Une fois votre portail configuré, vous pouvez décider si les utilisateurs peuvent consulter leurs envois précédents, voire les mettre à jour ultérieurement. Tout utilisateur connecté peut déjà mettre à jour les données de son profil à tout moment, mais lui donner accès à ses enregistrements envoyés permet de garder des informations exactes, cohérentes et transparentes, pour une expérience en libre-service plus fluide pour tous.
💡 Vous souhaitez savoir comment transformer votre application en portail ?
Suivez le tutoriel étape par étape sur la création et la configuration d’un portail.
Comment les utilisateurs du portail peuvent consulter ou mettre à jour les données de leur profil
Tout utilisateur connecté peut cliquer sur son icône de profil dans le coin supérieur droit du portail pour consulter ou mettre à jour les données de son profil :
Les informations des utilisateurs liées à leurs envois restent ainsi exactes et cohérentes en cas de modification.
💡 Les champs visibles dans le profil des utilisateurs de votre portail sont personnalisables : vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour recueillir des données supplémentaires sur vos utilisateurs selon vos besoins :
Comment gérer l’accès des utilisateurs à leurs envois
Sur les pages de votre portail, vous pouvez afficher les données de vos formulaires dans des tableaux, des tableaux Kanban ou d’autres blocs de données associés à vos formulaires.
⚠️ Notez que par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau bloc de données à une page, tous les envois peuvent être visibles par toutes les personnes qui ont accès à cette page :
Mais si le formulaire comporte un champ User Profile associé à votre portail et à son User Directory, vous pouvez permettre aux utilisateurs de consulter (et, si vous le souhaitez, de modifier) uniquement leurs propres envois :
Survolez le bloc de données (par exemple, un tableau de réponses), cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis accédez à Manage Access,
Sous Profile Field Access, choisissez le champ User Profile ajouté au formulaire concerné,
Activez ou désactivez les options suivantes :
Allow users to view user data : les utilisateurs ne verront que leurs propres envois,
Allow users to edit user data : les utilisateurs peuvent également modifier leurs envois et enregistrer les mises à jour :
👀 L’option de consultation est utile lorsque les utilisateurs doivent revoir leurs envois précédents sans les modifier, ou suivre les mises à jour apportées par votre équipe après l’envoi (par exemple, l’évolution du statut d’une commande, les étapes d’une demande de service, les commentaires sur un devoir, etc.).
✏️ L’option de modification est utile lorsque les utilisateurs doivent pouvoir corriger des erreurs, mettre à jour des informations ou réviser leurs saisies au fil du temps.
➔ Voici comment ce même tableau apparaît du point de vue d’un utilisateur du portail connecté :
ℹ️️ Les utilisateurs internes disposant d’un accès suffisant à votre projet et à la page concernée peuvent passer en Admin view pour voir tous les envois, même lorsque le tableau est filtré par le champ User Profile :
Comment partager des vues personnalisées ou filtrées de l’ensemble des envois
En complément, vous pouvez créer des vues d’envois filtrées ou limitées sans utiliser le filtrage basé sur le profil :
Pour afficher une sélection d’envois (correspondant à des filtres précis),
Pour permettre aux utilisateurs de voir les envois en partie (certains champs uniquement).
Pour cela :
Activez le Edit mode sur la page de votre portail,
Survolez votre bloc Table, Kanban ou Gallery et accédez aux Options,
Choisissez les colonnes ou champs à rendre visibles ou à masquer,
Appliquez une ou plusieurs conditions de filtrage pour n’afficher que les envois correspondants.
Par exemple :
si vous gérez le portail d’une retraite, vous pourriez créer une page publique où les utilisateurs consultent les avis des autres sur leur séjour. Vous pouvez n’afficher que certains champs (par exemple, la note, l’avis, les moments préférés) tout en masquant les noms ou les adresses e-mail, ou filtrer les envois selon des dates de séjour précises.
⚠️ Veillez à appliquer les filtres en mode Edit pour qu’ils soient enregistrés comme préréglages. En mode View, ils sont réinitialisés après l’actualisation de la page.
Avec cette configuration, les utilisateurs externes peuvent voir tous les envois correspondant aux filtres appliqués, uniquement dans les colonnes visibles : ils ne pourront pas développer les envois pour les consulter en entier, ni réinitialiser les filtres prédéfinis.
En résumé
Permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier leurs propres données rend votre portail véritablement interactif et orienté libre-service.
Qu’il s’agisse de revoir des envois précédents, de mettre à jour des informations ou de parcourir des vues filtrées, vous donnez aux utilisateurs la maîtrise de leurs informations, tout en gardant l’ensemble organisé et sécurisé.