L’onglet Partagés avec moi regroupe les projets que vos collègues ont partagés directement avec vous, mais tout ce qui est partagé avec vous ne s’y retrouve pas forcément.
Qu’un projet apparaisse dans Partagés avec moi ou ailleurs dépend de la manière dont il a été partagé : au niveau du projet ou au niveau du dossier. Cet article explique cette différence, l’interaction avec les rôles de l’espace de travail et quelques cas particuliers à connaître.
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👥 Accès selon les rôles de l’espace de travail : Admin/Propriétaire ou Membre
L’accès aux dossiers et aux projets dans les espaces de travail Formaloo est contrôlé par des rôles :
Les Propriétaires & Admins de l’espace de travail ont accès par défaut à tous les dossiers (y compris Accueil) et à tous les projets,
Les Membres de l’espace de travail n’ont accès à rien par défaut : ils ne peuvent accéder qu’aux dossiers et projets explicitement partagés avec eux :
🔗 Partager un projet ou partager un dossier
Lorsqu’une personne partage un projet avec vous dans Formaloo, l’accès peut être accordé à deux niveaux :
Niveau du projet : un projet précis peut être partagé individuellement avec un Membre de l’espace de travail :
Niveau du dossier : un dossier entier peut être partagé avec un Membre de l’espace de travail ; tous les projets qu’il contient héritent du même niveau d’accès :
📌 Quelques remarques sur les dernières mises à jour :
ℹ️ L’accès Invité aux projets n’est plus pris en charge. Pour offrir un accès en lecture seule à des personnes extérieures à l’équipe de votre espace de travail, vous pouvez publier un projet et partager son URL publique.
🔗 En savoir plus dans Créer et partager un tableau de bord public.
ℹ️ La gestion des accès au niveau du formulaire n’est plus prise en charge. La section Gestion des accès ne figure plus dans les paramètres de partage du formulaire : l’accès est contrôlé en partageant le projet auquel le formulaire est associé.
🔎 Comment trouver un projet partagé avec vous
L’emplacement du projet dans votre tableau de bord dépend de la manière dont il a été partagé :
Si un projet a été partagé avec vous directement, sans que son dossier parent le soit, vous le trouverez dans l’onglet Partagés avec moi, dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord.
Si un projet a été partagé avec vous via le partage de son dossier parent, il n’apparaîtra pas dans l’onglet Partagés avec moi. Vous le trouverez dans le dossier partagé (consultez l’arborescence des dossiers à gauche).
Questions fréquentes
👀 Si vous êtes Membre de l’espace de travail et ne trouvez plus les projets que vous aviez créés dans le dossier Accueil :
Auparavant, le dossier Accueil était accessible par défaut à tous les membres de l’espace de travail, ce qui signifiait que les membres pouvaient y créer des projets sans se rendre compte qu’ils travaillaient dans un espace partagé. Depuis une récente mise à jour, seuls les Propriétaires & Admins de l’espace de travail ont accès au dossier Accueil. Les Membres ne le voient plus.
➡️ Comment résoudre ce problème :
Demandez au Propriétaire ou à un Admin de l’espace de travail de :
Retrouver les projets concernés dans son onglet Partagés avec moi,
Déplacer ces projets vers un dossier nouveau ou existant (autre que Accueil),
Partager ce dossier avec vous :
L’accès Membre vous permet de consulter les projets et de gérer les soumissions,
L’accès Admin vous permet de créer de nouveaux projets dans le dossier et de gérer entièrement les projets existants.
👀 Si vous êtes Membre de l’espace de travail et ne voyez pas l’option permettant de créer de nouveaux projets :
Auparavant, les Membres pouvaient créer des projets directement depuis le dossier Accueil. Désormais, Accueil étant réservé aux Propriétaires & Admins, un Membre doit disposer d’un dossier partagé avec un accès Admin pour pouvoir créer de nouveaux projets.
➡️ Comment résoudre ce problème :
Demandez au Propriétaire ou à un Admin de l’espace de travail de :
Créer un dossier qui vous est dédié, ou en choisir un existant dans l’espace de travail,
Partager ce dossier avec vous avec un niveau d’accès Admin : vous pourrez ainsi créer de nouveaux projets dans ce dossier et gérer entièrement les projets existants.
En résumé
Formaloo vous offre des moyens souples et précis de gérer les accès dans votre espace de travail. Les projets peuvent être partagés individuellement avec des collègues précis, ou l’accès peut être hérité automatiquement en partageant des dossiers entiers.
Selon la manière dont un projet a été partagé, vous le trouverez soit dans l’onglet Partagés avec moi, soit directement dans un dossier partagé de la navigation de votre espace de travail.
Comprendre ces différentes méthodes de partage facilite grandement l’organisation de la collaboration, le contrôle des autorisations et permet de s’assurer que chacun a accès exactement à ce dont il a besoin, ni plus ni moins.
Vous avez des questions ou rencontrez un comportement inattendu ? Contactez notre équipe support : nous sommes toujours ravis de vous aider 🧡