Les linked rows (lignes liées) vous aident à relier des données entre formulaires et à organiser des processus complexes.
Au lieu de copier manuellement des données, vous pouvez référencer des informations d’un formulaire dans un autre, pour un système propre, précis et dynamique.
Les linked rows vous permettent de créer une relation entre les soumissions de différents formulaires. Par exemple :
Un formulaire Task peut être lié à un formulaire Project pour indiquer à quel projet appartient chaque tâche.
Un formulaire Customer Interaction peut être lié à un formulaire Customer pour regrouper toutes les interactions d’un même client.
Ce lien peut être bidirectionnel si nécessaire :
Dans un formulaire Task, vous pouvez ajouter un Linked row pour lier un projet.
Dans le formulaire Project, vous pouvez ajouter un ou plusieurs Linked rows pour relier toutes les tâches associées.
L’utilisation des linked rows vous offre :
Des processus plus clairs
Une meilleure visibilité sur les données connectées
Des rapports plus structurés
📝 Informations complémentaires :
Si vous souhaitez transférer automatiquement des données entre formulaires (et pas seulement lier des enregistrements), consultez ce guide :
C’est utile lorsque vous souhaitez transmettre les réponses d’un utilisateur d’un formulaire directement à un autre, par exemple pour enchaîner des formulaires.
🔗 Pour en savoir plus sur l’optimisation de votre processus, consultez notre article de blog :
Suivez ces étapes pour découvrir comment utiliser les linked rows :
Étape 1 : créez deux formulaires
Vous avez besoin de deux formulaires pour lier des données :
Formulaire 1 : sert de référence (par ex. Projects)
Formulaire 2 : le formulaire dans lequel vous souhaitez insérer les données liées (par ex. Tasks)
Assurez-vous d’abord que le formulaire 1 contient des données soumises afin que le formulaire 2 puisse les référencer.
Étape 2 : ajoutez un champ Linked Rows
Ouvrez le formulaire 2 (par ex. Tasks) dans l’éditeur
Ajoutez un champ Linked Rows et nommez-le (par ex. « Project »)
Dans les paramètres du champ, choisissez la base (formulaire 1 : Projects)
Les utilisateurs peuvent désormais sélectionner des enregistrements soumis dans le formulaire 1 lorsqu’ils remplissent le formulaire 2.
✨ Conseil :
Vous pouvez également ajouter un champ Lookup. Grâce au champ Lookup, vous pourrez afficher une seule donnée d’un autre formulaire, plutôt que toutes.
Par exemple, si vous souhaitez que le titre du projet soit sélectionné et affiché séparément dans le tableau des résultats, vous pouvez l’ajouter et le nommer Project title.
Veillez à sélectionner la bonne base et le bon champ.
🧩 Vous pouvez consulter le modèle de cet exemple.
Étape 3 : (facultatif) ajoutez des champs Lookup
Pour afficher des informations précises du formulaire lié :
Ajoutez un champ Lookup
Connectez-le au champ Linked Rows (par ex. « Project »)
Choisissez le champ à afficher (par ex. Project Title ou Budget)
Cela permet d’afficher les données pertinentes sans surcharger le formulaire.
Étape 4 : remplissez automatiquement des champs avec les linked rows et les lookups
Pour remplir automatiquement plusieurs champs :
Ajoutez d’abord un champ Linked Rows (par ex. « Project »)
Ajoutez ensuite des champs Lookup en dessous (par ex. « Client Name », « Deadline »)
Liez chaque champ Lookup au champ Linked Rows et indiquez le champ source
Cette configuration remplira automatiquement les champs lorsqu’un utilisateur sélectionne un enregistrement lié.
ℹ️️ Affichage des linked rows dans les tableaux et les blocs de données :
Si vous ajoutez un champ Linked row à un formulaire et l’incluez dans la liste des colonnes visibles du tableau Responses du formulaire (ou d’un autre bloc de données affichant les soumissions), la colonne Linked row affichera la valeur du premier champ Short Text disponible de la soumission liée.
Supposons que, dans votre formulaire Project, vous ayez ajouté un Linked row pointant vers votre base de données Customers, et que le premier champ Short Text de cette base soit Customer name : vous le verrez dans la colonne Linked row du tableau du formulaire Project :
Conseil : vous pouvez enrichir davantage cette connexion en ajoutant d’autres champs Lookup pour importer directement dans le formulaire des données supplémentaires de la ligne liée, par ex. Customer Email :
Exemples de cas d’usage des linked rows
Voici différents cas d’usage des linked rows :
Gestion de la relation client (CRM)
Formulaires : Customers (formulaire 1) et Interactions (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les profils clients à leurs interactions, comme les e-mails, les réunions ou les tickets de support. Vous pouvez ainsi consulter toutes les interactions liées à un client précis et suivre l’historique des échanges, pour gérer vos relations plus efficacement.
Organisation d’événements
Formulaires : Events (formulaire 1) et Attendees (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les détails des événements aux inscriptions des participants. Vous pouvez ainsi voir quels participants sont inscrits à quels événements, gérer les confirmations de présence et suivre la participation. Vous pouvez également lier les tâches associées à chaque événement, comme le traiteur ou l’installation, pour vous assurer que tout est prévu.
Gestion des stocks
Formulaires : Products (formulaire 1) et Orders (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les produits aux commandes des clients. Vous pouvez ainsi suivre les produits commandés, gérer les niveaux de stock et consulter les tendances de ventes. Vous pouvez également lier les informations fournisseurs aux produits pour simplifier le réapprovisionnement.
Intégration des employés
Formulaires : New Hires (formulaire 1) et Training Sessions (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les nouvelles recrues à leurs sessions de formation. Cela permet de suivre les formations suivies par chaque employé, de planifier les sessions à venir et de vous assurer que toutes les exigences d’intégration sont remplies.
Gestion de contenu
Formulaires : Articles (formulaire 1) et Authors (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les articles à leurs auteurs. Vous pouvez ainsi gérer et suivre les contributions, attribuer des articles à des auteurs précis et consulter tous les articles rédigés par un auteur donné.
Budgétisation de projets
Formulaires : Projects (formulaire 1) et Expenses (formulaire 2).
Cas d’usage : liez les dépenses à des projets précis. Vous pouvez ainsi suivre les dépenses des projets, les comparer aux budgets et analyser la performance financière.
📝 Conseil de pro
Utilisez les champs Lookup lorsque vous souhaitez afficher un seul champ précis du formulaire lié plutôt que la ligne entière.
Par exemple : affichez uniquement le « Project Title » dans le tableau, et non toutes les informations du projet.