Le champ Status de Formaloo aide les équipes à rester alignées en indiquant clairement où en est chaque tâche ou enregistrement dans votre processus. Il s’agit d’un champ au niveau de l’espace de travail qui prend en charge la gestion structurée des tâches, les approbations et les processus de relecture, idéal pour faire avancer les projets sans accroc entre les équipes.
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Table des matières
Qu’est-ce que le champ Status et pourquoi il est utile
Le champ Status vous permet de catégoriser et de suivre l’avancement des enregistrements dans vos applications ou formulaires. Que vous gériez des projets, des relectures de contenu ou des demandes d’approbation, il donne à chaque membre de l’équipe une vision immédiate de ce qui est en attente, en cours ou terminé.
Par défaut, le champ comprend :
To Do
In Progress
On Hold
In Review
Done
Vous pouvez entièrement personnaliser ces options (renommer, ajouter ou supprimer des étapes) pour les adapter au processus de votre équipe.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :
Suivre les jalons et les livrables d’un projet
Gérer les étapes d’approbation ou de relecture
Organiser des pipelines opérationnels complexes
Garantir la responsabilisation au sein des équipes
💡 Astuce : associez le champ Status au champ Assignee pour attribuer un responsable à chaque enregistrement et responsabiliser votre équipe.
Comment ajouter un champ Status
Suivez ces étapes pour ajouter et configurer un champ Status :
Ouvrez votre Form Editor.
Cliquez sur + Add field dans le coin supérieur gauche.
Recherchez Status et cliquez dessus pour l’insérer.
Personnalisez vos étapes : cliquez sur la section choices pour ajouter, renommer ou supprimer des options.
Une fois le champ ajouté, vous pouvez facilement attribuer ou modifier le statut de chaque enregistrement.
💡 Astuce : vous pouvez également utiliser le Form Creation Agent pour générer instantanément un formulaire, puis y ajouter le champ Status pour suivre votre processus.
Où afficher et utiliser le champ Status
Vous pouvez afficher et gérer le champ Status dans deux sections principales de votre espace de travail : les Data Blocks et l’Activity Page.
Data Blocks
Le champ Status apparaît automatiquement dans tous les Data Blocks, vos tableaux principaux de réponses aux formulaires.
Vous pouvez alors :
Modifier le statut de n’importe quel enregistrement
Trier ou filtrer les enregistrements par statut
Visualiser rapidement l’avancement de toutes les tâches
Activity Page
L’ Activity Page affiche toutes les tâches attribuées avec leur statut actuel dans une seule vue.
Utilisée avec le champ Assignee, elle permet aux membres de l’équipe de voir le statut de chaque tâche qui leur est attribuée, de suivre l’avancement et de mettre à jour les statuts directement.
Vous pouvez également filtrer et trier les tâches par statut, responsable ou date d’échéance.
Cas d’usage concrets
Voyons comment différentes équipes et différents secteurs peuvent tirer parti du champ Status :
1. Gestion de projet
Un chef de projet peut utiliser le modèle Project Tracker pour suivre les livrables de chaque client ou service.
Chaque enregistrement représente une tâche ou un jalon. Vous pouvez mettre à jour le statut à mesure que les tâches passent de To Do → In Progress → In Review → Done.
Chaque partie prenante voit ainsi d’un coup d’œil ce qui est dans les temps ou en retard, et vous pouvez trier le tableau par statut pour vous concentrer sur les éléments en attente lors des réunions de suivi.
2. Enseignement et gestion des étudiants
Dans un établissement d’enseignement, le modèle Student Management App peut utiliser le champ Status pour suivre la progression des étudiants, les candidatures ou les devoirs.
Par exemple :
To Do : devoir non commencé
In Progress : l’étudiant y travaille actuellement
In Review : l’enseignant examine le rendu
Done : devoir terminé et noté
Cette configuration permet aux administrateurs et aux enseignants de visualiser la progression de l’apprentissage ou de suivre les étapes de traitement des candidatures, le tout dans un tableau de bord partagé.
3. RH et opérations internes
Les équipes RH peuvent utiliser le modèle Vacation Request Form avec un champ Status pour gérer efficacement les demandes des employés.
Chaque enregistrement représente une demande de congés ou d’absence.
Les statuts peuvent être :
Soumise : en attente d’approbation
In Review : les RH examinent la demande
Approuvée : congé approuvé
Refusée : refusée avec des remarques
Cette structure simple aide les RH à filtrer rapidement les demandes et à communiquer l’avancement en toute transparence au sein de l’équipe.
4. Processus marketing et de contenu
Les équipes marketing peuvent suivre les éléments de campagne ou les publications sur les réseaux sociaux tout au long des étapes de relecture et de publication.
Exemples de statuts : Brouillon → En conception → In Review → Approuvé → Publié.
Chaque élément de campagne peut être attribué à un membre de l’équipe et suivi depuis l’Activity Page, afin qu’aucun contenu ne soit perdu ou retardé avant le lancement.
👉 Astuce : utilisez les Teams pour attribuer des accès basés sur les rôles à des projets ou services spécifiques et faciliter la collaboration.
Conclusion
Le champ Status offre à votre équipe une visibilité en temps réel sur chaque tâche et chaque enregistrement de votre espace de travail. Que vous suiviez des livrables de projet, la progression d’étudiants ou des demandes internes, il apporte structure et clarté à chaque processus.
Questions fréquentes (FAQ)
1. À quoi sert le champ Status ?
Le champ Status permet de suivre l’avancement ou la phase actuelle de toute tâche, de tout enregistrement ou de tout processus dans Formaloo.
2. Puis-je modifier ou renommer les statuts par défaut ?
Oui. Vous pouvez facilement renommer, ajouter ou supprimer des options de statut dans les paramètres du champ.
3. Le champ Status est-il disponible dans tous les forfaits ?
Non. Il fait partie du forfait Enterprise et est disponible au niveau de l’espace de travail.
4. Puis-je l’utiliser pour gérer des approbations ?
Oui. Vous pouvez renommer les options (par ex. En attente, Approuvé, Refusé) pour créer un processus d’approbation simple.
5. Comment afficher tous les enregistrements regroupés par statut ?
Utilisez les filtres ou les options de tri du Data Block pour afficher et gérer les enregistrements selon leur statut actuel.
6. Est-il intégré à l’Activity Page ?
Oui. Chaque tâche attribuée affiche son statut dans l’Activity Page, ce qui aide les équipes à suivre l’avancement.
7. Puis-je automatiser les changements de statut ?
Oui. Grâce à la logique de formulaire (Form Logic), vous pouvez mettre à jour automatiquement le statut d’un enregistrement en fonction des actions ou des réponses des utilisateurs.
8. Plusieurs utilisateurs peuvent-ils modifier le statut ?
Tout membre de l’équipe disposant des droits de modification sur le formulaire ou l’espace de travail peut mettre à jour le statut.
9. Puis-je exporter les statuts avec mes données ?