À la fin de ce guide, vous disposerez d’un processus de propositions entièrement automatisé. Un client remplit votre formulaire d’accueil, et une proposition personnalisée arrive dans sa boîte de réception en quelques minutes. Aucun copier-coller, aucune préparation manuelle de document. Vous configurerez également un agent IA qui répond aux questions de suivi des clients directement dans leur fil d’e-mails.

Le Form Creation Agent crée l’intégralité de votre formulaire à partir d’une seule instruction. Dans cette étape, vous décrirez le formulaire d’accueil dont vous avez besoin et laisserez Formaloo le générer instantanément, champs, options et structure compris. Aucune configuration manuelle n’est nécessaire.

Ouvrez le Form Creation Agent depuis votre page d’accueil Formaloo en cliquant sur le bouton Form Creation Agent. Collez l’instruction suivante dans la zone IA et cliquez sur Create :

"Create a client intake form for a creative agency with fields for the client's name, company name, email, services needed (Branding, Web Design, Social Media Marketing, Content Creation, SEO, Development), project description, budget range (Under $1,000 / $1,000–$5,000 / $5,000–$10,000 / $10,000–$25,000 / $25,000+), and ideal timeline (ASAP under 2 weeks / 1 month / 1–3 months / 3–6 months / Flexible)."

Le Form Creation Agent générera un formulaire comme celui-ci, avec des ID de champ attribués automatiquement :

Ces ID de champ alimentent ensuite la proposition : ils permettent à Formaloo d’insérer les réponses de chaque client directement dans l’e-mail et le texte de la proposition. Consultez le fonctionnement de l’insertion des réponses (piping) pour une introduction rapide, ou le guide complet du piping et des variables pour tout ce qui est pris en charge.

Cette étape configure l’e-mail que vos clients reçoivent dès qu’ils soumettent le formulaire. Vous ajouterez un AI Content avec une instruction qui génère à chaque fois une formule d’accueil personnalisée et une proposition complète, à partir des réponses du client.

Accédez à votre profil en cliquant sur l’icône de profil en haut à droite, puis rendez-vous dans Apps & integrations et sélectionnez Email templates. Cliquez sur + Add new template.

Effacez le contenu par défaut de l’éditeur. Ajoutez un AI Content au corps du modèle, puis collez l’instruction suivante :

"You are a professional proposal writer. Write a short, warm email greeting addressed to @client_name, letting them know their proposal is ready and is attached to this email. Mention their interest in @service_type and that the proposal covers their project, budget, and timeline. Keep the greeting to 3–4 sentences max — friendly, professional, and human. Then, on a new line after the greeting, write the full proposal document including: a personalized introduction for @client_name from @company_name, a Project Overview summarizing their needs based on @project_scope, a What We'll Deliver section with 3–5 relevant deliverables based on @service_type, a Timeline & Investment section referencing @budget_range and @timeline, and a short closing paragraph inviting them to confirm or schedule a call. Use clear section headers for the proposal portion. Keep the full output concise and human — not robotic."

Nommez le modèle, par exemple « Proposal generator », dans le champ du nom du modèle. Définissez l’adresse Reply-to sur votre propre e-mail afin que les clients puissent vous répondre directement.

Vous pouvez également activer Attach PDF et sélectionner un modèle PDF pour envoyer une copie PDF mise en forme avec le corps de l’e-mail.

Vous allez maintenant associer le modèle d’e-mail au formulaire afin que chaque réponse déclenche les bonnes notifications : une pour vous, et une pour le client avec sa proposition.

Revenez à l’éditeur de formulaire et cliquez sur l’onglet Notify dans le panneau en haut à droite. Consultez le guide complet des notifications par e-mail si vous avez besoin d’explications sur chaque option.

Configurez les notifications pour l’équipe afin d’être averti de l’arrivée d’un nouveau prospect :

Configurez les notifications pour les clients afin que la proposition parvienne automatiquement au client :

Cliquez sur Publish pour activer les notifications.

L’Intake Agent intervient dans vos fils d’e-mails et répond automatiquement aux questions des clients sur la proposition. Dans cette étape, vous rédigerez son contexte afin qu’il sache exactement quel est son rôle.

Ouvrez l’éditeur de formulaire et accédez à Settings. Faites défiler jusqu’à Auto-Save Responses et activez l’option. Cliquez sur Publish.

Repérez la section Intake Agent dans le panneau des paramètres. Collez le contexte suivant :

"You are a helpful and professional proposal support assistant. A client has submitted a service request and received a proposal. Your job is to answer any questions they have about the proposal — such as deliverables, timeline, pricing, or next steps. Be friendly, clear, and concise. Always refer back to the details of their submitted proposal when relevant."

Cliquez sur Enable pour activer l’agent. Enregistrez vos modifications.

Désormais, chaque fois qu’un client répond à sa proposition avec des questions, mettez l’Intake Agent en copie (CC) du fil et il se charge de la réponse.

Votre processus de propositions est désormais entièrement automatisé. Un client remplit le formulaire d’accueil, reçoit une proposition personnalisée dans sa boîte de réception en quelques minutes, et l’Intake Agent répond à ses questions de suivi directement dans le fil d’e-mails. Votre équipe consacre son temps à conclure des affaires, et non à rédiger des documents.

Exemple d’e-mail de proposition reçu par le client
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L’Intake Agent répond à la question de suivi d’un client dans un fil d’e-mails

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