Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire qui attend (après sa soumission, après sa mise à jour ou à partir d’une date du formulaire), puis agit : il envoie un e-mail ou un message WhatsApp, appelle un webhook ou met à jour un champ.
Quand utiliser cette fonctionnalité
Un patient, un client ou un participant a besoin d’un suivi. Un jour après un rendez-vous, une livraison ou une prestation, mais uniquement pour les personnes qui ne vous ont pas déjà indiqué que tout allait bien.
Une échéance passe sans action. Quelques jours après la date d’une facture ou d’un renouvellement, avec une annulation automatique si le paiement a déjà été effectué.
Un lead se refroidit. Une seconde prise de contact différée
Tout « rappelle-moi plus tard », sans configurer un outil de rappel distinct pour un seul workflow.
💡 Exemple : envoyez un e-mail de rappel 3 jours après une date de votre formulaire, comme la date d’échéance d’une facture, la date d’une prestation ou un rendez-vous. Formaloo attend 3 jours, vérifie si quelque chose a changé (par exemple un statut payé ou résolu) et n’envoie le rappel que s’il est toujours nécessaire.
Étape par étape
Créez votre formulaire, puis accédez à Advanced logic.
Commencez par Form pour obtenir un formulaire vierge prêt à personnaliser, ou décrivez votre besoin au Form Creation Agent et laissez-le créer les champs pour vous. Depuis l’éditeur de formulaire, accédez à Advanced logic.
Choisissez On Submit ou On Update.
Ces deux options apparaissent sous forme d’onglets en haut. Choisissez celle qui correspond au moment où l’attente doit commencer :
Ajoutez une règle et définissez votre condition.
Cliquez sur Add rule, puis choisissez le champ sur lequel repose cette règle et la façon de le vérifier, par exemple « si Status est Approved ».
ℹ️ Besoin de plusieurs vérifications ? Cliquez sur Add Condition pour combiner plusieurs vérifications avec AND/OR, par exemple Status est Pending AND Priority est High.
Dans la liste déroulante Then, choisissez Wait.
C’est tout l’objet de ce guide : au lieu d’agir immédiatement, Formaloo attend d’abord. Une fois l’attente terminée, votre relance s’exécute : un e-mail, un message WhatsApp, un appel de webhook, une mise à jour de champ, voire une autre attente.
Choisissez Duration ou Until a date.
Duration correspond à une durée, ainsi qu’au point de départ du décompte.
Dans une règle On Submit, le décompte commence à partir de the record is submitted (la soumission de l’enregistrement) ou d’un champ date ou date/heure de votre formulaire.
Dans une règle On Update, vous disposez aussi de the record is updated (la mise à jour de l’enregistrement). L’attente commence dès qu’une personne enregistre une modification qui correspond à votre condition If.
Until a date supprime le décompte. Vous choisissez directement le moment : une date et une heure précises, ou une valeur relative comme « demain » ou « vendredi prochain ».
ℹ️ Vous comptez à partir d’un champ date ? Si ce champ est vide dans une réponse, aucune relance n’est programmée pour celle-ci.
Choisissez Always ou If sous « Run this follow-up ».
Ce paramètre détermine si la relance s’exécute une fois l’attente terminée :
Always : la relance s’exécute, sans vérification. Exemple : envoyer un rappel 3 jours plus tard, sans exception.
If : vous définissez une condition, et Formaloo la vérifie sur l’enregistrement tel qu’il est à la fin de l’attente. La relance ne s’exécute que si la condition est vraie à ce moment-là.
La condition If en haut de la règle n’est vérifiée qu’une seule fois, au début de l’attente. Tout ce que vous souhaitez vérifier à la fin de l’attente se définit ici. Il peut s’agir du même champ ou d’un champ complètement différent, et la relance peut être n’importe quelle action, y compris une autre Wait :
Même champ : If en haut : Status est Pending → attendre 2 jours → If Status est Pending → relancer l’approbateur. Toute demande approuvée pendant l’attente est ignorée.
Champ différent : If en haut : Status est Approved → attendre 3 jours → If Payment Status est Unpaid → envoyer un rappel de paiement.
Autre attente : If en haut : Status est Pending → attendre 2 jours → If Status est Pending → Wait 2 jours de plus → If Status est Pending → envoyer un e-mail au responsable.
Choisissez l’action à exécuter.
Send email : choisissez un modèle et le destinataire.
Send WhatsApp message : nécessite un compte WhatsApp Business connecté.
Call webhook (appeler un webhook).
Assign : attribuez une valeur à un champ, par exemple passer Status à Expired.
Wait à nouveau, pour ajouter un autre délai après celui-ci.
💡 Vous n’êtes pas limité à une seule attente.
Vous souhaitez une séquence, comme « relancer, puis escalader » ? Choisissez à nouveau Wait ici même pour ajouter le délai suivant après celui-ci.
Vous souhaitez deux rappels distincts, par exemple un e-mail de relance après 2 jours et une escalade différente après 4 jours ? Revenez en arrière et créez plutôt une deuxième règle, chacune avec sa propre Wait.
Enregistrez, puis testez d’abord avec une attente courte.
Réglez l’attente sur quelques minutes, soumettez une vraie réponse et vérifiez que tout fonctionne avant de passer à votre délai réel. Prévoyez une ou deux minutes supplémentaires : une relance peut arriver peu après l’heure exacte.
ℹ️ Que se passe-t-il si l’enregistrement change pendant l’attente ?
Les modifications ne la déplacent pas et ne l’annulent pas. Une fois qu’une relance est en attente, enregistrer à nouveau l’enregistrement n’a aucun effet sur elle. Le compte à rebours n’est pas réinitialisé et la relance s’exécute toujours à l’heure initialement prévue.
Pas de messages en double. Tant qu’une relance est en attente, les autres modifications ne programment pas une deuxième relance pour la même attente. Quel que soit le nombre d’enregistrements, elle ne s’exécute qu’une fois.
Une fois exécutée, elle peut recommencer. Une fois la relance exécutée, la prochaine modification qui correspond à votre condition If du haut peut lancer un tout nouveau compte à rebours.
La vérification finale utilise les dernières valeurs. Si Run this follow-up est réglé sur If, Formaloo vérifie l’enregistrement tel qu’il est à la fin de l’attente, et non tel qu’il était au début.
Exemple. Votre règle On Update : If Status is Approved → Wait 1 jour → envoyer un rappel.Lundi 10 h 00 : Status passe à Approved et l’enregistrement est sauvegardé. L’attente commence.
Lundi 16 h 00 : Quelqu’un modifie une note et enregistre. Rien ne change. Le rappel est toujours prévu mardi à 10 h 00.
Mardi 10 h 00 : Le rappel est envoyé, une seule fois.
Mercredi 9 h 00 : Quelqu’un modifie à nouveau une note. Status est toujours Approved et la dernière relance a déjà été exécutée : une nouvelle attente commence. Un autre rappel est envoyé jeudi à 9 h 00.
« is » ou « is changed to » ?
Choisissez is changed to si vous souhaitez une relance à chaque changement de valeur. Dans l’exemple, la modification de note du mercredi ne déclencherait rien, car Status n’a pas changé.
Choisissez is si tout enregistrement ultérieur, tant que la valeur correspond toujours, doit pouvoir lancer une nouvelle relance.
Résultat final
Votre formulaire gère désormais lui-même ses relances. Plus besoin de tableur listant « qui doit recevoir un rappel », ni de vérifier le lendemain.
Formaloo attend en arrière-plan, puis fait exactement ce que vous avez configuré.