Un formulaire de requête où l’étudiant n’a pas besoin de savoir quel service traite quoi. Il lui suffit de choisir le type de requête qu’il dépose (contestation de note, congé d’études, difficultés financières ou substitution de cours), et Formaloo l’achemine automatiquement : le bon service est désigné, il est averti par un e-mail accompagné d’un dossier PDF, et tout ce qui n’entre pas dans ces quatre catégories est transmis à un service par défaut au lieu de se perdre.

C’est le formulaire par lequel commence chaque requête. Un seul champ fait l’essentiel du travail : le type de requête, qui détermine qui l’examine et quelle question complémentaire s’affiche. Le moyen le plus rapide de créer le reste est d’utiliser le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent, puis décrivez le formulaire : un formulaire de requête académique pour les étudiants, avec des champs pour leur nom, leur e-mail étudiant, leur numéro d’étudiant, une liste déroulante du type de requête (Grade appeal, Leave of absence, Financial hardship, Course substitution, Other), un champ cours et semestre affiché uniquement si le type de requête est Grade appeal ou Course substitution, un champ de texte long pour expliquer la requête, un champ de texte long pour le résultat souhaité et un téléversement de fichier facultatif pour les pièces justificatives. Demandez-lui également d’ajouter trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante du statut d’examen (Submitted, Under review, Approved, Denied, More info needed), un champ Assignee pour le service désigné et un champ de notes internes.

2. Vérifiez les champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci : le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement au tableau ci-dessous, car ce sont ces ID qui pilotent la logique d’acheminement et le PDF.

3. Publiez le formulaire : une fois les champs corrects, cliquez sur Publish dans la barre d’outils en haut de l’éditeur.

Deux modèles suffisent ici, et non cinq. Une seule alerte partagée couvre les quatre services, puisque le contenu est extrait de la requête elle-même et que seul le destinataire change. Le second est une courte confirmation pour l’étudiant qui l’a soumise.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, repérez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Nommez la notification destinée aux services et rédigez son objet : appelez-la « New academic petition ». Pour l’objet, écrivez par exemple « Nouvelle requête @petition_type de @student_name à examiner ».

3. Rédigez le corps de la notification : effacez le corps par défaut, ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une alerte interne brève et simple mentionnant le nom de l’étudiant, son numéro, le type de requête, le cours et le semestre le cas échéant, l’explication de la requête et le résultat souhaité. Limitez-la à 4 à 6 phrases, en terminant par une invitation à examiner la requête dans Formaloo.

4. Enregistrez-le : cliquez sur Save lorsque l’aperçu vous convient.

5. Ajoutez un second modèle pour l’étudiant : cliquez de nouveau sur Add new template et appelez celui-ci « Petition received ». Pour l’objet, écrivez « Nous avons bien reçu votre requête @petition_type ».

6. Rédigez le corps de la confirmation : ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une confirmation courte et rassurante mentionnant le type de requête et précisant que le service désigné répond généralement sous 5 à 7 jours ouvrés. Limitez-la à 3 ou 4 phrases.

7. Enregistrez-le : cliquez sur Save.

Chaque requête doit laisser une trace documentaire, et pas seulement une ligne dans un tableau. Cette étape transforme chaque réponse en un dossier d’une page comprenant les informations de l’étudiant, la requête elle-même et son acheminement.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, ouvrez Custom PDF template, puis cliquez sur Add new template.

2. Passez en HTML et collez votre design : basculez l’éditeur en vue HTML et collez le modèle prêt à l’emploi « Academic petition record », qui présente les informations de l’étudiant, la requête elle-même et la section d’acheminement et d’examen.

3. Nommez-le et enregistrez-le : appelez-le « Academic petition record » et cliquez sur Save.

Associez maintenant le type de requête à un véritable responsable. Cette partie configure la règle de visibilité du champ cours/semestre et l’attribution automatique du service, le tout à partir d’une seule instruction au Logic Agent.

1. Ouvrez Advanced logic : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit.

3. Décrivez les règles : en langage courant, décrivez tout en une seule fois : si le type de requête est Grade appeal ou Course substitution, afficher le champ cours et semestre et le rendre obligatoire, sinon le garder masqué. Ensuite, lors de la soumission du formulaire, renseigner le champ « Assigned office » selon le type de requête : Grade appeal à l’équipe Registrar’s office, Leave of absence à l’équipe Dean of Students, Financial hardship à l’équipe Financial Aid, Course substitution à l’équipe Academic Affairs, et tout le reste à l’équipe Academic Advising par défaut.

4. Générez et vérifiez : cliquez sur Generate rules. Approuvez, refaites ou annulez chaque règle dans l’aperçu.

5. Enregistrez : une fois les règles approuvées, effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

C’est le cœur de cet article : un déclencheur, cinq conditions et une solution de repli qui intercepte tout le reste.

1. Ajoutez la première condition : toujours dans Advanced logic, sur le déclencheur On submit, ajoutez une règle Send email : si « What type of petition are you submitting? » est égal à « Grade appeal », envoyer le modèle « New academic petition » à [email protected].

2. Ajoutez les autres conditions : ajoutez trois autres règles Send email de la même manière : Leave of absence vers [email protected], Financial hardship vers [email protected] et Course substitution vers [email protected].

3. Ajoutez la règle de repli : ajoutez une dernière règle sans condition, ou avec une condition « else » si votre panneau logique la prend en charge, afin que tout ce qui n’appartient pas aux quatre catégories soit tout de même envoyé à [email protected]. C’est ce qui évite qu’une requête se perde simplement parce qu’elle n’entre dans aucune catégorie nommée.

4. Joignez le dossier PDF : sur chacune de ces règles, joignez le modèle PDF « Academic petition record » créé dans la partie 3, afin que chaque service reçoive à la fois le résumé par e-mail et le dossier complet.

5. Ajoutez la confirmation à l’étudiant : ajoutez une dernière règle On submit qui se déclenche systématiquement, quel que soit le type de requête : une action Send email utilisant le modèle « Petition received » créé dans la partie 2, envoyée à « What's your student email address? »

6. Enregistrez : cliquez sur Save une fois toutes les règles en place.

Remarque : si votre panneau logique ne prend pas en charge de condition « else » explicite, définissez la condition de la règle de repli sur « n’est pas Grade appeal, Leave of absence, Financial hardship ou Course substitution », afin qu’elle ne se déclenche que pour Other.

1. Soumettez une requête de test par catégorie : déposez une requête de test pour chacun des cinq cas : Grade appeal, Leave of absence, Financial hardship, Course substitution et Other.

2. Vérifiez l’attribution : pour chacune, vérifiez que « Assigned office » a été défini sur la bonne équipe.

3. Vérifiez l’e-mail et le PDF : confirmez que la bonne adresse de service a reçu la notification, avec les bonnes valeurs insérées et le dossier PDF joint.

Un processus de requête où l’étudiant n’a besoin de savoir que le type de requête qu’il dépose, et non qui l’examine. Chaque réponse est automatiquement attribuée, notifiée et documentée, et rien ne passe entre les mailles du filet simplement parce qu’elle ne correspond à aucune des quatre catégories nommées.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.