Une application de ticketing permet de gérer et de suivre de manière organisée diverses tâches, problèmes ou demandes. Elle améliore la communication et facilite la priorisation, l’attribution et la résolution efficace des éléments.
Les applications de ticketing sont couramment utilisées dans le support client, les services d’assistance informatique et la gestion de projet pour traiter les demandes ou problèmes entrants.
Vous pouvez créer un portail permettant aux utilisateurs de voir les données qu’ils ont envoyées, de filtrer et de trier les résultats, et leur donner l’accès pour les consulter et les modifier.
⭐ Conseil de pro :
Pour une meilleure gestion des tickets, vous pouvez créer une application panneau d’administration distincte.
Vous trouverez ici un guide étape par étape expliquant comment créer un portail d’administration pour la gestion des tickets.
Suivez ces étapes pour créer votre application de ticketing :
Étape 1 : créez une nouvelle application de zéro
Vous pouvez créer un nouveau portail de ticketing de zéro en suivant ces étapes simples :
Ouvrez votre tableau de bord
Accédez à votre tableau de bord Formaloo et cliquez sur +New Formaloo.Sélectionnez Form
Choisissez Form parmi les options pour commencer à créer votre application de zéro.Nommez votre application
Personnalisez votre application en lui donnant un nom et en choisissant les options appropriées.Personnalisez votre application
Après avoir créé votre application, vous pouvez commencer à ajouter les formulaires, pages et autres éléments nécessaires. Activez le Edit mode en haut de la page et poursuivez vos modifications.
Pour commencer à ajouter votre propre contenu, cliquez sur le bouton +Add new dans le menu de gauche.
Par exemple, vous pouvez ajouter :Une page Support Ticket Form
Une page My Ticket (pour afficher les résultats des formulaires envoyés dans un tableau)
Une page Ticket Status (avec une vue Kanban pour suivre le statut des tickets)
Remarque : vous pouvez utiliser l’un de nos modèles prêts à l’emploi ou créer votre nouveau portail de ticketing de zéro.
Utiliser un modèle :
Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser notre modèle de portail de tickets d’assistance et le personnaliser selon vos besoins.
Découvrez ici le modèle Support Ticket Portal.
Personnaliser le modèle
Une fois le modèle sélectionné, vous pouvez le personnaliser en supprimant ou en ajoutant des pages, des formulaires ou d’autres éléments pour adapter votre application de ticketing.
Une fois votre application créée ou personnalisée, vous pouvez passer aux étapes suivantes.
Étape 2 : activez le portail client
Une fois votre application configurée, vous pouvez activer le portail client pour permettre à vos utilisateurs d’interagir avec l’application et de voir les tickets qu’ils ont envoyés.
Accédez à Settings
Dans votre application, cliquez sur Settings en haut à droite.Activez le portail client
Dans le menu des paramètres, repérez l’option Client Portal et cliquez sur Activate Portal.Gérez les utilisateurs
Après avoir activé le portail client, vous verrez un bouton Manage Users. Cliquez sur ce bouton.Assistant de configuration
Dans la section Manage Users, un Setup Wizard vous sera proposé. Cliquez sur le bouton Setup Wizard pour commencer à configurer le portail client.Ajoutez un User Directory
Dans le Setup Wizard, trois options s’offrent à vous pour ajouter un annuaire d’utilisateurs :
Créer un nouvel annuaire d’utilisateurs : un nouvel annuaire est créé, et toutes les personnes qui se connectent ou s’inscrivent y sont ajoutées.
Importer des utilisateurs : importez des utilisateurs existants depuis une source externe.
Sélectionner un annuaire existant : utilisez un annuaire d’utilisateurs qui existe déjà dans votre compte Formaloo.
Après avoir choisi l’option souhaitée, cliquez sur Next step.
Configurez les paramètres du portail
Vous serez ensuite invité à configurer les paramètres de votre portail client. Ces paramètres vous permettent de contrôler la façon dont les utilisateurs interagissent avec le portail. Les principaux paramètres sont :
Allow users to Log In (activé par défaut)
Allow new users to Sign Up (activé par défaut)
Enable CAPTCHA (facultatif, pour plus de sécurité)
Allow users to Log In with OTP (activé par défaut pour une connexion sécurisée)
Une fois vos préférences définies, cliquez sur Next.
Activez le User Profile dans les formulaires
Choisissez les formulaires de votre portail qui doivent inclure le champ User Profile. Cela vous permet de savoir qui envoie les réponses et, si vous le souhaitez, de permettre aux utilisateurs de consulter ou de modifier leurs propres envois.
Cliquez sur Finish Setup une fois terminé.
⭐ Conseil de pro :
lorsque vous activez le portail client, le champ User Profile est automatiquement ajouté aux formulaires sélectionnés de l’application, ce qui vous permet de suivre les données envoyées par chaque utilisateur.
⭐ Remarque :
Vous pouvez modifier ces paramètres ultérieurement en cliquant sur le bouton Manage Settings de la page du portail client.
Étape 3 : autorisez les utilisateurs à modifier leurs données
Activez la modification pour les utilisateurs
Une fois le portail client configuré, vous pouvez permettre aux utilisateurs de modifier les données qu’ils ont envoyées directement depuis leur portail. Pour cela, accédez au menu Settings de votre tableau de réponses et activez l’option permettant aux utilisateurs de modifier leurs données.
Une fois ce paramètre activé, les utilisateurs pourront modifier leurs réponses et envoyer de nouvelles données. Cette fonctionnalité est utile lorsque les utilisateurs doivent mettre à jour ou corriger les informations d’un ticket précédent.
Étape 4 : gérez l’accès aux différentes pages
Une fois vos formulaires et le portail client configurés, il est temps de gérer les niveaux d’accès des différentes pages de l’application.
Vous pouvez ainsi contrôler qui peut voir chaque page et interagir avec elle, comme les pages Support Ticket Form, My Ticket et Ticket Status.
Accédez aux paramètres de la page
Dans votre application, cliquez sur les trois points à côté de la page (par exemple My Ticket ou Ticket Status) dont vous souhaitez gérer l’accès.Sélectionnez Access
Dans le menu déroulant, sélectionnez Access pour configurer la visibilité et le niveau d’accès de cette page.Configurez les niveaux d’accès
Vous pouvez choisir parmi différentes options d’accès :Public : tout le monde peut accéder à la page sans se connecter.
Non-Logged-In Users : seuls les utilisateurs non connectés peuvent voir la page.
Logged-In Users : seuls les utilisateurs connectés peuvent accéder à la page.
Specific User Access : limitez l’accès à des utilisateurs ou à des équipes précis.
Appliquez aux pages
Par exemple, pour les pages My Ticket et Ticket Status, définissez le niveau d’accès sur Logged-In Users afin que seuls les utilisateurs connectés puissent consulter les informations de leurs propres tickets.
📝 Informations complémentaires :
Pour la page d’affichage du formulaire et les autres pages publiques de votre application, l’accès est défini par défaut sur Public : tout le monde peut les consulter sans avoir besoin de se connecter.
Une fois configurées, les pages disposeront des restrictions d’accès appropriées, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter certaines données ou interagir avec elles.
Étape 5 : publiez et partagez le portail
Une fois tout configuré, il est temps de publier votre portail pour que les utilisateurs puissent y accéder. Suivez ces étapes pour mettre votre portail en ligne :
Cliquez sur le bouton Share
Dans votre application, cliquez sur le bouton Share situé en haut à droite de la page.Sélectionnez Publish
Dans le menu de partage, sélectionnez l’option Publish pour rendre le portail accessible aux utilisateurs.Consultez le portail publié
Après la publication, vous pouvez cliquer sur View pour avoir un aperçu du portail tel que le voient les utilisateurs.
Une fois le portail publié, les utilisateurs pourront y accéder via l’URL publique. Ils pourront envoyer des tickets et consulter les données qu’ils ont envoyées.
Étape 6 : connectez-vous et testez le portail
Pour tester votre portail : cliquez sur l’URL publique et inscrivez-vous sur le portail client. Une fois connecté, vous verrez le formulaire et les autres pages partagées avec l’utilisateur.
Si vous envoyez le formulaire et accédez à la page des résultats, vous verrez immédiatement les données envoyées.
Si l’administrateur du portail met à jour le statut ou tout autre champ, la modification est répercutée en temps réel sur le portail client.
📝 Informations complémentaires :