Pour sécuriser vos formulaires et limiter les soumissions multiples, Formaloo propose plusieurs options permettant de contrôler et de gérer les réponses.
Que vous souhaitiez n’accepter qu’un certain nombre de soumissions, éviter les doublons grâce à des champs uniques comme l’e-mail ou le numéro de téléphone, mettre en place une vérification de l’adresse e-mail, restreindre les réponses à des valeurs acceptables ou appliquer des limitations par adresse IP, ces fonctionnalités vous aident à préserver l’intégrité de vos données.
Vous pouvez également créer des formulaires à accès restreint protégés par un code d’accès, afin de réserver l’accès aux utilisateurs autorisés. Voici comment mettre en œuvre efficacement ces stratégies.
1. Limiter le nombre de réponses d’un formulaire (limite de réponses maximum)
Vous pouvez limiter le nombre de réponses acceptées par votre formulaire en définissant un nombre maximum de soumissions.
C’est utile pour gérer des candidatures, des jeux-concours, des inscriptions à des événements, des réservations ou toute situation où la capacité est limitée et où vous ne souhaitez pas surveiller manuellement les réponses entrantes.
Lorsque vous définissez une limite de réponses, il vous suffit d’indiquer le Max number of responses (nombre maximum de réponses) autorisé pour ce formulaire. Une fois la limite atteinte, le formulaire est automatiquement fermé aux nouvelles soumissions et les visiteurs ne peuvent plus l’envoyer.
Pour la configurer, ouvrez votre formulaire dans l’éditeur de formulaire et accédez à ses paramètres (Settings) :
Repérez l’option de limite Max responses,
Saisissez le nombre de soumissions que vous souhaitez autoriser et enregistrez vos modifications,
La modification prend effet peu après que la limite est atteinte (généralement en une minute environ).
💡 Découvrez également comment utiliser la fonctionnalité de réservation pour gérer les disponibilités directement dans les champs à choix, par exemple pour gérer des commandes, des précommandes ou des stocks limités pour différents produits.
2. Activer « Unique » dans des champs comme « Email » ou « Phone number »
Lorsque cette option est activée, chaque réponse à ce champ doit être unique.
Par exemple, deux numéros de téléphone ne peuvent pas être identiques.
3. Configurer un champ de vérification de l’adresse e-mail
Éviter les soumissions en double grâce à la vérification de l’adresse e-mail est un moyen efficace de garantir l’exactitude des données et de préserver l’intégrité de votre base de données.
Pour mettre en place cette fonctionnalité, vous pouvez demander aux utilisateurs de vérifier leur adresse e-mail avant d’envoyer le formulaire.
Dans l’éditeur de formulaire, ajoutez un champ « Email verification ». Rendez ce champ obligatoire pour que personne ne puisse ignorer cette étape en remplissant votre formulaire.
4. Limiter les soumissions selon des réponses acceptables
Vous pouvez définir certaines adresses e-mail acceptées pour les soumissions, et ainsi bloquer les réponses provenant d’adresses qui ne répondent pas aux critères. Vous vous assurez ainsi que seuls les utilisateurs prévus peuvent envoyer le formulaire, tout en évitant le spam et les réponses indésirables.
La saisie de valeurs non acceptables peut être limitée en ajoutant des réponses acceptables à votre champ « Email ». Vous pouvez par exemple n’autoriser que certaines adresses e-mail précises à soumettre votre formulaire, entre autres possibilités.
Pour mettre en place cette fonctionnalité, ouvrez l’éditeur de formulaire et sélectionnez le champ e-mail que vous avez ajouté. Choisissez ensuite l’option « Acceptable answers » dans le menu qui s’affiche.
Saisissez ensuite les réponses acceptables souhaitées, une par ligne. Seules les valeurs appropriées seront ainsi acceptées dans ce champ.
5. Éviter les soumissions en double grâce aux limitations par adresse IP
La limitation par adresse IP permet d’éviter les soumissions en double ou excessives.
Cette fonctionnalité vous permet de limiter les soumissions provenant d’une même adresse IP. En fixant une limite d’une réponse par adresse IP, vous évitez les soumissions de spam et garantissez des réponses fiables.
Cliquez sur l’onglet « Settings » de l’éditeur de formulaire. Activez ensuite l’option « Limit one entry per IP » dans le menu de droite.
Ces fonctionnalités vous permettent de limiter facilement chaque utilisateur à une seule soumission. Vous pouvez en utiliser une seule ou les combiner, selon votre cas d’usage.
6. Formulaires à accès restreint
Créer des formulaires à accès restreint en demandant un code au début du formulaire est également un moyen efficace de contrôler qui peut soumettre des données.
Voici un modèle que vous pouvez utiliser et adapter à vos besoins.
Pour configurer un formulaire à accès restreint avec un code, commencez par ajouter un champ « texte » au début de votre formulaire Formaloo. Le formulaire doit être en mode une question à la fois.
Assurez-vous que ce champ est obligatoire afin que seuls les utilisateurs disposant du code puissent soumettre des données. Pour garantir la sécurité, ne communiquez le code qu’aux personnes autorisées qui doivent accéder au formulaire.
Nommons ce champ texte : « Saisissez le code d’accès au formulaire ».
Ajoutez un champ de contenu et nommez-le « Succès : vous avez maintenant accès à ce formulaire ! »
Dupliquez ce champ et ajoutez un message d’erreur : « Accès refusé : code incorrect, veuillez réessayer ».
Vous pouvez ensuite ajouter les questions de votre formulaire.
Pour créer votre code d’accès, il suffit de configurer une logique simple. Accédez à l’onglet « Logic » et ouvrez la logique avancée.
Sur le premier champ, qui demande le code d’accès, ajoutez une nouvelle condition :
Si le code d’accès est égal à « code123 », aller à « Succès ». Sinon, aller à « Accès refusé ».
Sur le champ « Succès », définissez la condition : toujours aller à la première vraie question de votre formulaire, « Quel est votre nom ? » dans notre exemple.
Enfin, sur le champ « Accès refusé », définissez la condition : toujours revenir au champ qui demande le code d’accès, le premier champ dans notre exemple.
Une fois le formulaire prêt, les utilisateurs devront saisir le bon code avant de pouvoir soumettre leurs réponses. Seules les personnes autorisées peuvent ainsi accéder au formulaire, et les données sensibles restent protégées.
Remarque importante : ne demandez jamais de mot de passe dans vos formulaires. La collecte de mots de passe et de données de carte bancaire est interdite par le RGPD et les normes PCI. Cette option vous permet uniquement d’ajouter un code d’accès à vos formulaires afin que seules les personnes disposant du code puissent les soumettre.