Dans votre portail, vous pouvez choisir non seulement les formulaires à inclure, mais aussi leur apparence et la manière dont les données envoyées sont affichées. Ce guide vous explique comment ajouter et personnaliser des formulaires dans votre portail, et comment organiser les réponses aux formulaires à l’aide de différents types de blocs de données, comme les tableaux, les tableaux Kanban, les galeries et les graphiques.
Pourquoi c’est important
L’objectif est de créer une expérience interactive pour vos utilisateurs. Par exemple :
➔ Dans un portail client, les clients peuvent envoyer des demandes de projet, puis suivre leur avancement, ajouter des commentaires ou télécharger les fichiers finaux lorsqu’ils sont prêts.
➔ Dans un portail RH, les employés peuvent consulter les annonces, envoyer des demandes de congé et revoir leurs envois précédents. Ils peuvent également remplir des formulaires de feedback et, par exemple, consulter des statistiques globales ou le ressenti général à travers des graphiques.
➔ Dans un portail de formation, les étudiants peuvent répondre à des quiz, rendre des devoirs et suivre leur progression grâce à des tableaux Kanban.
Ces fonctionnalités rendent votre portail véritablement dynamique et permettent aux utilisateurs d’interagir avec vos formulaires et vos données de manière pratique et personnalisée.
Pour cela, vous devez ajouter les formulaires à votre portail et adapter l’affichage des données envoyées (sous forme de tableaux, de tableaux Kanban ou de graphiques) afin qu’il corresponde à votre cas d’usage et offre aux utilisateurs exactement le niveau d’interaction souhaité.
Comment ajouter et personnaliser des formulaires dans votre portail
Cette partie explique comment ajouter, associer et personnaliser des formulaires dans votre portail, de la création ou l’association des formulaires jusqu’au choix de leur apparence pour les utilisateurs du portail.
Étape 1 : associez des formulaires à votre portail ou créez-en de nouveaux
Vous pouvez associer un formulaire existant à votre portail ou en créer un nouveau directement depuis l’éditeur de portail.
En mode Edit, cliquez sur le bouton « + » ou saisissez /form n’importe où sur la page ➔ choisissez Form :
Choisissez +New form pour en créer un à la volée,
Ou recherchez un formulaire existant de votre espace de travail par son titre ou son ID :
ℹ️️ Si vous souhaitez que le formulaire nouvellement ajouté soit connecté à votre portail et enregistre les informations des utilisateurs du portail, veillez à ajouter un champ User Profile à ce formulaire et à l’associer au User Directory de ce portail ainsi qu’au projet Portal lui-même :
➔ Ainsi, chaque fois qu’un utilisateur connecté remplit le formulaire, son profil utilisateur est enregistré avec chaque envoi.
➔ Cela vous permet également d’offrir aux utilisateurs la possibilité de consulter (et, si vous le souhaitez, de modifier) leurs propres envois par la suite.
Étape 2 : personnalisez vos formulaires
Après avoir associé ou créé un formulaire, vous pouvez le personnaliser davantage en fonction de vos besoins et de votre audience.
Vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser des champs, autoriser l’importation de fichiers,
Utiliser la logique pour personnaliser le parcours en fonction des réponses des utilisateurs,
Effectuer des calculs personnalisés (scores, devis, etc.) à l’aide de variables,
Adapter le design et le logo du formulaire pour qu’il soit entièrement à l’image de votre marque,
Personnaliser les pages de fin du formulaire et la logique qui détermine laquelle afficher en fonction des réponses des utilisateurs.
De plus, vous pouvez configurer différents types de notifications : pour tenir votre équipe informée de chaque nouvel envoi, pour déclencher des notifications conditionnelles aux répondants dans des cas précis, ou pour avertir la bonne personne chaque fois qu’un envoi est mis à jour.
ℹ️️ Pour une présentation complète, consultez notre guide sur la personnalisation des formulaires.
Étape 3 : choisissez comment vos formulaires apparaissent dans le portail
Vous pouvez choisir la manière dont un formulaire est présenté à vos utilisateurs. Chaque formulaire peut s’afficher sous la forme :
Card :
affiche le formulaire sous forme de carte compacte avec un bouton View qui ouvre le formulaire dans une nouvelle fenêtre,Embed :
affiche l’intégralité du formulaire directement sur la page, afin que les utilisateurs puissent le remplir sans quitter le portail.
Vous pouvez modifier l’affichage du formulaire en cliquant sur Style (au survol, au-dessus du formulaire), puis en choisissant Card ou Embed :
ℹ️️ Pour permettre aux utilisateurs de voir les réponses envoyées via un formulaire, vous devez ajouter des blocs de données qui affichent les envois du formulaire (tableau, tableau Kanban, galerie ou graphique). Plus d’informations ci-dessous !
➕ Vous pouvez ajouter n’importe quel bloc de données sur les pages de votre portail et l’associer à n’importe quel formulaire comme source de données, même si le formulaire lui-même n’est pas affiché dans votre portail.
Comment afficher et gérer les données des formulaires dans votre portail
Cette partie explique comment afficher et organiser les envois de vos formulaires à l’aide de blocs de données comme les tableaux, les tableaux Kanban, les galeries et les graphiques, et comment adapter chacun d’eux à vos besoins.
Étape 1 : ajoutez des blocs de données sur les pages du portail pour afficher les envois
Vous pouvez ajouter des blocs de données aux pages de votre portail pour afficher et organiser les données (envois) de n’importe quel formulaire.
En mode Edit, cliquez sur le bouton « + » ou saisissez / n’importe où sur la page ➔ choisissez le bloc de données le mieux adapté à vos besoins :
Les différents blocs de données vous permettent de visualiser et de traiter les envois de différentes manières :
➕ Tableaux
Une vue de type feuille de calcul qui facilite l’organisation de vos envois. Idéale pour le suivi général des envois et une consultation rapide. Dans les tableaux, vous pouvez :
Afficher ou masquer n’importe quelle colonne pour contrôler la visibilité des données,
Trier, filtrer ou rechercher des données dans une seule vue,
Sélectionner plusieurs envois, ou tous à la fois, pour les supprimer en masse si nécessaire.
➕ Tableaux Kanban
Parfaits pour organiser les données par catégorie ou par statut et gérer facilement vos flux de travail. Dans les tableaux Kanban, vous pouvez :
Choisir le champ selon lequel le tableau est regroupé, ce qui apparaît comme titre et couverture de chaque carte, ainsi que les champs affichés,
Glisser-déposer des cartes d’une colonne à l’autre pour mettre à jour le champ de regroupement du tableau (par exemple, pour changer le statut d’une tâche ou d’une demande),
Filtrer et rechercher parmi les envois :
➕ Galeries
Parfaites pour présenter les envois de manière visuelle : idéales pour des portfolios, des travaux créatifs ou des vitrines visuelles. Dans les galeries, vous pouvez :
Sélectionner le titre et la couverture des cartes, ainsi que les champs à afficher,
Filtrer et rechercher parmi les envois :
➕ Graphiques
Affichez les performances d’un formulaire ou des statistiques récapitulatives de manière visuelle. Dans les graphiques, vous pouvez :
Afficher les vues et réponses du formulaire au fil du temps,
Afficher des graphiques basés sur les champs du formulaire qui prennent en charge la visualisation graphique,
Personnaliser le nombre de graphiques par ligne et utiliser des couleurs personnalisées assorties à votre image de marque :
🤖 Analyst Agent
Vous pouvez connecter votre formulaire à l’Analyst Agent et rédiger un prompt personnalisé pour obtenir des résumés, des analyses ou des tendances générés par l’IA à partir des envois d’un formulaire.
Par exemple, vous pouvez utiliser l’Analyst Agent pour résumer automatiquement des feedbacks, détecter des problèmes récurrents ou extraire des enseignements ou des tendances des réponses de clients ou d’étudiants.
Étape 2 : contrôlez les envois visibles par les utilisateurs
Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau bloc de données à une page, tous les envois sont visibles par toutes les personnes qui ont accès à cette page :
Si le formulaire source comporte un champ User Profile associé à votre portail et à son User Directory, vous pouvez permettre aux utilisateurs de consulter (et, si vous le souhaitez, de modifier) uniquement leurs propres envois :
Survolez le bloc de données (par exemple, un tableau), cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis accédez à Manage Access,
Sous Profile Field Access, choisissez le champ User Profile ajouté au formulaire concerné,
Activez ou désactivez les options suivantes :
Allow users to view user data : les utilisateurs ne verront que leurs propres envois,
Allow users to edit user data : les utilisateurs peuvent également modifier leurs envois et enregistrer les mises à jour.
👀 L’option de consultation est utile lorsque les utilisateurs doivent revoir leurs envois précédents sans les modifier, ou suivre les mises à jour apportées par votre équipe après l’envoi (par exemple, l’évolution du statut d’une commande, les étapes d’une demande de service, les commentaires sur un devoir, etc.).
✏️ L’option de modification est utile lorsque les utilisateurs doivent pouvoir corriger des erreurs, mettre à jour des informations ou réviser leurs saisies au fil du temps.
➔ Voici comment le tableau ci-dessus apparaît du point de vue d’un utilisateur du portail connecté :
ℹ️️ Tous les utilisateurs internes ayant accès à la page peuvent passer en Admin view pour voir tous les envois, même lorsque le tableau est filtré par le champ User Profile :
Conclusion
La personnalisation des formulaires et des blocs de données de votre portail vous offre une flexibilité totale sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec votre contenu et leurs propres envois.
Que vous souhaitiez intégrer des formulaires interactifs, créer des flux de travail basés sur des tableaux Kanban ou visualiser des données dans une galerie ou un graphique, votre portail peut devenir un espace interactif et puissant, adapté à vos besoins et à ceux de votre audience.