Comprendre le fonctionnement de l’accès des utilisateurs dans Formaloo vous aide à gérer vos projets en toute sécurité et à collaborer efficacement. Que vous travailliez avec des collègues au sein de votre espace de travail ou que vous invitiez des clients à interagir via vos portails, connaître la différence entre utilisateurs internes et externes est essentiel pour le contrôle, la sécurité et l’évolutivité.
Ce guide présente chaque type d’utilisateur, la manière de les gérer et leurs différences, avec des liens vers des articles associés pour approfondir.
Table des matières
Que sont les utilisateurs internes ?
Les utilisateurs internes sont les personnes que vous ajoutez directement à votre espace de travail Formaloo.
Ils peuvent consulter, modifier ou gérer vos projets, selon les autorisations que vous leur accordez.
Les utilisateurs internes sont vos collègues, les personnes qui collaborent à la conception des formulaires, à la configuration de la logique, aux tableaux de bord ou à l’analyse des données. Ils doivent disposer d’un compte Formaloo et vérifier leur adresse e-mail avant de pouvoir accéder à votre espace de travail.
💡 Découvrez comment gérer l’équipe de votre espace de travail dans Comment gérer l’accès de votre équipe à vos dossiers et formulaires.
Quels niveaux d’accès les utilisateurs internes peuvent-ils avoir ?
Chaque membre de l’équipe dispose d’un rôle qui détermine ce qu’il peut faire dans votre espace de travail. Voici le détail de chaque niveau :
Member (lecture et modification des données et des lignes)
Peut consulter, modifier et supprimer des réponses ou des envois.Editor (accès complet aux réponses + modification des applications et formulaires)
Peut modifier la logique, les calculateurs ou la structure des formulaires.Admin (accès complet + modification et suppression des applications et formulaires)
Peut modifier et supprimer des formulaires ou des applications dans l’espace de travail.Owner (propriété complète)
Dispose de toutes les autorisations, y compris le déplacement ou la suppression de dossiers et la gestion des droits de propriété.
💡 Découvrez comment permettre à votre équipe de modifier vos projets Formaloo en toute sécurité dans Comment permettre à votre équipe de modifier des formulaires et des projets.
Comment ajouter ou retirer des utilisateurs internes
Accédez à votre page d’accueil et cliquez sur votre photo de profil.
Cliquez sur Workspace Members.
Pour ajouter des utilisateurs, saisissez leur adresse e-mail dans le champ et cliquez sur Invite.
Pour retirer un utilisateur, cliquez sur les trois points (⋮) à côté de son nom et sélectionnez Remove.
💡 Pour collaborer efficacement, consultez Collaborer avec votre équipe et votre audience.
Limites d’utilisateurs internes par forfait
Chaque forfait Formaloo comprend un nombre défini de places pour l’équipe interne :
Forfaits Free et Pro : 1 Admin ou Editor
Forfait Team : 3 Admins ou Editors
Vous trouverez plus de détails sur la page des tarifs Formaloo, ou vous pouvez contacter l’assistance pour passer à un forfait supérieur.
💡 Vous souhaitez partager des projets avec des clients qui n’ont pas besoin d’accès en modification ? Consultez Comment partager, modifier et supprimer l’accès à votre espace de travail (utilisateurs invités).
Que sont les utilisateurs externes ?
Les utilisateurs externes sont des clients ou des membres qui interagissent avec vos formulaires ou vos portails, et non avec votre espace de travail interne.
Ils n’ont pas besoin de compte Formaloo. Ils s’inscrivent ou se connectent directement à votre portail ou à votre environnement Memory Form. Selon vos paramètres, ils peuvent consulter ou modifier uniquement leurs propres données, mais ne peuvent pas modifier les formulaires ni les pages.
💡 Découvrez comment personnaliser l’accès externe dans Comment restreindre l’accès des utilisateurs aux pages de votre portail.
Comment ajouter et gérer des utilisateurs externes
Vous pouvez ajouter ou gérer des utilisateurs externes depuis votre projet de portail :
Ouvrez votre projet de portail dans le tableau de bord.
Accédez au User Directory.
Cliquez sur Add New User pour ajouter des utilisateurs manuellement, ou autorisez les inscriptions publiques.
Attribuez les rôles utilisateur et les autorisations d’accès nécessaires.
Les utilisateurs externes peuvent se connecter et gérer leurs propres données via l’interface du portail.
💡 Consultez tous les détails dans Comment ajouter de nouveaux utilisateurs à votre portail et Comment créer et attribuer des rôles utilisateur dans votre portail.
Limites d’utilisateurs externes par forfait
Chaque forfait offre un nombre fixe de places d’utilisateurs externes par annuaire :
Forfait Free : 20 utilisateurs externes
Forfait Pro : 100 utilisateurs externes
Forfait Team : 200 utilisateurs externes
Consultez tous les détails sur la page des tarifs de Formaloo ou contactez l’assistance pour acheter des places d’utilisateurs supplémentaires.
💡 Vous souhaitez que les utilisateurs se connectent et consultent leurs propres données ? Découvrez-en plus dans Comment activer la connexion et l’inscription dans votre portail et Comment permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier leurs propres données dans votre portail.
Comparaison entre utilisateurs internes et externes
Fonctionnalité / Accès | Utilisateurs internes | Utilisateurs externes |
Qui sont-ils | Membres de l’équipe de votre espace de travail | Clients ou utilisateurs publics |
Type d’accès | Tableau de bord, formulaires et projets | Portails, formulaires ou pages |
Compte requis | Compte Formaloo obligatoire | Aucun compte Formaloo requis |
Peuvent modifier les formulaires | ✅ Oui | ❌ Non |
Peuvent modifier les réponses | ✅ Oui (si autorisé) | ✅ Uniquement leurs propres réponses |
Places par forfait | 1 (Free/Pro), 3 (Team) | 20 (Free), 100 (Pro), 200 (Team) |
Cas d’usage courant | Collaboration d’équipe, configuration de projets | Portails clients ou étudiants, tableaux de bord clients |
🖼️ Combinez les deux types dans des Memory Forms pour créer un flux de travail hybride : les utilisateurs internes gèrent les données, tandis que les utilisateurs externes mettent à jour leurs propres enregistrements. Découvrez les modèles ici.
Synthèse : choisir le bon type d’utilisateur pour votre projet
Choisir le bon type d’utilisateur vous aide à :
Collaborer en toute sécurité au sein de votre espace de travail.
Protéger les données grâce à des autorisations adaptées.
Impliquer vos clients via des portails sécurisés.
Développer votre activité en ajoutant de nouveaux utilisateurs à mesure que votre équipe ou votre audience s’agrandit.
Utilisez les utilisateurs internes pour la gestion d’équipe et la modification des projets, et les utilisateurs externes pour les formulaires, portails ou vues de données destinés aux clients.
💡 Pour une vue d’ensemble de la collaboration avec votre équipe et votre audience, lisez Collaborer avec votre équipe et votre audience.
FAQ
1. Les utilisateurs internes ont-ils besoin d’un compte Formaloo ?
Oui. Chaque utilisateur interne doit disposer d’un compte Formaloo vérifié pour accéder à votre espace de travail.
2. Puis-je attribuer des rôles différents aux membres de mon équipe ?
Oui. Vous pouvez définir des rôles tels que Member, Editor, Admin ou Owner. En savoir plus dans Comment gérer l’accès de votre équipe.
3. Les utilisateurs externes peuvent-ils modifier leurs données ?
Oui, si vous l’activez. Consultez Comment permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier leurs propres données dans votre portail.
4. Comment personnaliser l’apparence de mes portails pour les utilisateurs externes ?
Vous pouvez modifier le design et la mise en page dans les paramètres du portail. Consultez Comment personnaliser les pages d’un portail.
5. Où puis-je voir tous les projets partagés en tant qu’utilisateur interne ?
Accédez à votre page Shared with Me : Qu’est-ce que la page « Shared with Me » ?.
6. Puis-je combiner utilisateurs internes et externes dans un même projet ?
Absolument. De nombreux utilisateurs de Formaloo le font dans des Memory Forms ou des portails pour gérer les données en interne tout en offrant aux utilisateurs externes un accès contrôlé.
💡 Découvrez comment personnaliser l’accès et organiser les données dans Comment personnaliser les formulaires et organiser les données dans votre portail.