Au fil du temps, un espace de travail se remplit de formulaires que plus personne n’utilise : formulaires de test, doublons, formulaires créés à partir d’un modèle mais jamais configurés, brouillons abandonnés et anciens formulaires de campagne qui ne reçoivent plus de soumissions. Ils rendent votre tableau de bord plus difficile à parcourir. Jusqu’à présent, vous deviez les trouver et les supprimer un par un manuellement.
Workspace Cleanup vous offre une page unique qui identifie ces formulaires pour vous et vous permet de les supprimer, un par un ou en masse. Rien n’est jamais supprimé automatiquement : vous gardez le contrôle sur chaque suppression.
Qui peut l’utiliser
Cleanup est disponible avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Il n’est visible que par les Propriétaires et les Admins de l’espace de travail. Les membres standard ne voient pas l’élément de menu et ne peuvent pas ouvrir la page. Cleanup affiche uniquement les formulaires de l’espace de travail actuellement sélectionné.
Comment trouver et supprimer les formulaires inutilisés
Ouvrez Cleanup depuis le menu de votre profil. Cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit du tableau de bord, puis sélectionnez Cleanup. Cette option est accessible aux Propriétaires et aux Admins de l’espace de travail, avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Les membres standard de l’espace de travail ne voient pas cette option.
ℹ️ Vous souhaitez en savoir plus sur les rôles dans l’espace de travail ? Consultez Comment ajouter des membres à votre espace de travail (ou les inviter à le rejoindre) pour découvrir en détail ce que peuvent faire les Propriétaires, les Admins et les Membres.
2. Passez en revue les trois catégories de nettoyage. En haut de la page, trois cartes s’affichent, chacune avec un compteur en temps réel :
Anciens formulaires sans réponse : formulaires sans aucune soumission, créés il y a plus de 365 jours. Il s’agit généralement de tests ou d’idées jamais mis en ligne.
Formulaires inactifs : formulaires ayant reçu des soumissions par le passé, mais aucune nouvelle depuis plus de 365 jours. Il s’agit généralement d’une ancienne campagne devenue inactive.
Formulaires dupliqués ou modèles inutilisés : formulaires sans aucune soumission, créés il y a plus de 90 jours et non modifiés depuis. Souvent un formulaire dupliqué ou un modèle importé jamais configuré.
3. Cliquez sur une carte de catégorie pour afficher les formulaires qu’elle contient. Chaque catégorie s’ouvre sur un tableau triable indiquant le titre du formulaire, son dossier (les formulaires sans dossier apparaissent sous Accueil), le nombre de soumissions, le slug du formulaire, la date de création, la date de dernière modification et la date de dernière soumission.
4. Triez par date pour repérer d’abord les formulaires les plus anciens. Cliquez sur les en-têtes de colonne Création, Dernière modification ou Dernière soumission pour réorganiser la liste : pratique pour commencer par ce qui est resté inutilisé le plus longtemps. Vous pouvez également trier par Soumissions pour repérer en premier les formulaires les moins actifs.
5. Prévisualisez un formulaire avant de décider. Cliquez sur le titre du formulaire, ou sur l’icône en forme d’œil dans la colonne Actions, pour ouvrir le formulaire en ligne dans un nouvel onglet. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour l’ouvrir dans l’éditeur de formulaire si vous souhaitez vérifier ses paramètres avant de le supprimer.
6. Supprimez un formulaire. Cliquez sur l’icône de corbeille : une fenêtre de confirmation s’affiche et vous avertit que la suppression peut également entraîner celle de ses soumissions, de sa logique, de ses intégrations et de son URL publique. Cliquez sur Supprimer le formulaire pour confirmer. Cette action est définitive : vérifiez bien avant de cliquer.
7. Supprimez plusieurs formulaires à la fois. Cochez les cases pour sélectionner des formulaires individuellement, ou utilisez Tout sélectionner sur cette page ou Sélectionner les [N] formulaires de cette catégorie pour tout sélectionner en une fois. Cliquez sur Supprimer la sélection. La fenêtre de confirmation indique le nombre de formulaires sélectionnés et leur nombre total de soumissions.
Cochez la case confirmant que vous comprenez que l’action est irréversible : le bouton de suppression reste désactivé tant que vous ne l’avez pas cochée. Si vous souhaitez conserver certaines données, exportez-les avant de confirmer.
8. Regardez le compteur descendre à zéro. À mesure que vous videz chaque catégorie, son compteur se met à jour immédiatement, sans actualiser la page. Une fois toutes les catégories vides, votre espace de travail est officiellement propre.
Le résultat
Un tableau de bord d’espace de travail qui n’affiche que les formulaires réellement utilisés par votre équipe. Fini le défilement interminable parmi les formulaires de test abandonnés ou les modèles inachevés pour trouver celui dont vous avez besoin. Cleanup vous offre un emplacement unique pour repérer et supprimer chaque formulaire inutilisé : garder votre espace de travail en ordre devient une tâche de cinq minutes plutôt qu’un casse-tête permanent.