Configurez des notifications par e-mail pour être informé des soumissions de formulaire et tenir vos utilisateurs au courant.
Grâce à l’onglet Notify de Formaloo, vous pouvez facilement envoyer des e-mails de confirmation aux répondants, recevoir des alertes pour les nouvelles soumissions et personnaliser vos modèles d’e-mail.
Comment configurer les notifications par e-mail
Accédez à votre éditeur de formulaire et ouvrez l’onglet Notify dans le panneau en haut à droite. Vous y trouverez deux sections principales :
Receive email notifications (pour les administrateurs et l’équipe)
Send email to respondents (pour les personnes qui soumettent le formulaire)
📥 Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles soumissions
Soyez averti, vous ou votre équipe, dès qu’une nouvelle soumission arrive.
✅ Étape par étape :
Ouvrez la section Receive email notifications et activez Receive email notifications,
Ajoutez votre adresse e-mail dans le champ Recipient email,
Si vous le souhaitez, ajoutez d’autres adresses dans le champ Forward email to (séparez les adresses par un espace),
Sélectionnez ou créez un modèle d’e-mail à utiliser pour les notifications,
Si vous le souhaitez, activez Attach generated PDF et choisissez le modèle PDF à utiliser.
Cette configuration vous garantit, à vous et à votre équipe, des mises à jour en temps réel et un accès facile aux données soumises.
📤 Envoyer des notifications par e-mail aux répondants
Envoyez automatiquement une copie de la soumission à la personne qui remplit le formulaire.
ℹ️️ Pour envoyer des notifications par e-mail aux répondants, votre formulaire doit comporter au moins un champ Email dans lequel le répondant peut indiquer son adresse e-mail.
Si votre formulaire comporte plusieurs champs Email, la notification ne sera envoyée qu’au premier d’entre eux.
✅ Étape par étape :
Ouvrez la section Send email to respondents et activez Send email to respondents,
Sélectionnez ou créez un modèle d’e-mail dans la liste déroulante,
Si vous le souhaitez, activez Attach generated PDF et choisissez le modèle PDF à utiliser, afin d’inclure une copie téléchargeable de la soumission.
Personnaliser les modèles d’e-mail
Formaloo propose un modèle d’e-mail par défaut, mais vous pouvez concevoir un modèle personnalisé incluant le logo de votre entreprise, des messages personnalisés ou des instructions supplémentaires pour les répondants.
Vous pouvez créer des modèles personnalisés pour les répondants comme pour les administrateurs :
Ajoutez votre identité de marque, comme un logo ou un pied de page personnalisé,
Incluez des données dynamiques issues des champs grâce à la reprise des réponses (par ex.
@name),Utilisez des modèles différents pour les e-mails destinés à l’équipe et aux répondants.
💡 Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mail personnalisés, consultez ces tutoriels :
Générer des PDF des soumissions (facultatif)
Si vous avez besoin d’une version PDF de chaque soumission pour l’archivage ou une documentation officielle, Formaloo vous permet de la générer automatiquement.
Dans l’onglet Notify, sous Receive email notifications comme sous Send email to respondents, activez l’option Attach generated PDF :
Cette fonctionnalité est idéale pour créer des copies téléchargeables ou imprimables des données soumises.
💡 Pour en savoir plus sur la génération et l’envoi de PDF personnalisés, consultez les guides ci-dessous :
Configurer des notifications par e-mail conditionnelles
En plus des notifications générales sur les nouvelles soumissions ou des e-mails de confirmation aux répondants, vous pouvez également configurer des notifications par e-mail conditionnelles.
Vous pouvez ainsi adapter l’expérience à chaque utilisateur. Par exemple, si une personne postule à un poste précis via votre formulaire de candidature, vous pouvez lui envoyer un e-mail de confirmation personnalisé mentionnant le poste exact auquel elle a postulé.
Pour en savoir plus sur la création de modèles d’e-mail personnalisés et la configuration de notifications conditionnelles, cliquez ci-dessous !