Créer des PDF n’est que la première étape : leur véritable intérêt se révèle lorsqu’ils parviennent automatiquement aux bonnes personnes. Imaginez un client qui remplit votre formulaire de demande de service et reçoit immédiatement une proposition sur mesure dans sa boîte de réception, ou votre équipe RH qui génère et envoie instantanément une offre en PDF au candidat retenu.
En joignant des PDF à vos notifications par e-mail, vous bouclez la boucle : les soumissions deviennent des documents sur mesure, et ces documents sont livrés sans délai.
💡 Avant de commencer
Si ce n’est pas encore fait, découvrez comment créer des modèles PDF pour concevoir des documents personnalisés à votre image, qui reprennent les saisies des utilisateurs ou les valeurs calculées de votre formulaire.
Vous pouvez également apprendre à générer des PDF à partir des soumissions, manuellement, automatiquement ou avec une logique conditionnelle.
Comment envoyer des PDF via les notifications par e-mail
Vous pouvez joindre les PDF générés aux e-mails que vous envoyez, que ce soit aux répondants (par exemple propositions, certificats) ou à votre équipe (par exemple briefs de projet, synthèses).
Ainsi, à chaque envoi d’e-mail, le PDF l’accompagne. Cela fonctionne avec :
Les notifications par e-mail intégrées (à chaque nouvelle soumission, configurées dans l’onglet Notify des paramètres du formulaire),
Les e-mails conditionnels (à la soumission ou à la mise à jour, configurés dans Advanced logic).
Notifications utilisant les modèles d’e-mail par défaut
Si vous utilisez les notifications par e-mail intégrées (onglet Notify → Email notifications ou Respondent notifications) avec un modèle d’e-mail Default, une option supplémentaire Attach generated PDF s’affiche :
Activez-la simplement et sélectionnez le modèle à utiliser : un PDF sera généré et joint à chaque e-mail envoyé.
Notifications intégrées ou conditionnelles utilisant des modèles d’e-mail personnalisés
Si vous utilisez des modèles d’e-mail personnalisés (dans l’onglet Notify ou dans Advanced Logic), vous devez activer la génération de PDF directement dans les paramètres de chaque modèle d’e-mail.
Étape 1 : configurez les notifications par e-mail classiques ou conditionnelles à l’aide de modèles d’e-mail personnalisés :
Étape 2 : accédez à Profile → Apps & integrations → Email templates, puis modifiez les modèles que vous utilisez. Faites défiler le panneau de droite jusqu’en bas, activez l’option Attach PDF to email et choisissez le modèle avec lequel générer le PDF :
Chaque fois que ce modèle d’e-mail personnalisé est déclenché, que ce soit par les paramètres Notify ou par les règles logiques On-submit/On-update, le PDF est automatiquement généré, joint à l’e-mail et enregistré dans le tableau des réponses.
Exemples concrets de workflows
Propositions et factures : à partir d’une demande client ou d’un formulaire commercial, générez automatiquement une proposition ou une facture au format PDF. Vous pouvez l’envoyer par e-mail au client pour confirmation et en adresser une copie à votre équipe pour la comptabilité interne.
Quiz et formations : dans une application de formation, vous pouvez générer et envoyer par e-mail un certificat de réussite en PDF lorsque le score du quiz final atteint le seuil de réussite (par exemple ≥ 90). Ou, dans un quiz de personnalité, vous pouvez générer un PDF personnalisé présentant les résultats et les analyses de l’utilisateur.
Offres d’emploi RH : à l’issue d’un processus de candidature, générez une offre en PDF et envoyez-la aux candidats retenus, tout en conservant une copie pour les RH.
💡 Inutile de partir de zéro ! Découvrez ces modèles prêts à l’emploi que vous pouvez enrichir avec la génération de PDF et personnaliser selon vos besoins :
📝 Demande de service client avec génération automatique de proposition en PDF : permettez à vos clients de demander des services, calculez les tarifs et générez automatiquement des propositions PDF sur mesure.
🧑💻 Workflow de suivi des candidatures : gérez les candidatures entrantes, suivez les candidats à chaque étape et générez automatiquement des offres en PDF pour les recrues retenues.
🧠 Test de personnalité DISC : évaluez le profil des participants et générez des PDF de résultats personnalisés juste après la soumission.
À retenir
Les modèles PDF transforment les réponses aux formulaires en documents soignés et réutilisables.
Vous pouvez générer des PDF manuellement, automatiquement ou de manière conditionnelle avec la logique. Tous les PDF sont enregistrés avec un horodatage et accessibles via les exports, les synchronisations et les API.
Joignez les PDF aux notifications ou conservez-les pour vos archives.
➡️ Vous souhaitez étendre votre workflow au-delà des e-mails envoyés à la soumission ? Découvrez le fonctionnement de la logique On Update pour automatiser des actions non seulement lors de la première soumission d’une réponse, mais aussi à chacune de ses mises à jour.
Vous pouvez ainsi garder vos PDF et vos notifications synchronisés au fil de l’évolution de vos projets, sans travail manuel supplémentaire.