À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire d’accueil de projet destiné aux clients, qui recueille les détails du service, génère une estimation des coûts par IA sur la page de fin et envoie automatiquement au client un détail des prix personnalisé dès qu’il soumet le formulaire. Votre équipe reçoit également le même e-mail, pour que rien ne passe entre les mailles du filet. Pas de tableur, pas d’allers-retours, pas de devis manuel.
Quand l’utiliser
Vous établissez vos devis manuellement et le processus vous prend des heures que vous n’avez pas
Les clients envoient des briefs vagues et vous passez des jours à clarifier le périmètre avant de pouvoir chiffrer quoi que ce soit
Vous souhaitez que les clients reçoivent instantanément une estimation professionnelle pendant que votre équipe examine la demande complète
Votre pipeline commercial tient dans un tableur et vous l’avez dépassé
Vous dirigez une agence de design, de développement ou de marketing et souhaitez faire meilleure impression dès le premier contact
Étape par étape
Étape 1 : créer le formulaire
Dans cette étape, vous créez le formulaire d’accueil destiné aux clients. Le Form Creation Agent de Formaloo vous permet de générer l’intégralité du formulaire à partir d’une instruction en quelques secondes ; il vous suffit ensuite de vérifier que les ID de champ sont correctement définis, car ce sont eux qui alimentent l’estimation par IA et l’insertion des réponses dans l’e-mail lors des étapes suivantes.
Depuis votre tableau de bord Formaloo, cliquez sur + New et sélectionnez Form.
Nommez le formulaire « Service cost estimator ».
Cliquez sur l’icône de la baguette magique (Form Creation Agent), collez l’instruction suivante, puis cliquez sur Create :
Make this form: Form Fields — Service Cost Estimator (Digital Agency) Question 1: What's your full name? ID: client_name Field Type: Short Text Notes: None Question 2: What's your email address? ID: client_email Field Type: Email Notes: None Question 3: What's your company or brand name? ID: company_name Field Type: Short Text Notes: None Question 4: What type of service are you looking for? ID: service_type Field Type: Single Choice Notes: Design, Web Development, Marketing, Branding, Full Package Question 5: What are you trying to achieve with this project? ID: project_goal Field Type: Long Text Notes: None Question 6: Who is your target audience? ID: target_audience Field Type: Short Text Notes: None Question 7: How big is the project scope? ID: project_scope Field Type: Dropdown Notes: Small (1–2 weeks), Medium (1–2 months), Large (3+ months) Question 8: What deliverables do you expect? ID: deliverables Field Type: Long Text Notes: e.g. logo, 5-page website, ad creatives Question 9: What's your ideal deadline? ID: deadline Field Type: Date Notes: None Question 10: What's your budget range? ID: budget_range Field Type: Dropdown Notes: Under $1k, $1k–$5k, $5k–$15k, $15k–$50k, $50k+ Question 11: Anything else we should know? ID: notes Field Type: Long Text Notes: Optional Question 12: Quote Status (admin only) ID: quote_status Field Type: Dropdown — Admin Only Notes: Quote Shared, Waiting for Feedback, In Negotiation, Completed, Cancelled
Formaloo génère le formulaire, comme ceci :
Champ | L’ID du champ | Type | Options |
Quel est votre nom complet ? |
| Texte court | — |
Quelle est votre adresse e-mail ? |
| — | |
Quel est le nom de votre entreprise ou de votre marque ? |
| Texte court | — |
Quel type de service recherchez-vous ? |
| Choix unique | Design, développement web, marketing, image de marque, offre complète |
Que cherchez-vous à accomplir avec ce projet ? |
| Texte long | — |
Quel est votre public cible ? |
| Texte court | — |
Quelle est l’ampleur du projet ? |
| Liste déroulante | Petit (1 à 2 semaines), moyen (1 à 2 mois), grand (3 mois et plus) |
Quels livrables attendez-vous ? |
| Texte long | — |
Quelle est votre date limite idéale ? |
| Date | — |
Quelle est votre fourchette budgétaire ? |
| Liste déroulante | Moins de 1 k$, 1 k$–5 k$, 5 k$–15 k$, 15 k$–50 k$, 50 k$ et plus |
Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ? |
| Texte long | — |
Statut du devis (administrateurs uniquement) |
| Liste déroulante | Quote Shared, Waiting for Feedback, In Negotiation, Completed, Cancelled |
💡 Les ID de champ alimentent les instructions IA et l’insertion des réponses dans l’e-mail lors des étapes suivantes. Si un ID ne correspond pas exactement, cliquez sur le champ, ouvrez Settings à droite et corrigez-le avant de continuer.
Étape 2 : ajouter un estimateur de coûts IA à la page de fin
Dans cette étape, vous remplacez la page de fin par défaut par un AI Content qui lit la réponse du client et génère une estimation personnalisée des coûts et des délais. Le client la voit dès qu’il clique sur Envoyer, sans attente ni relance.
Dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Ending page en haut.
Sélectionnez la première page de fin et supprimez tous les blocs de contenu existants.
Saisissez
/aipour ouvrir le générateur de contenu IA, puis sélectionnez AI Content.Collez exactement l’instruction suivante :
You are a friendly, professional digital agency assistant. A potential client just submitted a project inquiry. Based on their answers, write a warm, beautifully formatted HTML response that feels personal and encouraging. Here is what they submitted: - Name: @client_name - Company: @company_name - Service requested: @service_type - Project goal: @project_goal - Target audience: @target_audience - Scope: @project_scope - Expected deliverables: @deliverables - Deadline: @deadline - Budget range: @budget_range - Additional notes: @notes Do the following in order: 1. Warm greeting — Address them by first name. Make them feel welcomed and excited about working together. 2. Project understanding — In 2–3 sentences, reflect back what you understood about their project. Show you actually read it. 3. Estimation — Based on the scope, deliverables, and budget range, provide a realistic cost and timeline estimate. Give a range (e.g. $3,000–$6,000 / 3–5 weeks). Be honest but optimistic. If the budget seems tight for the scope, gently note it without being discouraging. 4. Next steps — Tell them the team will review and be in touch shortly. Keep it warm and action-oriented. Format the entire response as clean, beautiful HTML. Use a modern layout: clear headings, subtle section dividers, readable font sizes. No raw CSS frameworks — use inline styles. Keep it concise, human, and agency-quality. Do not include html, head, or body tags — just the inner content.
Étape 3 : configurer le modèle d’e-mail et les notifications
Dans cette étape, vous créez le modèle d’e-mail alimenté par l’IA et l’associez aux deux notifications sortantes : l’une pour votre équipe, afin d’être toujours averti de l’arrivée d’une nouvelle demande, et l’autre pour le client, afin qu’il reçoive son détail des prix personnalisé immédiatement après sa soumission. Les deux utilisent le même modèle.
Créer le modèle d’e-mail
Cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit et accédez à Apps & integrations.
Sélectionnez Custom email templates et cliquez sur + New template.
Nommez le modèle « Cost estimator ».
Supprimez tout le contenu par défaut du corps du modèle.
Cliquez sur AI Content dans l’éditeur de modèle et collez l’instruction suivante :
You are a warm, professional digital agency assistant writing a follow-up email to a client who just submitted a project inquiry. The email should feel handcrafted, not automated — like it came from a real person on the team. Here is what they submitted: - Name: @client_name - Company: @company_name - Service requested: @service_type - Project goal: @project_goal - Target audience: @target_audience - Scope: @project_scope - Expected deliverables: @deliverables - Deadline: @deadline - Budget range: @budget_range - Additional notes: @notes Write a complete email in HTML format structured as follows: 1. Subject line (include it as an h4 at the top, labeled "Subject:"): Make it personal and specific to their project — not generic. 2. Opening — Greet them by first name. Thank them genuinely for reaching out. One or two warm sentences. 3. What we understood — Summarize their project in 2–3 sentences. Show you listened. 4. Our estimation — Provide a realistic cost range and timeline estimate based on their scope, deliverables, and budget. Give a range. If budget and scope seem misaligned, acknowledge it kindly and offer to explore options together. 5. Why we're a great fit — 2–3 sentences. Be confident but collaborative, not salesy. Focus on the client's success. 6. Next steps — Let them know what happens next (e.g. a discovery call, a formal proposal). Keep it clear and inviting. 7. Sign-off — Warm, professional. End with the agency team name or a placeholder like [Agency Name]. Format the entire email as clean, elegant HTML with inline styles. Think agency-quality: modern typography, clear spacing, a subtle color accent (use #4F46E5 as the brand color). Do not include html, head, or body tags — just the inner email body content.
Vous pouvez également activer Attach PDF et sélectionner un modèle PDF si vous souhaitez joindre un devis mis en forme à l’e-mail, puis cliquez sur Save.
📖 Pour un guide complet sur la création de modèles d’e-mail personnalisés, consultez Comment créer et envoyer des modèles d’e-mail personnalisés.
Associer les notifications au formulaire
Revenez à votre formulaire et ouvrez l’onglet Notify.
Sous Receive email notification, activez l’option, saisissez l’adresse e-mail de votre équipe et définissez Email template sur Cost estimator.
Sous Send email to respondent, activez l’option, définissez le champ d’e-mail du répondant sur
client_emailet définissez Email template sur Cost estimator.Cliquez sur Publish.
Vous et le client recevez désormais le détail des prix généré par l’IA dès que le formulaire est soumis.
Étape 4 : configurer le portail client et la vue pipeline pour les administrateurs
Dans cette étape, vous transformez le projet en portail comportant deux espaces distincts : l’un permettant aux clients de se connecter et de suivre leurs propres réponses, l’autre permettant aux administrateurs de gérer toutes les demandes dans un pipeline Kanban regroupé par statut de devis. Chaque administrateur ne voit que les enregistrements qui lui sont attribués.
Accédez à votre projet, passez en Edit mode et cliquez sur Settings.
Activez Client portal et cliquez sur Manage users.
Cliquez sur New user directory et suivez les étapes de configuration. Lorsque vous êtes invité à associer un formulaire, sélectionnez votre formulaire d’estimation des coûts. Cliquez sur Finish setup.
De retour dans l’éditeur du portail, cliquez sur User roles. Renommez le rôle par défaut en Clients et créez un second rôle nommé Admins.
Ajoutez un nouveau groupe de pages, nommez-le Clients et définissez Page access sur le rôle utilisateur Clients.
Dans cette page, ajoutez un bloc Table associé à votre formulaire d’estimation des coûts. Ouvrez les Options du bloc, cliquez sur Manage access et définissez la liste déroulante d’accès au profil sur Profile afin que chaque client ne voie que ses propres réponses. Vous pouvez également activer Allow user to edit their data.
Ajoutez un second groupe de pages, nommez-le Admins et définissez Page access sur le rôle utilisateur Admins.
Dans cette page, ajoutez un bloc Kanban associé au même formulaire. Regroupez-le par le champ
quote_status. Ouvrez les Options du bloc, cliquez sur Manage access et définissez l’accès sur Assignee afin que chaque administrateur ne voie que les enregistrements qui lui sont attribués.Cliquez sur Publish.
📖 Pour un guide complet sur les portails et l’accès des utilisateurs, consultez Comment créer un portail et gérer l’accès des utilisateurs.
Ce que vous avez créé
Vous disposez désormais d’un système de devis entièrement automatisé. Les clients remplissent un seul formulaire, obtiennent instantanément à l’écran une estimation des coûts générée par l’IA et reçoivent par e-mail un détail des prix professionnel. Votre équipe reçoit le même e-mail et peut suivre chaque demande dans un pipeline Kanban, en faisant passer les affaires de Quote Shared à Completed ou Cancelled. Les clients se connectent au portail pour consulter le statut de leur demande sans envoyer le moindre e-mail de relance.
Et ensuite ?
Deux façons d’aller plus loin une fois le processus principal en place :
E-mails automatiques de mise à jour du statut. Créez un second modèle d’e-mail personnalisé conçu pour les mises à jour d’enregistrements, par exemple pour avertir le client lorsque le statut de son devis passe à In Negotiation ou Completed. Configurez-le dans Apps & integrations > Custom email templates, puis associez-le à une règle logique On Update sur le champ
quote_status. Le client reçoit une mise à jour rapide et à l’image de votre marque chaque fois que votre équipe fait avancer son dossier.Agent IA sur le formulaire. Attribuez un agent IA Formaloo à ce formulaire et associez-le à votre modèle d’e-mail. L’agent peut répondre aux questions des clients sur leur demande, traiter les relances et gérer automatiquement les questions courantes, sans que votre équipe ait à intervenir. C’est une véritable couche de conciergerie alimentée par l’IA, ajoutée au processus de devis que vous venez de créer.
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