Dans certains flux de travail, les utilisateurs doivent pouvoir modifier leurs envois après les avoir soumis, mais seulement jusqu’à un certain stade.
Par exemple, vous pouvez permettre aux candidats de modifier leur candidature tant qu’elle est In progress (en cours), mais empêcher toute modification une fois qu’elle a été examinée et marquée comme Approved (approuvée).
💡 Pour bloquer les modifications des utilisateurs une fois le statut de l’envoi mis à jour, vous pouvez créer deux vues distinctes dans votre portail :
Une page modifiable pour les envois encore en cours d’examen
Une page en lecture seule pour les envois approuvés ou finalisés
Ensuite, grâce au filtrage, aux paramètres d’accès précis et à la logique, les utilisateurs passent automatiquement de la vue modifiable à la vue en lecture seule dès que leur envoi est approuvé.
ℹ️ Si vous découvrez les portails, consultez notre collection consacrée à la création de portails pour savoir :
Étape 1 : créez deux pages de portail
Dans votre portail, créez deux pages distinctes pour les envois d’un même formulaire :
In progress : les utilisateurs peuvent y consulter et modifier leurs propres envois
Approved : les utilisateurs peuvent uniquement y consulter leurs envois approuvés
Vous pouvez ainsi afficher les mêmes données de formulaire de deux manières différentes, selon le statut de l’envoi :
Étape 2 : filtrez chaque page par statut
Sur la page In progress, ajoutez un filtre pour n’afficher que les envois dont le statut est In progress,
Sur la page Approved, ajoutez un filtre pour n’afficher que les envois dont le statut est Approved :
Les utilisateurs ne voient ainsi que les envois correspondant à chaque étape.
Étape 3 : autorisez les utilisateurs à consulter uniquement, ou à consulter et modifier leurs envois
➔ Sur la page In progress, ouvrez les Options du tableau et accédez à Manage access. Autorisez les utilisateurs à :
Consulter leurs propres envois
Modifier leurs propres envois
Les utilisateurs peuvent ainsi continuer à mettre à jour leur envoi tant qu’il est en cours d’examen.
➔ Sur la page Approved, accédez aux Options du tableau, puis à Manage access, et autorisez uniquement les utilisateurs à :
Consulter leurs propres envois
N’activez pas l’accès en modification sur cette page.
Une fois qu’un envoi apparaît ici, les utilisateurs peuvent toujours le voir, mais ne peuvent plus le modifier.
Étape 4 : n’affichez la page des envois approuvés qu’à certains utilisateurs (facultatif)
Pour plus de contrôle, vous pouvez également créer un rôle utilisateur dédié :
Accédez au User Directory de votre portail
Cliquez sur Edit profile fields
Ajoutez un nouveau rôle, par exemple No editing
Configurez ensuite la page Approved pour qu’elle ne soit visible que par les utilisateurs disposant de ce rôle :
La page en lecture seule des envois approuvés reste ainsi masquée jusqu’à ce que l’envoi de l’utilisateur atteigne la bonne étape.
Étape 6 : attribuez automatiquement le rôle lorsque l’envoi est approuvé
Pour attribuer le rôle automatiquement, ouvrez votre formulaire de candidature et accédez à Advanced logic. Dans la section On update, créez une règle comme celle-ci :
IF status is changed to Approved
THEN update record → User profile → User roles to No editing
Le nouveau rôle est ainsi automatiquement attribué à l’utilisateur lorsque son envoi est approuvé, sans affecter les autres rôles dont il dispose déjà.
Ce qui se passe après l’approbation
Lorsqu’un administrateur fait passer le statut de l’envoi de In progress à Approved :
L’envoi n’apparaît plus sur la page modifiable In progress
L’utilisateur obtient l’accès à la page Approved
L’envoi approuvé y apparaît en lecture seule
L’utilisateur peut voir son envoi approuvé, mais ne peut plus le modifier
En résumé
Pour bloquer les modifications après l’approbation, il n’est pas nécessaire de supprimer l’envoi ni de verrouiller l’ensemble du formulaire.
Créez deux pages filtrées pour les mêmes données de formulaire : l’une modifiable, l’autre en lecture seule. Utilisez ensuite les paramètres d’accès et la logique pour faire passer les utilisateurs à l’expérience en lecture seule dès que leur envoi est approuvé.
Le flux de travail reste ainsi clair pour les utilisateurs, tout en laissant aux administrateurs un contrôle total sur le moment où les envois ne peuvent plus être modifiés.