Lorsque vous créez un portail dans Formaloo, vous configurez et connectez un User Directory : une base de données sécurisée dans laquelle tous les utilisateurs de votre portail sont créés et stockés. Derrière cet annuaire se trouve un formulaire qui alimente chaque profil utilisateur (User Profile) et vous permet de recueillir des informations sur vos utilisateurs lors de l’inscription et par la suite.
ℹ️ Avant de commencer :
Ce guide explique comment personnaliser le formulaire d’un User Directory existant et ajouter des champs de profil personnalisés. Si vous n’avez pas encore configuré votre portail, commencez par notre guide sur la création d’un portail et la gestion de l’accès des utilisateurs.
En plus des informations essentielles obligatoires (comme le nom et l’adresse e-mail), chaque profil utilisateur peut stocker des informations supplémentaires réutilisables et non propres à un formulaire (par exemple, l’adresse, l’intitulé de poste ou la date de naissance de l’utilisateur).
Ainsi, les utilisateurs saisissent leurs informations une seule fois, et Formaloo peut préremplir automatiquement les mêmes champs dans tous les formulaires connectés de votre portail.
💡 Quelques exemples d’informations pouvant être stockées dans un profil :
Portail client
Stockez des données telles que le nom de l’entreprise, l’intitulé de poste ou les canaux de communication préférés.
Portail étudiant
Incluez le niveau ou la faculté, les coordonnées d’un responsable légal ou la taille d’uniforme.
Portail médical
Stockez les données démographiques, les informations d’assurance et les antécédents médicaux de base dans le profil utilisateur, tout en recueillant les détails des rendez-vous ou les symptômes actuels au cas par cas.
Ce guide vous explique comment créer et utiliser des champs personnalisés dans le User Directory de votre portail.
Étape 1 : ouvrez le formulaire de votre User Directory dans l’éditeur de formulaires
Dans votre tableau de bord Formaloo, ouvrez votre projet de portail et accédez à User Directory dans le coin supérieur droit,
Passez en Edit mode en haut au centre de la page. Au survol, cliquez sur Edit Profile fields au-dessus du tableau de votre User Directory :
Dans l’éditeur de formulaires, vous pouvez ajouter, réorganiser ou personnaliser des champs comme dans n’importe quel autre formulaire : ajustez leurs titres, descriptions, options de choix et valeurs par défaut selon vos besoins.
⚠️ Veillez à ne supprimer ni modifier aucun champ système par défaut (comme Username, Email address, Is active, Date joined, etc.). Il est préférable d’ajouter les champs personnalisés après le champ Email.
ℹ️ Seuls les champs Full name, Email et Password s’affichent lors de l’inscription :
Les champs personnalisés que vous ajoutez au formulaire de votre User Directory ne s’affichent pas à l’étape d’inscription, mais sont disponibles après la connexion : les utilisateurs peuvent les remplir ou les mettre à jour à tout moment depuis leur page Profile.
Étape 2 : ajoutez des champs de profil personnalisés
Modifiez le formulaire de votre User Directory pour y inclure les champs supplémentaires que vous souhaitez intégrer au profil utilisateur. Voici quelques exemples :
Type de champ | Exemple de nom ou d’usage du champ |
Date | Date de naissance |
Short text | Entreprise, nom de l’organisation |
Dropdown | Pays, région, fuseau horaire |
Single choice | Service, rôle |
Multiple choice | Centres d’intérêt, préférences, objectifs |
Long text | Biographie, à propos de moi, notes |
Une fois ajoutés et enregistrés, ces champs font partie du profil de chaque utilisateur :
Étape 3 : ajoutez des champs de profil réservés aux administrateurs
Vous pouvez ajouter au formulaire de votre User Directory des champs personnalisés réservés aux administrateurs pour stocker des informations internes dans le profil de chaque utilisateur, sans qu’il puisse les voir ni les modifier. Par exemple :
Type de champ | Exemple de nom ou d’usage du champ |
Short text ou Long text | Notes internes sur un utilisateur |
Single Choice ou Dropdown | Avancement de l’intégration, étape d’adhésion ou formule d’abonnement |
Date | Échéances, dates de clôture, réunions passées ou prévues |
Multiple choice | Services inclus, options supplémentaires |
Pour ajouter des champs internes réservés aux administrateurs, modifiez de nouveau le formulaire de votre User Directory, puis :
Ajoutez les champs supplémentaires dont vous avez besoin (de tout type),
Dans les paramètres de chaque champ, activez Admin-only :
Ces champs n’apparaîtront pas sur la page de profil de l’utilisateur, mais vous pourrez les consulter et les modifier directement dans le tableau du User Directory de votre côté :
Vous pouvez ainsi stocker des données de suivi internes tout en gardant un profil épuré côté utilisateur.
Comment les utilisateurs peuvent remplir ou mettre à jour leur profil
Après s’être inscrits et connectés, les utilisateurs peuvent consulter et modifier leur profil complet à tout moment :
Cliquez sur l’avatar de profil dans le coin supérieur droit, puis accédez à Profile Settings,
Mettez à jour les informations essentielles sous My Profile,
Remplissez les champs manquants ou nouveaux sous My Information,
Cliquez sur Save changes :
Toutes les mises à jour sont immédiatement reflétées dans le User Directory et appliquées automatiquement à tous les envois de formulaires liés au profil de l’utilisateur.
Comment réutiliser les données de profil dans les formulaires
Lorsque vous créez des formulaires dans votre portail, connectez-les au même User Directory pour enregistrer le profil utilisateur et préremplir automatiquement ses informations dans le formulaire :
Ouvrez le formulaire dans l’éditeur et assurez-vous qu’il comporte un champ User Profile associé au User Directory de votre portail,
Dans les paramètres du champ User Profile, sélectionnez les champs à inclure comme Profile fields (Autofill), par exemple le nom, l’adresse e-mail ou les préférences,
Lorsque des utilisateurs connectés ouvrent le formulaire, ces champs apparaissent préremplis et en lecture seule :
En résumé
Personnaliser le formulaire de votre User Directory vous donne un contrôle total sur les informations de profil que votre portail recueille, affiche et réutilise, pour offrir une expérience plus fluide et plus personnalisée à chaque utilisateur connecté.
💡 En savoir plus sur la gestion des utilisateurs et la personnalisation des portails :