Vous pouvez avoir besoin d’enregistrer ou d’imprimer une réponse à votre formulaire, par exemple :
Pour conserver des contrats ou accords signés,
Pour partager en interne la commande ou la demande d’un client,
Ou pour archiver des rapports d’enquête, des retours, des candidatures, etc.
Formaloo vous permet de générer et de télécharger facilement des copies PDF imprimables de vos réponses, à l’aide du modèle imprimable par défaut ou de vos propres modèles PDF personnalisés. Vous pouvez également imprimer des pages d’application ou des graphiques si nécessaire.
Imprimer ou enregistrer des réponses individuelles au format PDF
Étape 1 – Dans votre projet, ouvrez la soumission à enregistrer/imprimer
Ouvrez le projet contenant le formulaire, puis accédez à la page qui affiche vos soumissions (sous forme de tableau, de tableau Kanban ou de galerie).
Cliquez sur une ligne ou une carte pour afficher le détail de la soumission,
Faites défiler jusqu’en bas de la vue détaillée à droite,
Sous Generated PDFs, vous trouverez une copie PDF de la soumission générée automatiquement à l’aide du modèle imprimable par défaut,
Cliquez sur le nom du PDF pour l’ouvrir, le télécharger ou l’imprimer immédiatement :
Étape 2 – Générez un PDF à l’aide d’un modèle PDF personnalisé
En bas de la vue détaillée de la soumission, vous trouverez l’option « Generate PDF using », suivie d’un menu déroulant permettant de choisir un modèle PDF.
À partir de là, vous pouvez :
Régénérer un PDF à l’aide du modèle par défaut (par exemple, si la soumission a été mise à jour),
Choisir l’un de vos modèles personnalisés pour générer un PDF adapté et à votre image,
Cliquer sur + Add new template pour en créer un immédiatement.
Une fois le modèle sélectionné, cliquez sur Generate. Le PDF sera traité et apparaîtra dans la liste des Generated PDFs :
🎨 Vous pouvez entièrement personnaliser l’apparence de vos PDF, y compris votre logo, la mise en page et les informations de la soumission à inclure.
Utilisez des modèles personnalisés pour créer des contrats, des propositions, des rapports ou des synthèses personnalisés à votre image, qui n’affichent que les données de soumission dont vous avez besoin.
Étape 3 – Téléchargez ou imprimez le PDF généré
Lorsque le PDF est prêt, cliquez sur son nom pour l’ouvrir dans un nouvel onglet. Vous pouvez alors :
Le télécharger sur votre appareil, ou
L’imprimer immédiatement :
Chaque PDF généré reste enregistré dans la ligne ou la carte de la soumission pour un accès ultérieur.
💡 Vous pouvez générer plusieurs PDF pour une même soumission, par exemple un pour vos archives internes et un autre pour le client.
Il vous suffit de sélectionner un autre modèle et de cliquer à nouveau sur Generate :
🤖 Automatiser la génération de PDF pour toutes les soumissions
Directement dans les paramètres du formulaire (dans l’éditeur de formulaire), vous pouvez activer l’option Generate a PDF for all responses.
Choisissez ici l’un de vos modèles personnalisés afin que chaque nouvelle soumission génère automatiquement une copie PDF avec ce modèle, sans que vous ayez à les générer manuellement à chaque fois :
💡 Vous pouvez également utiliser la logique conditionnelle pour générer des PDF spécifiques selon les réponses du répondant.
Par exemple, dans un formulaire de demande de service client, vous pouvez :
Générer un PDF avec votre modèle PDF « Branding proposal » chaque fois que le service Branding est sélectionné, ou
Générer un PDF avec votre modèle PDF « Web design proposal » chaque fois que des services de conception web sont choisis.
Ainsi, chaque soumission produit automatiquement le bon document personnalisé.
➕ Ouvrir les PDF générés directement depuis votre tableau, tableau Kanban ou galerie
En mode Edit, accédez à Options au-dessus de votre tableau Responses, de votre tableau Kanban ou de votre galerie,
Dans les paramètres Columns, assurez-vous que la colonne View all PDFs est visible,
Dans chaque ligne ou carte, cliquez sur View all PDFs pour ouvrir, télécharger ou imprimer les PDF générés précédemment, ou en générer de nouveaux :
➕ Enregistrer des graphiques ou des pages d’application au format PDF
Pour enregistrer une vue graphique ou une page d’application au format PDF :
Ouvrez la page à enregistrer ou à imprimer,
Appuyez sur Ctrl + P (Windows) ou Commande + P (Mac),
Dans la boîte de dialogue d’impression, vous pouvez imprimer la page, ou
Définir la Destination sur Enregistrer au format PDF au lieu d’une imprimante, puis cliquer sur Enregistrer :
En résumé
Grâce à ces options, vous pouvez générer, enregistrer et imprimer un PDF par défaut ou personnalisé pour n’importe laquelle de vos réponses, soit automatiquement dès sa réception, soit manuellement à tout moment, même après la mise à jour d’une réponse.
💡 Vous pouvez également envoyer automatiquement par e-mail n’importe quel PDF personnalisé à votre équipe ou aux répondants lors de la soumission ou après toute mise à jour :