Vous aurez parfois besoin d’ajouter vous-même des utilisateurs à votre portail au lieu de les laisser s’inscrire. C’est utile lorsque vous souhaitez limiter l’accès au portail et désactiver complètement l’inscription, ou simplement permettre aux utilisateurs d’éviter l’étape d’inscription et de se connecter immédiatement.
Lorsque vous devez ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, les importer en masse est la méthode la plus rapide. Vous pouvez importer un fichier .xlsx préformaté et alimenter instantanément le User Directory de votre portail.
ℹ️️ Avant de commencer :
Ce guide explique comment importer de nouveaux utilisateurs dans un User Directory existant connecté à votre portail.
Si vous n’avez pas encore créé votre portail ni configuré de User Directory, commencez par notre guide complet sur la création d’un portail et la gestion de l’accès des utilisateurs.
Étape 1 : ouvrez votre User Directory
Dans votre portail, accédez à User Directory en haut à droite. Une page s’ouvre avec le tableau de votre User Directory contenant tous les utilisateurs inscrits :
Étape 2 : téléchargez le modèle d’importation
En mode édition, accédez aux Options au-dessus du tableau de votre User Directory, cliquez sur Import new users, puis téléchargez le modèle d’importation à remplir :
⚡ Une autre façon simple d’importer des utilisateurs
Vous pouvez également utiliser Paste Contacts pour créer rapidement un annuaire d’utilisateurs. Collez simplement les adresses e-mail de vos utilisateurs, et Formaloo génère l’annuaire pour vous en quelques secondes.
⚠️ Ce fichier possède la structure correcte et des en-têtes de colonnes uniques (propres au User Directory concerné).
Pour chaque nouvelle importation dans un User Directory donné, téléchargez un nouveau modèle afin de garantir la bonne lecture des informations utilisateur importées.
Étape 3 : remplissez le modèle d’importation téléchargé
Ouvrez-le et renseignez les informations de vos utilisateurs :
Veillez à ajouter le Full name (nom complet) et l’Email,
Ajoutez éventuellement d’autres informations si nécessaire (par exemple, le User role),
Enregistrez le fichier au format
.xlsx.
⚠️ Assurez-vous que l’adresse e-mail est valide, car elle sera utilisée pour la connexion, la réinitialisation du mot de passe ou la réception des codes à usage unique (le cas échéant).
⚠️ Évitez de modifier ou de remplir les colonnes système comme Formaloo Record ID ou Submitted at.
Étape 3 : importez votre liste d’utilisateurs
De retour dans le menu Import new users, cliquez sur Choose file, sélectionnez votre feuille .xlsx complétée et confirmez l’importation :
Formaloo associe automatiquement chaque colonne au champ correspondant de votre User Directory et crée un enregistrement utilisateur pour chaque ligne.
Étape 4 : vérifiez et gérez les utilisateurs importés
Après l’importation, vérifiez que tous les utilisateurs apparaissent correctement dans votre User Directory.
Attribuez ou ajustez les rôles des utilisateurs,
Modifiez les autres informations des utilisateurs,
Marquez les utilisateurs comme Inactive s’ils ne doivent pas encore avoir accès au portail.
⚠️ Pour le moment, il n’est pas possible de supprimer un utilisateur du User Directory, mais vous pouvez toujours passer son statut à Inactive pour révoquer son accès au portail.
Conclusion
Les importations en masse vous font gagner du temps lors de l’intégration de grandes équipes, de communautés ou de classes. Une fois importés, vos utilisateurs peuvent se connecter avec leur adresse e-mail et accéder immédiatement à votre portail.
💡 Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs à votre User Directory un par un, consultez le guide sur l’ajout manuel de nouveaux utilisateurs au User Directory de votre portail.