La fonctionnalité Memory Form de Formaloo offre une expérience de formulaire plus intelligente et plus efficace en reliant un formulaire à un annuaire d’utilisateurs (User Directory) via un champ User Profile.
Lorsqu’un utilisateur s’inscrit, son profil est créé dans l’annuaire d’utilisateurs. Il peut y renseigner des informations essentielles (nom, e-mail, informations sur son entreprise ou données démographiques), qui pourront ensuite être reprises automatiquement dans n’importe quel formulaire. Plus de saisies répétitives : vous et vos répondants gagnez du temps
Lorsque l’utilisateur soumet le formulaire en étant connecté, la réponse est rattachée à son profil, ce qui garde toutes les données cohérentes et centralisées.
Avantages
Gagnez du temps et améliorez l’expérience : les utilisateurs remplissent leur profil une seule fois, et ces informations sont remplies automatiquement dans chaque formulaire associé, sans saisie répétitive.
Gardez des données exactes et cohérentes : les mises à jour du profil s’appliquent à toutes les soumissions futures, et chaque réponse est rattachée au même profil, pour des données propres, fiables et faciles à gérer.
💡 Si ce n’est pas déjà fait, consultez notre article détaillé Que sont les formulaires à mémoire ? pour découvrir des cas d’usage concrets et voir comment rendre le remplissage des formulaires fluide, rapide et cohérent.
Comment créer un Memory Form avec remplissage automatique des informations du profil
Vous pouvez transformer n’importe quel formulaire en Memory Form en suivant les étapes ci-dessous. C’est particulièrement utile pour les formulaires qui nécessitent régulièrement les mêmes informations de base sur l’utilisateur.
Étape 1 : créer un formulaire
Commencez par créer un nouveau formulaire ou modifiez un formulaire existant.
Ajoutez tous les champs propres au formulaire nécessaires à ce processus.
Laissez les champs des données essentielles de l’utilisateur (nom, e-mail, téléphone ou entreprise) au profil utilisateur, car ces informations seront enregistrées une seule fois et réutilisées dans tous les formulaires.
💡 Réfléchissez aux informations propres à ce formulaire et à celles qui seront réutilisées dans de nombreux formulaires. N’ajoutez ici que les questions uniques, propres au formulaire.
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Étape 2 : ajouter un champ User Profile à votre formulaire
Cliquez sur +Add field dans le panneau de gauche contenant la liste des champs, puis ajoutez un champ User Profile :
Étape 3 : configurer l’annuaire d’utilisateurs qui stockera les profils
Pour que le champ User Profile fonctionne correctement, il doit être relié à un annuaire d’utilisateurs dans lequel seront stockés tous les profils et leurs informations.
Pour créer un annuaire d’utilisateurs, vous devez activer le portail client (Activate Client Portal) dans votre projet, uniquement pour créer un nouvel annuaire d’utilisateurs, puis y relier votre champ User Profile.
Dans le projet de votre formulaire, accédez à Settings → Activate Client Portal → Manage Users :
→ Dans l’assistant de configuration, créez un New User Directory. Laissez les autres paramètres tels quels aux étapes suivantes :
Vous disposez maintenant d’un annuaire d’utilisateurs qui stockera les profils utilisateur créés par vos répondants.
ℹ️️ Vous n’avez pas besoin de rendre votre portail public ni de le partager avec les utilisateurs. Il vous suffit de relier son annuaire d’utilisateurs au champ User Profile utilisé dans votre Memory Form, puis de partager le formulaire via son URL publique directe, ou même de l’intégrer à votre site web.
Étape 4 : personnaliser les champs du profil
Vous pouvez personnaliser les données collectées et stockées dans les profils utilisateur en modifiant les champs du profil (Edit Profile Fields) dans votre annuaire d’utilisateurs :
Selon votre cas d’usage, vous pouvez ajouter des données démographiques pour des patients, des informations sur l’entreprise pour des clients, le niveau scolaire ou les coordonnées des parents pour des élèves, etc.
Étape 5 : relier le champ User Profile à l’annuaire d’utilisateurs
Revenez à votre formulaire et cliquez sur le champ User Profile. Dans le panneau de paramètres à droite, choisissez l’annuaire d’utilisateurs créé précédemment :
Le champ Profile du formulaire et l’annuaire d’utilisateurs sont ainsi correctement reliés.
⚠️ Supprimer un profil utilisateur supprime les données précédemment enregistrées lors de ses connexions passées (les mêmes données que celles utilisées par les Memory Forms pour remplir automatiquement les champs). Si vous ajoutez de nouveau ce profil plus tard, il est créé comme un nouveau profil : les anciennes valeurs enregistrées ne sont pas récupérées.
Étape 6 : ajouter, si vous le souhaitez, des champs Profile Lookup
Vous pouvez ajouter des champs Lookup liés au profil : ils seront visibles sur le formulaire et remplis automatiquement pour tout utilisateur connecté qui remplit votre formulaire.
Choisissez les champs à afficher dans le panneau de droite → Add User Profile fields (Autofill) :
Les informations collectées sont ainsi visibles directement sur le formulaire, ce qui rassure les utilisateurs : leurs informations sont bien reconnues.
Étape 7 : choisir le projet ou portail vers lequel mène le lien « My Profile »
Dans les paramètres du champ User Profile de votre formulaire, sous My Profile link, choisissez le portail ou le projet vers lequel les utilisateurs seront dirigés lorsqu’ils cliquent sur My Profile dans le formulaire :
ℹ️️ Vous pouvez personnaliser la mise en page et le design de ce projet comme pour n’importe quel autre projet : ajoutez des pages, du contenu ou des blocs de données.
Vous pouvez aussi contrôler l’accès à chaque page, afin que seuls les utilisateurs connectés ou ayant certains rôles puissent voir certaines pages, tandis que d’autres restent internes à votre équipe.
Pour permettre aux utilisateurs de consulter leurs soumissions, vous devez ajouter un bloc de données qui affiche les soumissions : un tableau de réponses, un tableau Kanban ou tout autre bloc.
⚠️ Notez que, par défaut, les blocs nouvellement ajoutés affichent toutes les soumissions du formulaire.
Pour que chaque personne ne voie que les siennes, vous devez configurer un filtrage basé sur le User Profile :
En mode Edit , survolez le bloc de données (par ex. le tableau) et accédez à Options → Manage Access,
Sous Profile field Access, sélectionnez le champ User Profile ajouté au formulaire : l’option Allow users to view user data est alors activée,
Si vous le souhaitez, activez Allow users to edit user data pour permettre aux répondants non seulement de consulter, mais aussi de mettre à jour leurs soumissions à tout moment :
Étape 8 : partager votre formulaire avec votre public
Et voilà ! Vous pouvez maintenant partager votre formulaire avec votre public depuis les paramètres de partage. Personnalisez et copiez le lien public du formulaire dans l’onglet Publish, ou copiez le code d’intégration dans l’onglet Embed :
ℹ️️ Les Memory Forms avec champs de profil remplis automatiquement fonctionnent partout : que votre formulaire soit partagé via son lien public, intégré directement à votre site web ou utilisé dans votre portail Formaloo.
➕ Si vous utilisez un Memory Form dans un portail Formaloo, les utilisateurs n’ont pas besoin de se reconnecter au formulaire tant qu’ils sont déjà connectés au portail. Le formulaire les reconnaît automatiquement si le portail et le formulaire partagent le même annuaire d’utilisateurs.
À quoi ressemble un Memory Form pour les répondants
Voici comment se déroule le processus du point de vue de l’utilisateur lorsqu’il interagit avec un Memory Form :
Étape 1 : les répondants peuvent se connecter ou s’inscrire
Lorsque le répondant ouvre le formulaire, il peut se connecter directement depuis le formulaire, ou s’inscrire s’il ne l’a pas encore fait :
ℹ️️ Une fois inscrit, son profil est créé dans l’annuaire d’utilisateurs relié au formulaire :
Étape 2 : les répondants peuvent consulter et mettre à jour leur profil
Une fois connecté, le répondant peut ouvrir son profil directement depuis le formulaire et renseigner ou mettre à jour ses informations essentielles en un seul endroit :
Étape 3 : les données du profil des répondants peuvent être remplies automatiquement dans les formulaires
Par la suite, l’utilisateur peut simplement se connecter à n’importe quel formulaire dont le champ User Profile est relié au même annuaire d’utilisateurs.
Les formulaires le reconnaissent et reprennent automatiquement les informations de son profil dans les éventuels champs Profile Lookup :
Étape 4 : les répondants peuvent consulter et modifier leurs soumissions passées
En cliquant sur le lien My Profile du formulaire, les utilisateurs accèdent au projet ou au portail que vous avez associé au champ User Profile dans les paramètres du formulaire.
Si vous avez ajouté des blocs de données au projet (un tableau de réponses, un tableau Kanban ou d’autres), les utilisateurs pourront y voir leurs soumissions passées.
Si aucun filtrage n’est appliqué, ils verront toutes les soumissions,
Si vous avez filtré les soumissions en fonction du User Profile, les utilisateurs ne pourront voir (et, si cela est autorisé, modifier) que leurs propres soumissions :
➕ Le profil des répondants est rattaché à toutes leurs soumissions
Lorsqu’un utilisateur connecté soumet un Memory Form, la soumission affichée dans votre tableau de réponses est rattachée à son profil. Vous pouvez consulter à la fois la soumission et les informations du profil du répondant directement depuis votre tableau de réponses :
À retenir
Les Memory Forms vous aident à éliminer les saisies répétitives, à garder des données utilisateur centralisées et cohérentes et à offrir à vos répondants une expérience plus fluide et sans contrainte.
💡 Lisez notre guide détaillé Que sont les formulaires à mémoire ? pour découvrir des exemples de cas d’usage concrets.
Memory Forms | FAQ et dépannage
Les utilisateurs doivent-ils se connecter pour que leurs informations soient remplies automatiquement ?
Les utilisateurs doivent-ils se connecter pour que leurs informations soient remplies automatiquement ?
Oui. Le remplissage automatique ne fonctionne que lorsque les utilisateurs se connectent à leur profil.
Les utilisateurs peuvent-ils mettre à jour les informations de leur profil ?
Les utilisateurs peuvent-ils mettre à jour les informations de leur profil ?
Oui, depuis leur profil dans le portail. Les champs Lookup affichent uniquement les données existantes.
Puis-je choisir les champs inclus dans le profil ?
Puis-je choisir les champs inclus dans le profil ?
Absolument : vous pouvez personnaliser les champs du profil et ajouter tous ceux dont vous avez besoin dans les profils utilisateur pour votre cas d’usage.
Puis-je choisir les champs du profil qui s’affichent dans les formulaires ?
Puis-je choisir les champs du profil qui s’affichent dans les formulaires ?
Oui. Ajoutez des champs Lookup pour les valeurs que vous souhaitez afficher.
Cela fonctionne-t-il pour les formulaires en dehors des portails ?
Cela fonctionne-t-il pour les formulaires en dehors des portails ?
Oui. Les panneaux de connexion/inscription et le remplissage automatique fonctionnent partout, que votre formulaire soit intégré dans un portail, directement sur votre site web ou partagé via son lien public direct.
Puis-je utiliser les données du profil dans des e-mails, des automatisations ou des PDF ?
Puis-je utiliser les données du profil dans des e-mails, des automatisations ou des PDF ?
Oui. Comme les soumissions sont rattachées au profil, vous pouvez faire référence aux valeurs du profil partout.
Pourquoi le panneau de connexion n’apparaît-il pas sur mon formulaire ?
Pourquoi le panneau de connexion n’apparaît-il pas sur mon formulaire ?
Assurez-vous qu’un champ User Profile a été ajouté et relié à un annuaire d’utilisateurs valide.
Pourquoi un champ Profile Lookup s’affiche-t-il vide ?
Pourquoi un champ Profile Lookup s’affiche-t-il vide ?
Vérifiez que le champ existe dans le profil de l’utilisateur et que le formulaire est relié au bon annuaire d’utilisateurs.