Une fois vos modèles prêts, vous pouvez transformer n’importe quelle soumission de formulaire en PDF en quelques clics, ou laisser le système s’en charger pour vous. Fini les copier-coller de détails de projet, de résultats de quiz ou de demandes clients d’un éditeur à l’autre pour préparer une proposition, une facture ou un certificat.
👉 Vous n’avez pas encore configuré vos modèles ? Commencez par créer des modèles PDF avant d’aller plus loin.
Que vous souhaitiez créer un PDF ponctuel pour une seule soumission, en générer un pour chaque entrée, ou les déclencher uniquement lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple « si le score est ≥ 90, générer un certificat »), vous gardez le contrôle total.
💡 Inutile de partir de zéro !
Essayez notre modèle prêt à l’emploi Demande de service client avec génération automatique de proposition en PDF ✨
Il calcule le prix estimé et génère une proposition PDF personnalisée en fonction des choix et du périmètre du projet. Vous pouvez le dupliquer et l’adapter entièrement à votre workflow.
1. Générer manuellement un PDF pour une seule réponse
Pour créer un PDF à partir d’une soumission individuelle, ouvrez votre tableau des réponses et cliquez sur Edit à côté de la soumission souhaitée. Le panneau latéral Edit row s’ouvre.
Faites défiler le panneau jusqu’en bas et repérez l’option Generate PDF using,
Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant et cliquez sur Generate,
Une fois le PDF créé, il apparaît dans la section Generated PDFs, avec un lien pour l’ouvrir immédiatement. Vous pouvez ensuite le télécharger ou l’imprimer selon vos besoins :
2. Générer automatiquement un PDF pour chaque soumission
Pour qu’un PDF soit généré automatiquement à chaque soumission, ouvrez votre formulaire dans l’éditeur et accédez à ses Settings.
Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu’à Generate a PDF for all responses,
Activez l’option et sélectionnez un modèle dans le menu déroulant :
💡 Cette option est idéale lorsque vous souhaitez que chaque soumission produise le même type de PDF, par exemple pour que votre équipe dispose instantanément d’un récapitulatif de chaque demande client.
Désormais, chaque nouvelle soumission générera automatiquement un PDF à partir du modèle choisi.
3. Générer des PDF selon certaines conditions
Vous pouvez également configurer des règles logiques pour générer des PDF de manière conditionnelle, en fonction des saisies de l’utilisateur ou de la valeur de variables. Vous pouvez ainsi créer des documents différents selon les scénarios.
💡 Consultez notre article Qu’est-ce que la logique dans Formaloo pour découvrir comment personnaliser le comportement de votre formulaire ou de votre application et créer des parcours personnalisés grâce à des actions conditionnelles.
Pour configurer une logique conditionnelle, modifiez votre formulaire et accédez à Settings → Advanced logic :
Dans la section On Submit ou On Update, ajoutez une ou plusieurs règles,
Définissez les conditions et choisissez le modèle PDF à utiliser :
Exemples :
Choisir le modèle de proposition à utiliser en fonction des services sélectionnés par le client :
If
Service typeisBranding, thenGenerate a PDFusingBranding ProposalIf
Service typeisSocial Media Marketing, thenGenerate a PDFusingSMM Proposal
Générer un certificat de fin de formation uniquement pour les utilisateurs ayant réussi le quiz final :
If
Final scoreis greater than or equal to90, thenGenerate a PDFusingCourse completion certificate
💡 Avec la logique On Update, vous pouvez également automatiser des actions à chaque modification d’une réponse, et pas seulement lors de sa première soumission. C’est particulièrement utile pour maintenir vos PDF et vos notifications à jour au fil de l’évolution de vos projets, sans travail manuel supplémentaire.
Comment les PDF sont enregistrés et gérés
Chaque PDF (généré manuellement ou automatiquement) est enregistré dans la section Generated PDFs, accessible en ouvrant ou en modifiant n’importe quelle ligne de soumission :
Pour un accès rapide, vous pouvez aussi ajouter une colonne Generated PDFs directement dans votre tableau des réponses afin d’ouvrir la liste en un clic.
Accédez à Options au-dessus du tableau → Columns → ajoutez la colonne View all PDFs aux colonnes visibles :
Chaque entrée affiche le nom du PDF (sous forme de lien), le modèle utilisé et un horodatage (date de génération),
Vous pouvez régénérer les PDF après toute modification de la soumission : ils utilisent toujours les données les plus récentes,
Les PDF ne sont jamais écrasés : chaque fois que vous (re)générez un PDF, une nouvelle copie est créée.
Tous les liens PDF sont inclus dans les exports, transmis aux feuilles Google Sheets synchronisées, ainsi que via les webhooks et les réponses de l’API.
➡️ Étape suivante : vous souhaitez envoyer ces PDF automatiquement ? Découvrez comment envoyer des PDF personnalisés via les notifications par e-mail.