Les équipes dans Formaloo sont une fonctionnalité de collaboration puissante disponible dans les espaces de travail Enterprise. Elles vous aident à organiser vos membres, à simplifier l’attribution des tâches et à gérer plus efficacement les grands projets. Au lieu d’attribuer des tâches ou des enregistrements à chaque personne individuellement, vous pouvez les attribuer à une équipe entière : chacun reste aligné et vous gagnez un temps précieux.
📍 Inclus dans les forfaits : Enterprise, Team, Pro
Table des matières
Qu’est-ce qu’une équipe et pourquoi c’est important
Dans Formaloo, une équipe est un groupe de membres de l’espace de travail que vous pouvez gérer collectivement. Cette fonctionnalité est conçue pour les grandes organisations ou les environnements d’entreprise dans lesquels plusieurs personnes collaborent sur les mêmes workflows.
Grâce aux équipes, vous pouvez :
Organiser les membres par service ou par fonction, par exemple marketing, produit ou support.
Attribuer des enregistrements ou des tâches à une équipe entière à l’aide du champ d’attribution : la tâche apparaît automatiquement sur la page d’activité de chaque membre.
Garder vos projets organisés en regroupant les utilisateurs qui travaillent sur des projets similaires.
Améliorer la collaboration : chaque membre de l’équipe est informé lorsque de nouveaux enregistrements sont attribués.
Cette fonctionnalité garantit que votre espace de travail reste structuré et évolutif à mesure que votre organisation se développe.
Comment créer une nouvelle équipe
Suivez ces étapes pour créer votre première équipe :
Accédez à votre page d’accueil et cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Membres de l’espace de travail.
Dans le coin supérieur droit de la page Membres de l’espace de travail, cliquez sur Gérer les équipes.
Sélectionnez Créer une nouvelle équipe.
Saisissez le nom de l’équipe (par exemple, « équipe marketing » ou « équipe support ») et cliquez sur Créer l’équipe.
Votre nouvelle équipe est créée et prête à l’emploi. Vous pouvez y affecter des membres immédiatement ou revenir plus tard pour gérer sa composition.
Comment affecter une personne à une équipe
Une fois vos équipes créées, vous pouvez y affecter des personnes en quelques clics :
Cliquez sur votre icône de profil → Membres de l’espace de travail.
Repérez l’utilisateur que vous souhaitez affecter à une équipe.
À côté de son nom, cliquez sur l’icône d’équipe.
Sélectionnez une ou plusieurs équipes auxquelles affecter cet utilisateur.
Chaque personne peut appartenir à plusieurs équipes, ce qui est idéal pour les utilisateurs qui collaborent entre plusieurs services ou projets.
Vous pouvez également affecter des utilisateurs à des équipes directement depuis les onglets de gestion des accès lors du partage d’un formaloo ou d’un dossier. Les autorisations et la configuration des équipes se mettent ainsi en place naturellement au fil de votre travail.
💡 Conseil de pro : si votre organisation ajoute ou fait tourner fréquemment les membres de ses équipes, l’affectation des utilisateurs via les onglets de gestion des accès est le moyen le plus rapide de tenir à jour les accès et les responsabilités.
Consultez comment partager, modifier et supprimer l’accès des utilisateurs invités de votre espace de travail pour plus de détails.
Comment modifier ou supprimer une équipe
Vous pouvez facilement gérer vos équipes existantes à tout moment :
Accédez à votre icône de profil → Membres de l’espace de travail → Gérer les équipes.
Pour renommer une équipe, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de celle-ci.
Pour supprimer une équipe, cliquez sur l’icône de corbeille.
La suppression d’une équipe supprime uniquement le regroupement. Les membres restent actifs dans votre espace de travail.
💡 Conseil de pro : sur la page Membres de l’espace de travail, cliquez sur le nom d’une équipe pour filtrer instantanément la liste des membres qui en font partie. C’est particulièrement utile dans les grands espaces de travail comptant des dizaines de membres.
Cas d’usage des équipes dans Formaloo
Les équipes sont conçues pour fluidifier la collaboration dans différents secteurs et services. Voici comment les utiliser efficacement :
Agences marketing
Regroupez les membres de votre équipe par rôle, comme design, SEO ou gestion des clients.
Lorsque vous recevez de nouvelles soumissions de campagne ou des retours clients, attribuez la tâche directement à l’équipe marketing : chaque membre du groupe la verra sur sa page d’activité.
Pour une solution prête à l’emploi, essayez ce modèle :
👉 Questionnaire client pour web designer
Équipes de gestion de projet
Créez des équipes dédiées aux développeurs, à l’assurance qualité et aux chefs de projet.
Chaque fois que de nouveaux problèmes ou de nouvelles mises à jour surviennent, attribuez-les à la bonne équipe en un clic au lieu de sélectionner manuellement chaque utilisateur.
Pour un workflow prêt à l’emploi, découvrez ce modèle :
👉 Suivi de projet et gestion des tâches
Établissements d’enseignement ou associations
Créez des équipes pour les enseignants, les bénévoles ou les coordinateurs.
Attribuez les inscriptions aux événements, les devoirs ou les évaluations de projets à l’équipe concernée pour que chacun soit informé.
Vous pouvez utiliser ce formulaire prêt à l’emploi pour l’éducation pour démarrer :
👉 Modèle d’inscription à un cours
Conclusion
Les équipes dans Formaloo sont une fonctionnalité essentielle pour les grandes organisations qui utilisent le forfait Enterprise.
Elles vous aident à :
Organiser clairement vos membres par fonction ou par service.
Attribuer plus rapidement les enregistrements et les tâches, avec moins d’étapes manuelles.
Renforcer la responsabilisation des équipes en garantissant que chaque enregistrement attribué apparaît dans les tableaux de bord des membres.
Si votre organisation gère de nombreux utilisateurs ou projets, l’utilisation des équipes simplifiera considérablement votre gestion et rendra Formaloo plus collaboratif, évolutif et efficace.
💡 Conseil de pro : vous souhaitez que les membres de votre équipe modifient directement vos formaloos ? Consultez comment autoriser votre équipe à modifier vos formaloos.
Questions fréquentes
Q1 : qui peut créer et gérer des équipes dans Formaloo ?
Seuls les admins de l’espace de travail peuvent créer, modifier ou supprimer des équipes. Les membres peuvent voir les équipes auxquelles ils appartiennent, mais ne peuvent pas les modifier directement.
Q2 : les équipes sont-elles disponibles avec tous les forfaits Formaloo ?
Non. Les équipes sont disponibles exclusivement avec le forfait Enterprise. Cette fonctionnalité est conçue pour les grandes organisations qui ont besoin d’une collaboration structurée et de l’attribution de tâches à plusieurs utilisateurs.
Q3 : puis-je attribuer une tâche ou un enregistrement à plusieurs équipes à la fois ?
Actuellement, un enregistrement ne peut être attribué qu’à une seule équipe à la fois, mais les membres peuvent appartenir à plusieurs équipes. Chaque tâche est ainsi prise en charge par un groupe précis, sans confusion.
Q4 : que se passe-t-il lorsque je supprime une équipe ?
La suppression d’une équipe supprime ce regroupement, mais ne supprime aucun utilisateur ni aucune donnée. Les enregistrements attribués à cette équipe restent accessibles, mais ne sont plus liés à l’équipe supprimée.
Q5 : comment les équipes fonctionnent-elles avec les champs d’attribution ?
Lorsque vous utilisez un champ d’attribution dans un formaloo, vous pouvez choisir une équipe comme destinataire au lieu d’utilisateurs individuels. Tous les membres de l’équipe verront automatiquement cet enregistrement sur leur page d’activité.
Q6 : puis-je déplacer des membres d’une équipe à une autre par la suite ?
Oui. Vous pouvez ajouter ou retirer des membres à tout moment sans incidence sur leurs formulaires, leurs dossiers ou leurs autres accès. Les modifications prennent effet immédiatement dans tous les formaloos concernés.
Q7 : combien d’équipes puis-je créer dans un espace de travail ?
Il n’existe aucune limite stricte. Les utilisateurs Enterprise peuvent créer autant d’équipes que nécessaire pour refléter la structure de leur organisation, leurs services, leurs clients ou leurs agences régionales.
Q8 : les utilisateurs invités peuvent-ils être ajoutés à des équipes ?
Non. Les équipes sont réservées aux membres de l’espace de travail. Les formaloos ou dossiers peuvent être partagés individuellement avec des utilisateurs invités, mais ceux-ci ne peuvent pas être regroupés en équipes.
En savoir plus dans comment partager, modifier et supprimer l’accès des utilisateurs invités de votre espace de travail.
Q9 : puis-je filtrer ou afficher toute l’activité d’une même équipe ?
Oui. Lorsque vous cliquez sur le nom d’une équipe depuis la page Membres de l’espace de travail, seuls les utilisateurs de cette équipe s’affichent, ce qui facilite le suivi de l’avancement ou l’examen des attributions.
Q10 : pourquoi utiliser des équipes plutôt que d’attribuer les tâches manuellement ?
Les équipes vous font gagner du temps, réduisent les erreurs humaines et garantissent que chaque personne responsable est prévenue automatiquement. C’est le moyen le plus efficace de gérer une responsabilité partagée dans les grands espaces de travail.
Q11 : peut-on renommer une équipe sans perdre ses attributions existantes ?
Oui. Renommer une équipe n’a aucune incidence sur ses tâches, ses membres ou ses enregistrements attribués : tous les liens sont conservés.
Q12 : les attributions d’équipe apparaissent-elles dans les rapports ou les analyses ?
Oui. Lorsque vous utilisez des champs d’attribution pour des équipes, ces enregistrements apparaissent dans vos rapports et vos journaux d’activité, ce qui vous aide à analyser la répartition de la charge de travail.