Un portail utilisateur vous permet de rassembler toutes vos données, formulaires, envois d’utilisateurs et pages contenant tout type de contenu ou de média dans un espace organisé. Vos utilisateurs peuvent se connecter, accéder aux ressources partagées, interagir avec les formulaires et consulter, voire modifier, leurs propres envois.
Un portail peut être aussi simple qu’un tableau de bord client permettant d’envoyer et de suivre des demandes de projet, ou aussi avancé qu’un véritable centre de formation avec vidéos, checklists, quiz et suivi de la progression. Il vous aide à fluidifier la communication et à offrir à votre audience une expérience professionnelle en libre-service.
Pourquoi créer un portail ?
Un espace interactif tout-en-un : rassemblez les contenus, médias et formulaires pertinents tout en offrant aux utilisateurs un environnement soigné et à votre image, où ils peuvent s’inscrire et se connecter, accéder aux ressources, remplir des formulaires et consulter ou mettre à jour leurs propres données. Inutile de partager chaque élément séparément ou de jongler entre différents liens : tout est centralisé et simple à utiliser.
Adaptable à tous les scénarios : des portails clients et espaces RH aux cours interactifs ou systèmes de gestion scolaire, vous pouvez adapter un portail exactement à vos besoins et à ceux de vos clients.
Exemples de cas d’usage concrets
Portails clients pour les demandes de service, le suivi de projets, les tickets d’assistance ou le partage de fichiers.
Portails RH où les employés peuvent consulter les politiques et les annonces, et envoyer des demandes ou des feedbacks.
Portails de formation proposant des cours avec médias, des quiz après chaque module et des certificats générés à la fin du parcours.
Tableaux de bord étudiants pour suivre la progression scolaire, les devoirs ou les ressources.
Portails patients pour remplir des formulaires, consulter des dossiers ou gérer des rendez-vous.
Comment créer et personnaliser un portail
Vous avez deux options pour commencer :
➔ Partir d’un modèle
Explorez les modèles Client portal prêts à l’emploi de notre 🎨 galerie de modèles : choisissez-en un et adaptez-le à vos besoins en quelques minutes, ou inspirez-vous-en simplement !
💡 Dans cet article, nous prenons comme exemple un portail de cours en ligne / LMS : vous pouvez récupérer ici un modèle prêt à l’emploi.
➔ Partir de zéro
Vous préférez tout concevoir vous-même ? Commencez par créer un nouveau projet dans votre tableau de bord Formaloo. Cliquez sur +New et choisissez Form, Dashboard ou Client portal :
Vous pouvez ensuite personnaliser entièrement votre projet, le transformer en portail et le partager avec vos utilisateurs.
Étape 1 : personnalisez votre futur portail
Une fois votre projet de portail créé, vous pouvez l’adapter précisément à vos besoins :
Supprimez les pages ou contenus inutiles (si vous partez d’un modèle),
Ajoutez de nouveaux dossiers et de nouvelles pages contenant du texte, des images, des vidéos ou d’autres médias,
Connectez des formulaires existants de votre compte ou créez-en de nouveaux à la volée,
Insérez des blocs de données pour afficher les envois de n’importe lequel de vos formulaires :
💡 Consultez le guide complet sur la personnalisation de votre portail, de ses pages et de ses formulaires.
Étape 2 : activez le mode portail et gérez les paramètres de votre portail
Une fois la structure et le contenu finalisés, vous pouvez activer le mode portail de votre application pour permettre à vos utilisateurs d’interagir avec elle et de voir les données qu’ils ont envoyées.
Dans votre application, cliquez sur Settings dans le coin supérieur droit, puis sur Activate Client Portal, et enfin sur Manage users. Suivez l’assistant de configuration pour configurer votre portail :
➔ Connectez un User directory (la base de données qui stockera les utilisateurs ayant accès à ce portail) :
Créez-en un nouveau à la volée (les nouveaux utilisateurs inscrits y seront ajoutés),
Connectez un annuaire existant (par exemple, utilisé dans un autre portail),
Ou importez vos utilisateurs (par exemple, si vous souhaitez ajouter les utilisateurs manuellement et autoriser uniquement la connexion, sans permettre à n’importe quel visiteur de s’inscrire) :
👉 Si vous activez l’option d’inscription dans votre portail, tout utilisateur qui s’inscrit est automatiquement ajouté au User Directory de votre portail.
➔ Personnalisez les paramètres du portail :
Choisissez si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de se connecter, de s’inscrire, de résoudre un CAPTCHA ou de se connecter avec des mots de passe à usage unique :
👉 Si vous importez les utilisateurs de votre portail ou prévoyez de les ajouter manuellement, vous pouvez désactiver l’option d’inscription et ne conserver que la connexion.
➔ Sélectionnez les formulaires à associer à ce portail :
Un champ User Profile associé à ce portail et à son User Directory sera automatiquement ajouté aux formulaires que vous sélectionnez ici,
Vous pourrez ainsi suivre les envois des utilisateurs connectés et leur donner la possibilité de consulter ou de modifier leurs propres envois :
👉 Vous pouvez également ajouter plus tard un champ User Profile à tout formulaire ajouté à votre portail, en l’associant manuellement au bon User Directory et à votre portail.
⚡ Une autre façon simple d’importer des utilisateurs
Vous pouvez également utiliser Paste Contacts pour créer rapidement un annuaire d’utilisateurs. Collez simplement les adresses e-mail de vos utilisateurs, et Formaloo génère l’annuaire pour vous en quelques secondes.
➕ Gérez les utilisateurs du portail ou modifiez les paramètres du portail à tout moment
Une fois la configuration de votre portail terminée, vous pouvez y revenir et l’ajuster à tout moment. Accédez au User Directory dans le coin supérieur droit de votre portail pour :
Consulter ou gérer les utilisateurs, ou en ajouter / importer de nouveaux,
Ajuster les paramètres de votre portail : par exemple, changer le User Directory connecté, modifier les options de connexion ou d’inscription, ou associer d’autres formulaires au portail.
➕ Désactivez le mode portail de votre projet à tout moment
Si vous souhaitez désactiver le mode portail de votre projet, ouvrez les Project settings, cliquez sur les trois points (...) à côté de Client portal, puis sur Disable portal :
Étape 3 : gérez l’accès des utilisateurs aux différentes pages de votre portail
Une fois votre portail configuré, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs à chaque page du portail individuellement. À côté d’une page, cliquez sur le menu à trois points (...) et sélectionnez Access :
💡 En mode édition, survolez l’en-tête d’une page pour accéder rapidement aux paramètres Page Options et Page Access, sans avoir à parcourir les menus. Ces raccourcis vous permettent de configurer les paramètres de chaque page là où vous en avez besoin.
Vous pouvez y configurer des niveaux d’accès pour contrôler qui peut voir le contenu de cette page. Les paramètres d’accès sont répartis en deux sections : External users (utilisateurs externes) et Internal users (utilisateurs internes).
➔ Utilisateurs externes
Sous External users, vous pouvez contrôler l’accès des visiteurs et des membres du portail :
Public (anyone with the link) : permet à tout visiteur d’accéder à la page,
Non-logged-in users : visible uniquement par les utilisateurs non connectés,
Logged-in users : visible par les utilisateurs disposant d’un compte sur votre portail, une fois connectés,
Specific user roles : limite l’accès à certains rôles de votre User Directory.
💡 Ces paramètres permettent un accès flexible et par niveaux au contenu de votre portail :
Vous pouvez laisser une page générale de bienvenue publique pour expliquer l’objet de votre portail et comment s’inscrire ou se connecter,
Vous pouvez rendre la plupart de vos pages accessibles aux utilisateurs connectés tout en proposant du contenu premium aux utilisateurs ayant un rôle VIP.
En savoir plus sur la création et l’attribution de rôles personnalisés aux utilisateurs de votre portail pour une gestion des accès basée sur les rôles.
➔ Utilisateurs internes
Sous Internal users, vous pouvez gérer l’accès des membres de votre espace de travail et des collaborateurs du projet :
All app team members : permet à tous les collaborateurs de votre projet d’accéder à la page,
Specific teams : limite l’accès aux personnes appartenant à une équipe précise de votre espace de travail.
💡 Ces paramètres sont utiles pour réserver les pages de suivi interne, d’analyse ou de gestion à votre équipe projet interne.
Étape 4 : gérez l’accès des utilisateurs à leurs données
➔ Données du profil utilisateur
Tout utilisateur connecté peut à tout moment cliquer sur son icône de profil dans le coin supérieur droit du portail pour mettre à jour les informations de son profil.
Les données des utilisateurs liées à leurs envois restent ainsi à jour et cohérentes si leurs informations changent :
➔ Envois de l’utilisateur
Sur les pages de votre portail, vous pouvez afficher les données de vos formulaires dans des tableaux, des tableaux Kanban ou d’autres blocs de données associés à vos formulaires.
⚠️ Notez que par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau bloc de données à une page, tous les envois sont visibles par toutes les personnes qui ont accès à cette page :
Mais si le formulaire comporte un champ User Profile associé à votre portail et à son User Directory, vous pouvez permettre aux utilisateurs de consulter (et, si vous le souhaitez, de modifier) uniquement leurs propres envois :
Survolez le bloc de données (par exemple, un tableau de réponses), cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis accédez à Manage Access,
Sous Profile Field Access, choisissez le champ User Profile ajouté au formulaire concerné,
Activez ou désactivez les options suivantes :
Allow users to view user data : les utilisateurs ne verront que leurs propres envois,
Allow users to edit user data : les utilisateurs peuvent également modifier leurs envois et enregistrer les mises à jour.
👀 L’option de consultation est utile lorsque les utilisateurs doivent revoir leurs envois précédents sans les modifier, ou suivre les mises à jour apportées par votre équipe après l’envoi (par exemple, l’évolution du statut d’une commande, les étapes d’une demande de service, les commentaires sur un devoir, etc.).
✏️ L’option de modification est utile lorsque les utilisateurs doivent pouvoir corriger des erreurs, mettre à jour des informations ou réviser leurs saisies au fil du temps.
➔ Voici comment ce même tableau apparaît du point de vue d’un utilisateur du portail connecté :
ℹ️️ Tous les utilisateurs internes ayant accès à la page peuvent passer en Admin view pour voir tous les envois, même lorsque le tableau est filtré par le champ User Profile :
Étape 5 : publiez votre portail et partagez son lien public
Une fois tout configuré, il est temps de publier votre portail pour que les utilisateurs puissent y accéder. Suivez ces étapes pour mettre votre portail en ligne :
Ouvrez le menu Share et accédez à l’onglet Publish,
Publiez votre portail pour générer le lien public,
Copiez le lien et partagez-le avec votre audience,
Ou cliquez sur View pour découvrir la version publique de votre portail :
🎨 Vous souhaitez que votre portail vous ressemble vraiment ? Configurer un domaine personnalisé offre à vos utilisateurs une expérience fluide et à votre image : votre portail apparaîtra sous votre propre URL, fiable et reconnaissable. C’est un moyen sûr de gagner en crédibilité auprès de votre audience.
👉 Consultez notre guide étape par étape pour savoir comment le configurer.
Étape 6 : testez votre portail du point de vue d’un utilisateur
Une fois la configuration de votre portail terminée, il est utile de le tester du point de vue de vos utilisateurs pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
➔ Vérifiez la visibilité des pages et l’accès au contenu
Ouvrez votre portail via son lien public et assurez-vous que les visiteurs ne voient aucun contenu réservé aux utilisateurs connectés.
💡 Il peut être judicieux d’ajouter au moins une page publique, par exemple une page contenant des instructions de connexion ou un message de bienvenue.
Sinon, votre portail risque d’apparaître vide aux visiteurs qui ne se sont pas encore connectés.
➔ Testez le processus d’inscription ou de connexion
Si vous autorisez les inscriptions, suivez vous-même le processus pour vérifier qu’il fonctionne correctement.
Si vous avez importé les utilisateurs manuellement et désactivé les inscriptions, créez plutôt un utilisateur de test et connectez-vous.
Une fois connecté, vérifiez que vous voyez désormais les pages visibles uniquement par les utilisateurs connectés et que les pages affichées correspondent aux niveaux d’accès que vous avez définis :
➔ Vérifiez l’affichage des envois pour les utilisateurs du portail
Si vous avez ajouté sur les pages de votre portail des tableaux, des tableaux Kanban ou d’autres blocs de données qui affichent des envois, vérifiez comment ils apparaissent pour un utilisateur du portail (remplissez un formulaire pour tester, si nécessaire) :
Si le bloc de données n’a aucun filtre basé sur le champ User Profile, vous devriez voir tous les envois,
S’il est filtré par le champ User Profile, vous ne devriez voir (et éventuellement modifier) que vos propres envois liés au profil de votre utilisateur de test.
Conclusion
Créer un portail dans Formaloo vous permet de transformer votre espace de travail en un centre dynamique en libre-service, où les utilisateurs peuvent se connecter, accéder aux ressources partagées et interagir avec vos formulaires et vos données de manière vraiment pratique.
Et comme vous en contrôlez chaque aspect, vous décidez de ce qui est public, de ce qui est privé et de la manière dont les utilisateurs interagissent avec leurs propres envois.
Que vous gériez un tableau de bord client, un espace de travail interne ou un centre de formation, votre portail peut être façonné exactement selon votre flux de travail : flexible, sécurisé et vraiment à votre image 🧡