Grâce aux notifications basées sur la logique, vous pouvez automatiser l’envoi d’e-mails selon les soumissions de formulaire, ce qui vous aide à personnaliser votre communication et à simplifier votre workflow.
Cet article vous explique comment envoyer des notifications par e-mail aux répondants comme aux administrateurs, selon les réponses des utilisateurs.
ℹ️️ Pour en savoir plus sur la configuration des notifications par e-mail générales, non conditionnelles, afin d’être averti de chaque nouvelle soumission ou d’envoyer une confirmation/copie de la soumission au répondant, consultez le guide ci-dessous :
Étape 1 : créez votre formulaire
Commencez par créer un formulaire qui recueillera les informations nécessaires. Dans ce tutoriel, nous prendrons l’exemple d’un formulaire de candidature :
Question : « À quel poste avez-vous postulé ? »
Options de réponse : Digital Marketing Manager, Account Manager, Software Engineer
Un champ Email pour recueillir l’adresse e-mail des répondants.
Étape 2 : créez vos modèles d’e-mail
Avant de configurer les notifications conditionnelles, vous devez préparer les modèles d’e-mail qui seront déclenchés selon les réponses.
1. Créer un modèle d’e-mail depuis le tableau de bord
Ouvrez votre tableau de bord et cliquez sur l’icône de votre profil,
Accédez à Apps & Integrations → Email templates,
Cliquez sur + Add new template : une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez personnaliser votre modèle d’e-mail :
Chaque modèle d’e-mail comprend les champs suivants :
Template Name : nommez le modèle pour le retrouver facilement par la suite.
From Name : indiquez le nom ou l’identifiant de l’expéditeur.
Email Subject : rédigez l’objet de l’e-mail.
Reply-to Email : choisissez l’adresse e-mail qui recevra les réponses (il peut s’agir de l’e-mail de la personne qui a soumis le formulaire).
Email Server : choisissez le serveur de Formaloo ou votre propre SMTP.
2. Créer un modèle d’e-mail depuis l’éditeur de formulaire
Depuis le tableau de bord, ouvrez le formulaire souhaité dans l’éditeur,
Accédez à l’onglet Notify ,
Activez Receive email notifications ou Send email to respondents,
Cliquez sur Add new template tout en bas de la liste déroulante Email template.
Une fois créés, vos nouveaux modèles d’e-mail personnalisés peuvent être utilisés dans les notifications non conditionnelles activées dans l’onglet Notify, sous Receive email notifications comme sous Send email to respondents.
Étape 3 : configurez des règles d’e-mail conditionnelles pour les répondants
La logique vous permet d’automatiser le déroulement de votre formulaire en définissant des conditions et des actions selon les réponses des utilisateurs.
Consultez notre guide sur la logique de base pour en savoir plus sur son fonctionnement.
Supposons que vous souhaitiez envoyer un e-mail personnalisé aux candidats ayant postulé au poste de Digital Marketing Manager.
ℹ️️ Si vous souhaitez que les répondants reçoivent un e-mail, veillez à ajouter un champ Email au formulaire afin que leur adresse e-mail soit recueillie et utilisée pour l’envoi.
ℹ️️ La section On Submit se trouve en bas de la page de logique. Pensez à faire défiler la page pour y accéder.
Exemple :
Condition : si la réponse à la question « À quel poste avez-vous postulé ? » est Digital Marketing Manager, envoyer l’e-mail Merci d’avoir postulé au poste de Digital Marketing Manager !.
Étapes :
Dans la barre latérale de droite, accédez à Logic → Advanced Logic.
Sous On Submit, cliquez sur Add rule et créez une condition comme :
IF À quel poste avez-vous postulé ? IS Head of Marketing
THEN Send email USING le modèle Merci d’avoir postulé au poste de Digital Marketing Manager ! TO
sélectionnez le champ Email de votre formulaire.
Vous pouvez ajouter d’autres conditions pour envoyer différents e-mails selon les réponses et sélections des utilisateurs, par exemple des e-mails différents aux candidats à d’autres postes.
Étape 4 : configurez des règles d’e-mail conditionnelles pour les administrateurs
En plus des e-mails envoyés aux répondants, vous pouvez également envoyer des e-mails aux administrateurs selon les réponses.
ℹ️️ Par administrateur, nous entendons le propriétaire ou le créateur du formulaire, ou tout membre de l’équipe autorisé à créer et modifier le formulaire. Les administrateurs reçoivent des notifications lorsqu’une personne soumet le formulaire.
Exemple :
Condition : vous souhaitez envoyer un e-mail au responsable marketing lorsqu’une personne postule au poste de Digital Marketing Manager.
Étapes :
Dans la barre latérale de droite, accédez à Logic → Advanced Logic.
Sous On Submit, cliquez sur Add rule et créez une condition comme :
IF À quel poste avez-vous postulé ? IS Digital Marketing Manager
THEN Send email USING le modèle Marketing Department | New application TO
saisissez l’adresse e-mail.
Vous pouvez indiquer l’adresse du destinataire en renseignant le champ « To » avec l’e-mail du responsable marketing sur la page de logique :
Vous pouvez créer des modèles d’e-mail différents pour chaque poste (par ex. Digital Marketing Manager, Account Manager, Software Engineer) et utiliser la logique pour envoyer le modèle correspondant au responsable du service concerné afin qu’il examine la soumission.
Étape 5 : testez votre logique
Après avoir configuré les règles, testez votre formulaire en soumettant des réponses d’exemple. Vérifiez que les bons e-mails sont déclenchés selon les réponses.
Testez chaque condition en soumettant des réponses pour Head of Marketing, Head of Sales et Software Engineer, afin de vous assurer que les bons modèles d’e-mail sont envoyés au répondant comme à l’administrateur.
💡 Pour en savoir plus sur la création et l’envoi d’e-mails personnalisés, consultez les guides suivants :
Comment envoyer des modèles d’e-mail personnalisés : découvrez comment configurer et envoyer des modèles d’e-mail adaptés à vos répondants pour améliorer votre stratégie de communication.
Comment utiliser les champs du formulaire dans des modèles d’e-mail personnalisés : découvrez comment insérer dynamiquement les réponses au formulaire dans vos modèles d’e-mail pour une touche personnalisée.
Ces guides vous aideront à personnaliser davantage vos notifications par e-mail et à renforcer l’engagement des utilisateurs.