propre SMTP :
permet d’utiliser l’adresse d’expéditeur de votre marque,
supprime les limites d’envoi de Formaloo,
vous permet de gérer entièrement la délivrabilité depuis votre fournisseur de messagerie.
💡 En savoir plus : Comment configurer un SMTP personnalisé pour vos e-mails personnalisés
📄 Joignez des PDF personnalisés
Vous pouvez choisir si votre e-mail personnalisé doit inclure un PDF en pièce jointe (une simple copie par défaut de la soumission, ou un document entièrement personnalisé et à votre image).
Tout en bas des paramètres du modèle d’e-mail, activez l’option Attach PDF et sélectionnez le modèle PDF à utiliser, ou créez-en un nouveau :
Un PDF sera généré dynamiquement pour chaque soumission à partir du modèle PDF sélectionné et envoyé avec votre e-mail.
Exemples de cas d’usage :
envoyer une copie d’un accord signé aux deux parties,
joindre une proposition de projet, un devis ou une facture personnalisés,
inclure un certificat de fin de formation, un billet d’événement, etc. généré automatiquement.
💡 En savoir plus : Comment générer et envoyer des PDF personnalisés avec vos e-mails
Étape 4 : comment configurer vos modèles d’e-mail personnalisés dans vos formulaires
Une fois votre modèle d’e-mail personnalisé créé et activé, vous pouvez l’attribuer à un formulaire précis pour qu’il soit utilisé lors de l’envoi des notifications :
Ouvrez votre formulaire dans l’Editor et accédez à l’onglet Notify,
Sous Receive email notifications ou Send email to respondents, activez les notifications,
Dans le menu déroulant, sélectionnez le modèle d’e-mail personnalisé de votre choix :
Vous pouvez aussi choisir un modèle personnalisé dans vos règles Advanced Logic. Lorsque vous configurez une règle d’envoi d’e-mail, sélectionnez simplement le modèle d’e-mail personnalisé à utiliser pour cette condition :
Étape 5 : comment connecter votre SMTP (facultatif)
Cette étape est facultative, mais vivement recommandée si vous souhaitez envoyer des e-mails depuis votre propre adresse ou domaine.
ℹ️ Serveur Formaloo ou votre serveur SMTP
Si vous utilisez le serveur d’e-mail de Formaloo, vos e-mails sont gérés automatiquement avec une livraison garantie. Chaque espace de travail dispose au départ d’un quota horaire d’environ 50 e-mails, qui s’ajuste en fonction de votre réputation d’expéditeur. Évitez les rebonds définitifs, les désabonnements, les signalements de spam ou les taux d’ouverture très faibles pour conserver un quota élevé. Lorsque vous atteignez la limite, les e-mails sont mis en file d’attente et envoyés dès que votre quota est réinitialisé.
L’utilisation du serveur de Formaloo est gratuite pendant le programme bêta : assurez-vous simplement que vos messages sont transactionnels et ne relèvent pas du spam.
Si vous préférez utiliser votre propre serveur SMTP, tous les e-mails de ce modèle seront envoyés directement via votre serveur de messagerie connecté. Cette méthode n’est soumise à aucune limite ni à aucun rapport de Formaloo, mais dépend entièrement de votre configuration SMTP et de votre délivrabilité.
Avantages d’un SMTP personnalisé :
envoyer des e-mails depuis le domaine vérifié de votre entreprise,
améliorer la délivrabilité et la réputation d’expéditeur,
contrôler les limites d’envoi et l’authentification directement sur votre serveur de messagerie.
Pour le configurer :
Accédez à Profile → Apps & Integrations → Email Templates,
Cliquez sur SMTP Settings et saisissez les informations de votre serveur SMTP (hôte, port, nom d’utilisateur, mot de passe, type de chiffrement),
Enregistrez les paramètres pour connecter votre serveur de messagerie : vous pouvez désormais le sélectionner sous Email Server dans n’importe quel modèle d’e-mail personnalisé :
💡 En savoir plus : Comment configurer un SMTP personnalisé pour vos e-mails personnalisés
*️⃣ Comment envoyer des notifications par e-mail conditionnelles ou lors d’une mise à jour
N’oubliez pas que vous n’êtes pas obligé d’envoyer chaque e-mail à chaque soumission. Vous pouvez utiliser la logique conditionnelle pour envoyer différents suivis selon les réponses de l’utilisateur.
💡 En savoir plus : Comment envoyer et recevoir des notifications par e-mail conditionnelles
Vous pouvez aussi déclencher des notifications par e-mail lors d’une mise à jour : par exemple, lorsque votre équipe modifie le statut d’une soumission ou lorsqu’un utilisateur ajoute de nouvelles informations à une soumission antérieure. Vous pouvez ainsi envoyer des suivis automatiques aux répondants ou avertir votre équipe lorsqu’un élément change.
💡 En savoir plus : Qu’est-ce que la logique On Update et comment fonctionne-t-elle
En résumé
Avec les modèles d’e-mail personnalisés de Formaloo, vous pouvez aller au-delà des notifications standard.
Créez des messages dynamiques entièrement à votre image, personnalisez-les grâce à l’IA, joignez des PDF personnalisés et envoyez-les automatiquement en fonction de vos workflows.
Que vous confirmiez des soumissions, envoyiez des devis ou teniez les membres de votre équipe informés, vos e-mails peuvent désormais correspondre parfaitement à votre marque et à votre fonctionnement.