Des formulaires intelligents qui se souviennent de vos utilisateurs
Les Memory Forms permettent à chacun de créer une seule fois un profil utilisateur (User Profile), d’y renseigner les informations essentielles, puis de le réutiliser dans tous vos formulaires sans avoir à remplir sans cesse les mêmes champs. Chaque fois qu’une personne se connecte, ses informations principales sont automatiquement reprises de son profil dans le formulaire, sans qu’elle ait à les ressaisir.
Les avantages
Une meilleure expérience et un gain de temps pour les utilisateurs : plus besoin de ressaisir les mêmes données dans chaque formulaire ! Les utilisateurs renseignent leurs informations une seule fois dans leur profil et les retrouvent préremplies dans tous les formulaires qu’ils remplissent.
Des données cohérentes : le stockage centralisé des données garantit leur cohérence et réduit les erreurs. Les mises à jour du profil sont automatiquement répercutées dans chaque soumission de formulaire.
Un profil unique pour tous les formulaires : chaque personne dispose d’un seul profil dans l’annuaire d’utilisateurs (User Directory). Toutes ses soumissions sont rattachées à son profil, ce qui permet de garder des données organisées et faciles à gérer.
Qu’est-ce qu’un profil utilisateur ?
Un profil utilisateur est un enregistrement qui contient les informations principales d’une personne, comme son nom, son e-mail, son téléphone, son adresse ou d’autres informations susceptibles d’être réutilisées dans différents formulaires. Considérez-le comme un dossier personnel que l’on peut simplement joindre à chaque nouvelle soumission de formulaire, sans avoir à remplir ces mêmes informations à chaque fois.
La liste complète des utilisateurs, avec les informations de leur profil, se trouve dans un annuaire d’utilisateurs (User Directory), que vous pouvez connecter à autant de formulaires que vous le souhaitez via un champ User Profile. Vous pouvez personnaliser les champs qui composent le profil selon ce qui est pertinent pour votre parcours.
Lorsqu’un utilisateur ouvre un formulaire comportant un champ User Profile et se connecte, le formulaire le reconnaît : il n’a donc pas besoin de ressaisir les informations principales déjà enregistrées dans son profil, qui peuvent être reprises automatiquement dans le formulaire.
Dans votre tableau ou votre tableau Kanban de soumissions, vous pourrez également voir le profil utilisateur auquel chaque soumission est rattachée.
Comment fonctionnent les Memory Forms ?
Une fois que vous avez ajouté un champ User Profile à un formulaire et que vous l’avez connecté à l’annuaire d’utilisateurs, l’utilisateur peut se connecter directement sur le formulaire, ou s’inscrire s’il ne l’a pas encore fait. Dès son inscription, son profil est créé dans l’annuaire d’utilisateurs connecté au formulaire :
L’utilisateur peut renseigner ou mettre à jour ses informations essentielles en un seul endroit, directement dans son profil, sans avoir à les mettre à jour séparément dans chaque soumission :
Par la suite, l’utilisateur peut simplement se connecter à n’importe quel formulaire dont le champ User Profile est connecté au même annuaire d’utilisateurs. Le formulaire le reconnaîtra et reprendra automatiquement les informations de son profil :
💡 Consultez ce guide étape par étape pour créer votre premier Memory Form et le voir en action !
Cas d’usage courants
Les Memory Forms sont particulièrement utiles lorsque des personnes soumettent plusieurs formulaires dont la plupart partagent les mêmes informations essentielles :
🩺 Santé et bien-être
Formulaires d’admission des patients, de prise de rendez-vous, de consentement, etc. : les patients saisissent une seule fois dans leur profil leurs données démographiques, leurs antécédents médicaux, etc. Ces informations peuvent ensuite être réutilisées dans n’importe quel formulaire, sans avoir à ressaisir les données démographiques partout.
🎨 Découvrez notre modèle de suivi post-traitement et de contrôle de rétablissement pour le voir en action, ou adaptez-le à vos besoins en quelques minutes.
👩🏻💻 RH et intégration
Enquêtes de satisfaction ou entretiens d’évaluation des collaborateurs : les collaborateurs créent leur profil une seule fois, et chaque enquête ou formulaire ultérieur peut être prérempli avec les informations de leur profil, ce qui assure la cohérence des dossiers RH.
🎨 Découvrez notre modèle d’enquête de satisfaction et d’évaluation des performances avec Memory Form pour voir comment il fonctionne, ou adaptez-le en quelques minutes aux besoins de votre équipe.
💼 Agences et clients
Parcours de demande et de suivi de projet : les profils clients stockent des informations clés comme les coordonnées, le nom de l’entreprise, le secteur d’activité, l’adresse de facturation, etc. Ces informations peuvent être reprises dans les formulaires de demande de service, de suivi de projet, de proposition et de contrat, pour plus de cohérence et un gain de temps.
🎨 Utilisez le modèle de demande de projet avec Memory Form pour recueillir des demandes clients structurées, préremplir leurs informations à partir de leur profil et centraliser l’organisation de chaque projet.
🎓 Enseignement
Devoirs et évaluations des étudiants : les profils étudiants peuvent stocker le nom, le niveau, le numéro d’étudiant et d’autres informations essentielles, et être automatiquement associés aux quiz, devoirs, travaux et examens.
🎨 Essayez le modèle d’inscription à un cours avec Memory Form pour découvrir à quel point l’inscription des étudiants peut être simple, et adaptez-le en quelques minutes aux besoins de votre école ou université.
🖨 Génération de documents
Factures, propositions, contrats : combinez des champs Lookup du profil (par ex. nom, entreprise, e-mail) avec des champs propres au formulaire (périmètre, prix, signature) pour générer en quelques minutes des documents PDF prêts à l’emploi et à votre image.
🎨 Essayez le modèle de génération de contrats avec Memory Forms pour créer en quelques minutes des contrats prêts à être envoyés à vos clients, avec des profils qui préremplissent automatiquement les noms, entreprises et informations de facturation. Personnalisez instantanément le périmètre, les conditions et les signatures selon le workflow de votre agence.
🏗️ Travail sur le terrain et rapports
Rapports récurrents : les agents ou techniciens de terrain créent leur profil une seule fois, et chaque fois qu’ils enregistrent une inspection quotidienne, un contrôle de sécurité ou un rapport d’incident, le formulaire reprend les données de leur profil.
🎨 Essayez le modèle de rapport de terrain quotidien avec Memory Form pour enregistrer en quelques minutes inspections, contrôles de sécurité et incidents. Les profils des agents préremplissent automatiquement le nom, l’identifiant et le service, pour que chaque rapport se concentre sur les constats réels. Personnalisez les workflows avec des niveaux de gravité, des actions correctives et des affectations d’équipe pour des opérations de terrain cohérentes et organisées.
À retenir
Les Memory Forms éliminent les saisies répétitives et centralisent les données des utilisateurs dans un profil unique et sécurisé, utilisable dans tous vos formulaires.