Le champ Assignee vous permet d’attribuer n’importe quelle réponse à un membre ou à une équipe : la responsabilité devient claire, les enregistrements sont acheminés vers la bonne personne ou le bon service, et tous les enregistrements attribués apparaissent comme des tâches à traiter dans l’Activity page de chaque membre de l’espace de travail.
Il est utile chaque fois qu’une réponse a besoin d’un responsable désigné :
Un ticket de support attribué à un agent précis,
Une tâche de projet attribuée à un membre de l’équipe,
Un prospect attribué à un gestionnaire de compte,
Vous pouvez également ajouter plusieurs responsables sur un même formulaire, pour les processus où différentes parties d’une même réponse relèvent de personnes ou de services différents. Un dossier de départ d’employé, par exemple, peut comporter une section pour le responsable direct, une pour le service informatique et une pour les RH et la paie, chacune avec son propre responsable et sa propre date d’échéance, suivies et traitées indépendamment.
Comment ajouter un champ Assignee à votre formulaire
Ouvrez votre formulaire dans l’éditeur et cliquez sur +Add field,
Recherchez Assignee et ajoutez-le à votre formulaire.
Vous pouvez ajouter autant de champs Assignee que nécessaire à votre processus, par exemple un par section si vous souhaitez acheminer différentes parties d’une réponse vers différentes personnes.
Cliquez sur le champ pour ouvrir son panneau de paramètres :
Admin-only : par défaut, le champ Assignee est réservé aux administrateurs et n’est pas visible dans la version publique du formulaire. Désactivez cette option si vous souhaitez que les répondants puissent choisir eux-mêmes le responsable.
Assignee type : indiquez si ce champ doit permettre l’attribution à des membres de l’équipe, à une équipe, ou aux deux. Ce choix détermine les options proposées lors de l’attribution d’un enregistrement.
Default answer : définissez un responsable par défaut pour que chaque nouvelle réponse soit automatiquement attribuée à une personne ou à une équipe donnée dès sa création.
💡 Vous pouvez créer des Teams pour regrouper les membres de votre espace de travail par service ou selon tout autre critère. Une fois configurées, vous pouvez attribuer des réponses à toute une équipe plutôt qu’à une personne précise, et utiliser les équipes pour contrôler les pages et les menus que chaque groupe peut voir dans vos applications et portails.
Attribuer différentes parties d’une réponse à différents membres ou équipes
Vous pouvez ajouter plusieurs champs Assignee au même formulaire, un pour chaque personne ou équipe qui doit intervenir. Cette approche est idéale lorsqu’une réponse nécessite la contribution ou l’action de plusieurs personnes, mais qu’il est important de tout conserver dans un seul enregistrement consolidé.
Prenons l’exemple d’un formulaire de départ d’employé. Le formulaire peut comporter trois sections, chacune avec son propre champ Assignee :
Le responsable direct doit ajouter des notes sur le transfert de connaissances et la passation,
Le service informatique doit gérer la restitution du matériel et la révocation des accès,
Les RH doivent confirmer les détails du dernier salaire et de l’indemnisation des congés non pris.
Chaque section du formulaire peut avoir son propre champ Assignee, et vous pouvez rendre certaines parties de la réponse visibles uniquement par les membres ou les équipes concernés, afin que chacun ne voie et ne remplisse que ce qui le concerne, le tout dans le même enregistrement.
Une réponse, plusieurs responsables : chacun traite sa propre partie, et toutes les données sont regroupées dans un seul enregistrement consolidé.
Attribuer des enregistrements manuellement ou automatiquement grâce à la logique
Il existe trois façons d’attribuer une réponse, et elles peuvent toutes être utilisées conjointement sur un même formulaire.
➔ Définir un responsable par défaut :
Si une tâche revient toujours à la même personne ou à la même équipe (par exemple, la révocation des accès est toujours gérée par le CTO de l’entreprise), définissez une réponse par défaut pour ce champ Assignee. Chaque nouvelle réponse sera automatiquement attribuée à cette personne ou à cette équipe lors de sa création.
➔ Attribuer manuellement en modifiant une réponse :
Pour attribuer ou réattribuer un enregistrement, ouvrez-le dans le panneau de modification de ligne. En haut du panneau, vous verrez un raccourci Assign pour chaque champ Assignee du formulaire.
Cliquez sur Assign to pour sélectionner un membre ou une équipe, puis sur le × à côté d’un nom pour supprimer l’attribution.
➔ Attribuer automatiquement grâce à la logique avancée :
Lorsque le bon responsable dépend du contenu de la réponse, configurez une règle de logique avancée pour attribuer automatiquement l’enregistrement en fonction de la valeur de n’importe quel champ.
Dans l’exemple du départ d’employé, la section du responsable direct doit être attribuée à une personne différente selon le service de l’employé. Vous pouvez la configurer avec des règles telles que :
If Department is Engineering → assign "Direct manager" to the Engineering team managerIf Department is Sales → assign "Direct manager" to the Sales team manager
La même approche fonctionne pour tout processus où le bon responsable dépend du contenu de l’enregistrement. Sur un formulaire de demande de support, par exemple :
If issue type is "Bug" → assign to the Engineering teamIf issue type is "Billing" → assign to the Finance teamIf priority is "Critical" → assign to the senior support lead for immediate handling
Lors de la création de l’enregistrement, Formaloo vérifie les conditions et renseigne automatiquement le bon responsable, sans aucune étape manuelle.
💡 Vous pouvez décrire des règles logiques en langage naturel à l’aide du Logic Agent et laisser l’IA les configurer pour vous !
Suivre les tâches attribuées depuis l’Activity Page
Chaque membre de l’espace de travail dispose d’une Activity page dans son tableau de bord Formaloo. Toute réponse qui lui est attribuée, dans l’ensemble des projets dont il est membre, y apparaît automatiquement.
💡 Chaque entrée de l’Activity Page peut également afficher une Due date et un Status à côté de l’attribution, afin que chacun sache ce qui est en attente et à quelle échéance.
Créer des vues personnalisées pour que chaque équipe ne voie que sa partie
Vous pouvez créer des pages distinctes dans votre application ou votre portail pour chaque service, afin que lorsqu’un membre de l’équipe ouvre le projet, il ne voie que les réponses et les champs qui le concernent.
Ajoutez une page à votre projet pour chaque équipe, par exemple un tableau de bord Manager, un tableau de bord CTO et un tableau de bord Paie.
➔ Définir l’accès au niveau de la page :
Cliquez sur les trois points à côté de chaque page, accédez à Access,
Définissez l’accès interne sur Specific teams only et choisissez l’équipe concernée.
Ainsi, seuls les membres de cette équipe peuvent voir et ouvrir la page lorsqu’ils se trouvent dans le projet.
➔ Ajoutez un bloc Table ou Kanban à chaque page, associé à votre formulaire. Dans chaque bloc, vous pouvez :
Contrôler la visibilité des colonnes :
Accédez aux Options du bloc ➔ Columns ou Card display. Rendez visibles les colonnes que chaque équipe doit voir et traiter, et masquez les autres, afin que personne ne voie des champs qui ne le concernent pas.
Définir un accès basé sur le responsable :
Accédez aux Options du bloc ➔ Manage Access ➔ faites défiler jusqu’à Assignee field access. Sélectionnez le champ Assignee concerné et ajustez les paramètres de consultation et de modification :
Allow team members to view assigned entries : chaque personne qui consulte ce tableau de bord ne voit que les enregistrements qui lui sont attribués, sans exposer ceux attribués aux autres.
Allow team members to edit assigned entries : les membres de l’équipe peuvent également modifier ces enregistrements directement depuis le tableau de bord.
Pour l’administrateur qui a besoin d’une vue d’ensemble (par exemple, pour générer un rapport consolidé une fois les trois sections remplies), créez un tableau de bord Admin distinct, avec toutes les colonnes visibles et sans filtrage par responsable.
Quand et où utiliser le champ Assignee
Le champ Assignee est idéal pour tout processus où la responsabilité et la redevabilité comptent. Vous trouverez ci-dessous des exemples concrets avec des modèles prêts à l’emploi.
Gestion de projet : attribuer et suivre automatiquement chaque tâche
Imaginez que vous avez créé dans Formaloo un formulaire et un tableau de bord de gestion de projet, où votre équipe suit les nouvelles tâches, les bugs ou les jalons.
Grâce au champ Assignee, votre chef de projet peut attribuer les nouvelles tâches ou les nouveaux enregistrements directement aux membres ou aux équipes depuis la vue du formulaire ou le Data Block.
Une fois attribuée, chaque tâche apparaît instantanément dans l’Activity Page du responsable, comme dans un gestionnaire de tâches intégré. L’utilisateur désigné peut alors mettre à jour l’avancement, modifier le statut ou marquer la tâche comme terminée, le tout dans la même application.
Votre espace de travail Formaloo devient ainsi un véritable système de gestion de projet, où les responsabilités sont visibles par tous.
👉 Essayez dès maintenant avec le modèle Project tracker. Il comprend des tableaux de bord, des champs de tâche et une logique d’attribution prête à l’emploi.
Ventes et CRM : attribuer automatiquement les prospects à vos commerciaux
Dans une équipe commerciale très active, chaque prospect compte. Grâce au champ Assignee, vous pouvez attribuer automatiquement les nouvelles demandes de clients à des commerciaux ou à des gestionnaires de compte précis.
Lorsqu’une nouvelle réponse arrive, elle est immédiatement visible dans l’Activity Page du commercial désigné, qui peut ainsi assurer le suivi sans manquer aucun prospect.
Vous bénéficiez ainsi de passations plus fluides, de délais de réponse plus courts et d’une visibilité complète sur votre CRM.
👉 Créez dès aujourd’hui votre pipeline commercial avec le modèle Sales CRM. Il comprend le suivi des prospects, la gestion des contacts et des processus d’attribution automatisés.
Support et gestion des services : acheminer instantanément les tickets vers la bonne équipe
Les équipes de support traitent souvent de nombreuses demandes chaque jour. Le champ Assignee vous aide à rationaliser ce travail en attribuant chaque ticket de support au bon agent ou au bon service.
Une fois attribué, le ticket apparaît automatiquement dans l’Activity Page de l’utilisateur désigné, ce qui crée une liste de tâches claire pour chaque agent du support.
Votre équipe peut ainsi gérer les tickets de support, prioriser les problèmes urgents et les résoudre plus rapidement, le tout dans Formaloo.
👉 Commencez avec le modèle Support ticket portal. Il est préconfiguré avec des statuts de ticket, le suivi des priorités et le champ Assignee intégré.
Enseignement et formation : attribuer des apprenants, des cours ou des tâches aux formateurs
Si vous proposez des cours en ligne ou des programmes de formation internes, le champ Assignee vous aide à gérer les devoirs et la progression des apprenants.
Vous pouvez attribuer chaque apprenant ou chaque réponse liée à un cours à un formateur ou à une équipe pédagogique précise, pour garantir un retour personnalisé et un meilleur suivi.
Chaque enregistrement attribué (comme l’inscription d’un apprenant à un cours ou un projet) apparaît dans l’Activity Page du formateur, qui peut ainsi l’examiner et en assurer le suivi facilement.
👉 Lancez votre propre classe numérique avec le modèle Custom learning app and online course portal. Il comprend l’inscription des apprenants, des tableaux de bord de progression et des processus de notation prêts à personnaliser.
En résumé
Le champ Assignee attribue un responsable clair à chaque réponse : les responsabilités deviennent visibles, les enregistrements sont automatiquement acheminés vers la bonne personne ou la bonne équipe, et tout le travail attribué apparaît comme des tâches à traiter dans l’Activity Page de chaque membre.
Vous pouvez attribuer manuellement, définir une valeur par défaut ou laisser la logique s’en charger en fonction du contenu de l’enregistrement.
Que vous travailliez avec un seul responsable ou que vous coordonniez plusieurs équipes, vous pouvez contrôler précisément ce que chaque personne voit et peut traiter, jusqu’au niveau des champs et des pages.
Questions fréquentes
Q1 : Que se passe-t-il lorsque j’attribue un enregistrement à l’aide du champ Assignee ?
L’enregistrement est automatiquement associé à cette personne ou à cette équipe et apparaît comme une tâche dans son Activity Page. Il reste visible pour tous les administrateurs dans l’onglet des données de l’application.
Q2 : Puis-je attribuer un enregistrement à plusieurs personnes ?
Oui. Il vous suffit d’ajouter plusieurs champs Assignee dans votre éditeur de formulaire. Chaque champ peut attribuer l’enregistrement à un utilisateur ou à une équipe différents.
Q3 : Peut-on attribuer des enregistrements à des utilisateurs extérieurs à l’espace de travail ?
Non. Le champ Assignee ne fonctionne qu’avec les membres ou les équipes de l’espace de travail. Les utilisateurs externes peuvent accéder aux formulaires partagés, mais aucun enregistrement ne peut leur être attribué.
Q4 : Puis-je automatiser l’attribution ?
Oui. Utilisez la logique avancée pour attribuer automatiquement des enregistrements en fonction des réponses (par exemple, attribuer les « problèmes de support » à votre équipe Support).
Q5 : Puis-je modifier ou supprimer un responsable après la création d’un enregistrement ?
Oui. Vous pouvez modifier ou supprimer l’utilisateur désigné à tout moment depuis l’onglet des données. Les modifications sont immédiatement répercutées dans l’Activity Page du responsable.
Q6 : Que se passe-t-il lorsqu’un responsable quitte l’espace de travail ?
L’enregistrement reste dans le système, mais n’a plus de responsable. Vous pouvez le réattribuer manuellement à un autre utilisateur ou à une autre équipe.
Q7 : Le champ Assignee apparaît-il dans les rapports exportés ?
Oui. Lorsque vous exportez les données de votre formulaire, le nom du responsable (ou de l’équipe) apparaît dans la colonne correspondante pour faciliter le suivi.
Q8 : Le champ Assignee est-il visible par les répondants du formulaire public ?
Par défaut, non. Il s’agit d’un champ réservé aux administrateurs, mais vous pouvez activer sa visibilité pour des cas d’usage internes.
Q9 : Quelle est la meilleure façon de tester le champ Assignee ?
Ajoutez un champ Assignee à votre formulaire, attribuez-vous un enregistrement de test, puis consultez votre Activity Page. Vous verrez instantanément comment les enregistrements se transforment en tâches à traiter.